DataFirefly B2B Team: documentação

Apresentação

O DataFirefly B2B Team transforma uma conta de cliente PrestaShop numa verdadeira organização B2B: uma empresa reúne vários compradores, cada um com um papel, um orçamento e um limite de autorização. As encomendas que ultrapassam a autorização de um comprador passam por uma cadeia de validação hierárquica antes de serem criadas.

O módulo é complementar do dfb2bquote (orçamentos B2B) e do dfgroupassign (validação VIES): funciona como o centro de organização da conta B2B.

Instalação

1. Coloque a pasta dfb2bteam no diretório /modules/ da sua loja, ou instale o ficheiro ZIP em Módulos > Gestor de módulos.
2. Clique em Instalar. O módulo cria automaticamente as suas tabelas, dois estados de encomenda, cinco papéis de sistema, dois escalões de validação predefinidos e os separadores de administração em Clientes > B2B Team.
3. Limpe a cache do PrestaShop, se for necessário, em Parâmetros avançados > Desempenho.

Conceitos-chave

Empresa

Uma empresa representa uma organização cliente. Tem um cliente proprietário (o administrador), um grupo de clientes associado que determina o catálogo e os preços, um limite de crédito e um conjunto de opções: pagamento em conta corrente, número de encomenda de compra obrigatório, restrição das moradas e restrição do catálogo.

Membro

Um membro liga um cliente a uma empresa, com um papel, um eventual orçamento e um limite de autorização pessoal. Nesta versão, um cliente pertence apenas a uma empresa.

Papel

Um papel define as permissões e o nível de aprovação. São fornecidos cinco papéis de sistema, que não podem ser eliminados; pode criar os seus próprios papéis.

Papéis e permissões

Cada papel combina quatro permissões e um nível de aprovação:

• Encomendar: efetuar encomendas.
• Aprovar: validar os pedidos pendentes.
• Gerir: administrar os membros, os orçamentos e os parâmetros da empresa.
• Ver a contabilidade: consultar o saldo em dívida e as faturas.
• Nível de aprovação: quanto mais alto for, maiores são os escalões que o papel pode validar. O valor 0 significa que não tem poder de aprovação.

Papéis fornecidos: Administrador (nível 9), Aprovador (nível 5), Comprador (nível 0), Contabilidade e Apenas leitura.

Validação hierárquica

Uma encomenda exige aprovação quando se verifica uma destas condições: o orçamento do membro é ultrapassado, o montante atinge o seu limite de autorização pessoal, ou o montante corresponde a um ou vários escalões do fluxo de trabalho.

Escalões do fluxo de trabalho

Cada escalão define um montante mínimo, um nível de sequência e o nível de papel exigido para o validar. Os escalões podem ser globais (válidos para todas as empresas) ou próprios de uma empresa, prevalecendo então sobre os globais. São criados dois escalões globais na instalação: a partir de 1000 € um Gestor (nível 5) e a partir de 5000 € a Direção (nível 9).

Como decorre

Quando é necessária uma aprovação, o comprador submete a encomenda a partir do processo de pagamento. É criado um pedido com uma captura fixa do carrinho; nesta fase não é criada qualquer encomenda. Os aprovadores são notificados por e-mail e tratam o pedido em A minha conta > Validações. Na aprovação final, a encomenda é criada no estado «B2B – Pagamento em conta corrente» e são depois consumidos o orçamento do membro e o crédito disponível da empresa.

Orçamentos e departamentos

Cada membro pode ter um orçamento com limite, reposto automaticamente todos os meses, trimestres ou anos. Um orçamento a 0 significa ilimitado. Os departamentos, ou centros de custo, permitem agrupar os membros e acompanhar as despesas por serviço.

Pagamento em conta corrente e número de encomenda de compra

Se a empresa autorizar o pagamento em conta corrente, os seus compradores podem encomendar dentro do limite de crédito disponível (limite de crédito menos o valor já em dívida). A encomenda é criada por liquidar, no estado «B2B – Pagamento em conta corrente», para faturação a prazo. Pode tornar obrigatório, ao nível da empresa, o número de encomenda de compra.

Encomenda rápida e listas partilhadas

A encomenda rápida permite acrescentar muitos produtos ao carrinho por referência (SKU), com pesquisa instantânea. As listas de compras, privadas ou partilhadas com toda a empresa, voltam a carregar-se no carrinho com um clique, ideal para as reposições recorrentes.

Registo de auditoria e relatórios

Cada ação (submissão, aprovação, recusa, adição de um membro) fica gravada num registo de auditoria inalterável, com data, hora e endereço IP, consultável em Clientes > B2B Team > Registo de auditoria. O painel das validações apresenta os indicadores principais: pedidos pendentes, aprovados, recusados, taxa de aprovação e valor por aprovar.

Restrição estrita dos pagamentos

FAQ

O módulo substitui o dfb2bquote?

Não. O B2B Team gere a organização, os papéis e a validação; o dfb2bquote gere os orçamentos. Os dois são complementares e funcionam em conjunto.

É criada alguma encomenda antes da aprovação?

Não. A encomenda só é criada na aprovação final, a partir da captura fixa do carrinho.

O módulo é compatível com o PrestaShop 9 e com multiloja?

Sim. Os controladores de administração assentam no ModuleAdminController, para compatibilidade com o PrestaShop 8 e 9, e o módulo trata o contexto multiloja.

Quem gere os membros

Dois níveis, deliberadamente separados.

O comerciante, a partir do back-office (Clientes > B2B Team): cria a empresa, designa o cliente proprietário e fixa os parâmetros contratuais — grupo de clientes, plafond de crédito, pagamento em conta corrente, nota de encomenda obrigatória. O ecrã Membros permite-lhe criar ou corrigir uma adesão diretamente, o que importa sobretudo quando o administrador de uma empresa saiu da organização.

O cliente, a partir do seu espaço (A minha conta > A minha empresa): o proprietário, ou qualquer membro cuja função tenha o direito Gerir, administra a sua equipa de forma autónoma. Convida um colega por e-mail, atribui-lhe uma função, um orçamento com a respetiva periodicidade e um limiar de autorização, cria os seus departamentos e remove um membro. O proprietário não pode ser removido.

Na criação da empresa, o cliente proprietário recebe automaticamente uma adesão com a função de administração: é isso que torna o espaço de cliente acessível desde o início.

Integridade do carrinho aprovado

O instantâneo fixo não é apenas arquivado. No momento de criar a encomenda, o total do carrinho é comparado com o montante aprovado. Se a diferença ultrapassar a tolerância configurada (0 % por predefinição, pelo que qualquer variação bloqueia), a encomenda não é criada, o pedido permanece pendente e o evento fica registado. O orçamento do membro e o saldo em dívida da empresa são igualmente reverificados nesse instante, pois o período de espera pode tê-los consumido.

Definição: Módulos > DataFirefly B2B Team > Configurar > Integridade do carrinho aprovado.

Delegação de aprovação

O campo «substituto» de um membro transfere o seu nível de aprovação para outro membro. A delegação eleva o teto, não concede o direito: um membro cuja função não permite aprovar continua incapaz de aprovar, mesmo que alguém lhe tenha delegado as suas funções.

Acompanhamento dos próprios pedidos

A partir de A minha conta > A minha empresa, cada membro encontra os seus pedidos com o estado, a etapa de aprovação em curso e o número da encomenda criada. Um pedido ainda pendente pode ser anulado pelo seu autor.