Een B2B-webshop die overschrijvingen aanvaardt met betaling bij ontvangst of binnen 30 dagen, bouwt een openstaand saldo op. Zolang dat klein blijft, volstaat een spreadsheet. Voorbij een stuk of dertig gelijktijdig openstaande facturen haakt het handmatige toezicht af: u herinnert de grote klanten, u vergeet de kleine, en het zijn vaak de kleine die op een verlies uitlopen.
PrestaShop behandelt dit onderwerp niet. De bestelling gaat naar In afwachting van betaling per overschrijving, en daarna gebeurt er niets meer. Geen vervaltermijnteller, geen herinnering, geen renteberekening. Hieronder hoe u het proces opbouwt.
De reeks in vier stappen
Het meest contra-intuïtieve gegeven uit de incasso is dit: het invorderingspercentage hangt sterker af van de termijn van de eerste herinnering dan van de stevigheid van de toon. Een factuur waarop de dag na de vervaldatum wordt herinnerd, blijkt in de grote meerderheid van de gevallen een simpele vergetelheid die wordt rechtgezet. Dezelfde factuur na dertig dagen belandt in een onderhandeling.
D+1: de neutrale attendering
Informatieve toon, niet dreigend. Het doel is het meerderheidsgeval te behandelen, de factuur die in een boekhoudmailbox is zoekgeraakt. Herhaal het factuurnummer, het bedrag, de verstreken vervaldatum, en voeg het document opnieuw bij. Bied direct contact aan bij een geschil over de prestatie, want dat is de beste manier om een inhoudelijk probleem vroeg boven water te krijgen.
D+8: de stevige herinnering
De toon verandert. U stelt vast dat er niet is betaald en u legt een uitdrukkelijke uiterste datum vast, doorgaans zeven dagen. Dit is ook het moment om de gevolgen aan te kondigen die in uw algemene voorwaarden staan, zonder ze al toe te passen: rente over de te late betaling en opschorting van de lopende leveringen.
D+15: de herinnering met becijferde bedragen
U past toe en u becijfert. Twee bedragen moeten apart zichtbaar zijn:
- de rente over de te late betaling, berekend tegen het tarief uit uw algemene voorwaarden, met als bodem de wettelijke handelsrente, die in de Europese Unie is vastgesteld op de referentierente van de ECB verhoogd met acht procentpunten;
- de forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten, in de hele Unie vastgesteld op minimaal 40 euro per factuur.
Een punt dat vaak verkeerd wordt begrepen: beide bedragen zijn van rechtswege verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum, zonder dat een voorafgaande aanmaning nodig is. U kiest of u ze opeist, maar u hoeft ze niet te hebben aangekondigd om er recht op te hebben.
D+30: de ingebrekestelling
Aangetekende brief met ontvangstbevestiging, met daarin de historie van de herinneringen, de hoofdsom, de rente, de forfaitaire vergoeding en een laatste termijn. Dit is het stuk dat een latere procedure mogelijk maakt. Het markeert ook het einde van het geautomatiseerde proces: daarna valt de zaak onder individuele behandeling.
Aanmaning Onbetaalde B2B-facturen & Rente wegens Betalingsachterstand: Module PrestaShop 8 & 9Maan uw onbetaalde B2B-facturen aan en bereken automatisch de wettelijke rente wegens betalingsachterstand.€89,00
Wat het overzicht moet tonen
Een reeks e-mails volstaat niet. U hebt een beeld per klant nodig, niet alleen per factuur, met vier gegevens:
- het totale openstaande saldo, alle facturen bij elkaar;
- de ouderdom van de oudste onbetaalde factuur;
- het bereikte herinneringsstadium per factuur;
- het bedrag aan rente dat tot op heden is opgelopen.
Dat beeld dient twee concrete beslissingen: het al dan niet blokkeren van nieuwe bestellingen voor deze klant, en de afweging tussen minnelijke herinnering en de gang naar een incassoprocedure. Zonder dat beeld blijft u leveren aan een klant die al twee maanden niet betaalt, wat vaker gebeurt dan men toegeeft.
De vermeldingen die op de factuur horen
Het herinneringsproces steunt op vermeldingen die al op de oorspronkelijke factuur moeten staan. Drie zijn onmisbaar in B2B:
- de vervaldatum of de overeengekomen betalingstermijn;
- het toepasselijke rentetarief bij te late betaling;
- de vermelding van de forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten.
Het ontbreken ervan ontneemt u niet het recht die bedragen te innen, want beide vloeien rechtstreeks uit de wet voort, maar het verzwakt uw positie in een discussie en dwingt u de grondslag achteraf uit te leggen. Controleer het factuursjabloon van PrestaShop voordat u ook maar één herinneringsreeks start: het native model bevat ze niet.
Het kantelpunt
Drie signalen geven aan dat de handmatige aanpak zijn grens heeft bereikt: u kunt niet meer uit het hoofd zeggen welke klant u hoeveel schuldig is, u ontdekt bij de afsluiting facturen die meer dan zestig dagen te laat zijn, en u herinnert in golven in plaats van doorlopend. Vanaf dat punt kost elke week uitstel van een herinnering u rechtstreeks invorderingspercentage.
De module B2B Betalingsherinneringen behandelt deze keten in PrestaShop 8 en 9: vervaltermijnen per bestelling, instelbare herinneringsreeks, automatische berekening van de rente en de forfaitaire vergoeding, en een dashboard van het openstaande saldo per klant.
