DataFirefly B2B Team: volledige gids

Overzicht

DataFirefly B2B Team verandert een PrestaShop-klantaccount in een echte B2B-organisatie: een bedrijf bundelt meerdere inkopers, elk met een rol, een budget en een autorisatiedrempel. Bestellingen die de autorisatie van een inkoper overschrijden, doorlopen een hiërarchische goedkeuringsketen voordat ze worden aangemaakt.

De module is complementair aan dfb2bquote (B2B-offertes) en dfgroupassign (VIES-validatie): hij vervult de rol van organisatiehub van het B2B-account.

Installatie

1. Plaats de map dfb2bteam in de map /modules/ van uw winkel, of installeer het ZIP-archief via Modules > Modulebeheer.
2. Klik op Installeren. De module maakt automatisch zijn tabellen aan, twee bestelstatussen, vijf systeemrollen, twee standaard goedkeuringsdrempels en de beheertabbladen onder Klanten > B2B Team.
3. Leeg indien nodig de PrestaShop-cache via Geavanceerde instellingen > Prestaties.

Kernbegrippen

Bedrijf

Een bedrijf vertegenwoordigt een klantorganisatie. Het heeft een eigenaar-klant (de beheerder), een gekoppelde klantengroep die de catalogus en de tarieven bepaalt, een kredietlimiet en opties: betaling op rekening, verplicht inkoopordernummer, adresbeperking en catalogusbeperking.

Lid

Een lid koppelt een klant aan een bedrijf, met een rol, een eventueel budget en een persoonlijke autorisatiedrempel. In deze versie hoort een klant bij één enkel bedrijf.

Rol

Een rol bepaalt de rechten en het goedkeuringsniveau. Er worden vijf systeemrollen geleverd die niet verwijderd kunnen worden; u kunt eigen rollen aanmaken.

Rollen en rechten

Elke rol combineert vier rechten en een goedkeuringsniveau:

• Bestellen: bestellingen plaatsen.
• Goedkeuren: openstaande aanvragen valideren.
• Beheren: de leden, budgetten en instellingen van het bedrijf beheren.
• Boekhouding inzien: het openstaande saldo en de facturen raadplegen.
• Goedkeuringsniveau: hoe hoger, hoe grotere drempels de rol kan valideren. De waarde 0 betekent geen enkele goedkeuringsbevoegdheid.

Geleverde rollen: Beheerder (niveau 9), Goedkeurder (niveau 5), Inkoper (niveau 0), Boekhouding en Alleen lezen.

Hiërarchische goedkeuring

Een bestelling vereist goedkeuring wanneer aan een van deze voorwaarden is voldaan: het budget van het lid is overschreden, het bedrag bereikt zijn persoonlijke autorisatiedrempel, of het bedrag komt overeen met een of meer workflowdrempels.

Workflowdrempels

Elke drempel bepaalt een minimumbedrag, een volgordeniveau en het rolniveau dat nodig is om te valideren. De drempels kunnen globaal zijn (geldig voor alle bedrijven) of eigen aan een bedrijf, en die krijgen dan voorrang op de globale drempels. Bij de installatie worden twee globale drempels aangemaakt: vanaf € 1.000 een Manager (niveau 5), vanaf € 5.000 de Directie (niveau 9).

Verloop

Wanneer goedkeuring vereist is, dient de inkoper zijn bestelling in vanuit het bestelproces. Er wordt een aanvraag aangemaakt met een bevroren momentopname van de winkelwagen; in dit stadium wordt geen enkele bestelling aangemaakt. De goedkeurders worden per e-mail op de hoogte gebracht en behandelen de aanvraag via Mijn account > Goedkeuringen. Bij de definitieve goedkeuring wordt de bestelling aangemaakt met de status “B2B – Betaling op rekening”, waarna het budget van het lid en het openstaande saldo van het bedrijf worden aangesproken.

Budgetten en afdelingen

Elk lid kan over een geplafonneerd budget beschikken, dat automatisch elke maand, elk kwartaal of elk jaar wordt gereset. Een budget van 0 betekent onbeperkt. Met de afdelingen, of kostenplaatsen, groepeert u de leden en volgt u de uitgaven per dienst.

Betaling op rekening en inkooporder

Staat het bedrijf betaling op rekening toe, dan kunnen zijn inkopers bestellen binnen de grenzen van het beschikbare saldo (kredietlimiet min gebruikt saldo). De bestelling wordt onbetaald aangemaakt, met de status “B2B – Betaling op rekening”, voor facturatie op termijn. Een inkoopordernummer (PO) kan op bedrijfsniveau verplicht worden gesteld.

Snel bestellen en gedeelde lijsten

Met snel bestellen voegt u veel producten aan de winkelwagen toe op referentie (SKU), met directe zoekfunctie. De inkooplijsten, privé of gedeeld met het hele bedrijf, worden met één klik weer in de winkelwagen geladen, ideaal voor terugkerende herbevoorrading.

Auditlogboek en rapportage

Elke actie, indiening, goedkeuring, weigering, toevoeging van een lid, wordt vastgelegd in een onveranderlijk auditlogboek, met tijdstempel en IP-adres, raadpleegbaar via Klanten > B2B Team > Auditlogboek. Het goedkeuringsdashboard toont de kernindicatoren: openstaande, goedgekeurde en geweigerde aanvragen, goedkeuringspercentage en openstaande waarde.

Strikte beperking van de betaalmethoden

FAQ

Vervangt de module dfb2bquote?

Nee. B2B Team beheert de organisatie, de rollen en de goedkeuring; dfb2bquote beheert de offertes. Beide zijn complementair en werken samen.

Wordt er een bestelling aangemaakt vóór de goedkeuring?

Nee. De bestelling wordt pas bij de definitieve goedkeuring aangemaakt, op basis van de bevroren momentopname van de winkelwagen.

Is de module compatibel met PrestaShop 9 en multistore?

Ja. De beheercontrollers steunen op ModuleAdminController voor compatibiliteit met PrestaShop 8 en 9, en de module ondersteunt de multistore-context.

Wie de leden beheert

Twee niveaus, bewust gescheiden.

De handelaar, vanuit de back-office (Klanten > B2B Team): maakt het bedrijf aan, wijst de eigenaar-klant aan en legt de contractuele parameters vast — klantengroep, kredietlimiet, betalen op rekening, verplicht inkoopordernummer. Met het scherm Leden maakt of corrigeert hij een lidmaatschap rechtstreeks, wat vooral telt wanneer de beheerder van een bedrijf de onderneming heeft verlaten.

De klant, vanuit zijn account (Mijn account > Mijn bedrijf): de eigenaar, of elk lid met het recht Beheren in zijn rol, stuurt zijn team zelfstandig aan. Hij nodigt een collega uit per e-mail, kent hem een rol toe, een budget met zijn periodiciteit en een goedkeuringsdrempel, maakt afdelingen aan en verwijdert een lid. De eigenaar kan niet worden verwijderd.

Bij het aanmaken van het bedrijf krijgt de eigenaar-klant automatisch een lidmaatschap met de beheerdersrol: daardoor is de klantenzone meteen bereikbaar.

Integriteit van de goedgekeurde winkelwagen

De bevroren momentopname wordt niet alleen gearchiveerd. Bij het aanmaken van de bestelling wordt het winkelwagentotaal vergeleken met het goedgekeurde bedrag. Overschrijdt het verschil de ingestelde tolerantie (standaard 0 %, dus elke wijziging blokkeert), dan wordt er geen bestelling aangemaakt, blijft de aanvraag in afwachting en wordt de gebeurtenis gelogd. Het budget van het lid en het openstaand krediet van het bedrijf worden op datzelfde moment opnieuw gecontroleerd, want de wachttijd kan beide hebben opgebruikt.

Instelling: Modules > DataFirefly B2B Team > Configureren > Integriteit van de goedgekeurde winkelwagen.

Goedkeuringsdelegatie

Het plaatsvervangerveld van een lid draagt zijn goedkeuringsniveau over aan een ander lid. Delegatie verhoogt het plafond, maar verleent het recht niet: een lid van wie de rol geen goedkeuring toelaat, kan nog steeds niet goedkeuren, ook al heeft iemand zijn taken aan hem gedelegeerd.

Uw eigen aanvragen opvolgen

Via Mijn account > Mijn bedrijf vindt elk lid zijn aanvragen terug met de status, de lopende goedkeuringsstap en het nummer van de aangemaakte bestelling. Een aanvraag die nog in afwachting staat, kan door de indiener worden geannuleerd.