B2B-verzamelfacturatie: documentatie
De maandelijkse B2B-verzamelfacturatie installeren, configureren en automatiseren op PrestaShop 8 en 9.
Overzicht
Verzamelfacturatie bundelt alle bestellingen van een zakelijke klant over een periode (standaard de voorbije maand) in één geconsolideerde factuur. In plaats van één factuur per bestelling krijgen uw B2B-klanten één maandelijkse factuur, doorlopend genummerd, met de btw-opsplitsing per tarief en het detail per bestelling. De module maakt de PDF aan met de native motor van PrestaShop, stuurt die per e-mail door en haalt meteen de individuele facturen uit de bestelmails naar zakelijke klanten.
De individuele PrestaShop-facturen worden nooit verwijderd: zij blijven aangemaakt en beschikbaar in uw backoffice en in de bestelhistoriek. Alleen de e-mail naar de B2B-klant wordt van zijn individuele PDF ontdaan.
Installatie
Installeer de module zoals elke andere PrestaShop-module, via Modules > Modulebeheer > Een module uploaden, door het ZIP-bestand te versturen. Bij de installatie maakt de module zijn tabellen aan, zijn beheertabblad en een willekeurige tokenwaarde voor de cron. Er is geen enkele Composer-afhankelijkheid nodig.
Configuratie
Ga naar Modules > Modulebeheer en klik op Configureren naast Verzamelfacturatie. De configuratiepagina bundelt alle instellingen.
B2B-klantgroepen
Vink de klantgroep of klantgroepen aan die als zakelijk gelden. Alleen klanten uit die groepen krijgen hun bestellingen geconsolideerd, ontvangen de verzamelfactuur en zien de zone « Mijn verzamelfacturen ». Die instelling bepaalt dus uw B2B-perimeter.
Meegenomen besteltoestanden
Kies de besteltoestanden die een bestelling in aanmerking laten komen voor de consolidatie (standaard: betaling aanvaard, in voorbereiding, verzonden en geleverd). Een bestelling waarvan de huidige toestand niet in die lijst staat, wordt bij het aanmaken overgeslagen.
Dag van aanmaken
Kies de dag van de maand (van 1 tot 28) waarop de cron de facturen voor de vorige maand aanmaakt. Een dag tussen 1 en 28 zorgt ervoor dat die datum in elke maand bestaat.
Voorvoegsel en nummering
Bepaal het voorvoegsel van de nummering (standaard REC). De verzamelfacturen worden doorlopend genummerd in de vorm VOORVOEGSEL-JJJJ-00042, via een eigen teller. Nummers worden nooit hergebruikt, ook niet nadat een factuur is verwijderd.
Automatisch versturen en het opschonen van de e-mails
Twee schakelaars sturen het verzendgedrag aan:
- Automatisch versturen per e-mail: bij het aanmaken (via de cron of handmatig) gaat de verzamelfactuur met de PDF in bijlage naar de klant.
- De individuele factuur uit de bestelmails halen: bij B2B-klanten wordt de PDF van de individuele factuur uit de bestelmails gehaald, zodat er maar één nette verzending overblijft: de maandelijkse verzamelfactuur.
Wettelijke vermeldingen en betalingsvoorwaarden
Met twee meertalige tekstvakken past u de wettelijke vermeldingen aan (standaard een verwijzing naar artikel 289 I-3 van de Franse CGI over de periodieke verzamelfactuur) en de betalingsvoorwaarden onder aan de factuur. Die teksten vult u in elke taal van de winkel in.
Automatisering via cron
Het automatisch aanmaken steunt op een cron-URL die met een token is beveiligd. Haal de volledige URL (token inbegrepen) uit het informatiepaneel van de configuratiepagina en plan die in de taakplanner van uw server. Voorbeeld van een crontab-regel voor een dagelijkse aanroep:
0 6 * * * wget -q -O /dev/null "https://uwwinkel.nl/module/dfdeferredinvoicing/cron?token=UW_TOKEN"De cron is idempotent: hij maakt de factuur van een klant alleen aan als die voor de periode nog niet bestaat. U kunt hem dus zonder risico elke dag laten draaien, want alleen op de ingestelde dag wordt de vorige maand daadwerkelijk verwerkt.
Optionele parameters
&force=1: dwingt het aanmaken af, ongeacht de dag van de maand.&month=6&year=2026: richt zich op een bepaalde periode (handig om een voorbije maand opnieuw te draaien).
Het antwoord komt in JSON, met het aantal behandelde klanten, aangemaakte facturen en geconsolideerde bestellingen.
Wilt u meteen testen, open dan de cron-URL met &force=1 in uw browser: u krijgt het JSON-overzicht van het aanmaken zonder op de geplande dag te wachten.
Dagelijks gebruik
Tabblad « Verzamelfacturen »
Onder Bestellingen komt er een tabblad Verzamelfacturen bij. Dat toont alle aangemaakte verzamelfacturen, met het nummer, de klant, de periode, het aantal bestellingen, het totaal inclusief btw en de verzendstatus van de e-mail. Per regel kunt u de PDF downloaden, de e-mail opnieuw versturen of de factuur verwijderen.
Handmatig aanmaken
Boven aan dat tabblad staat een paneel waarmee u een periode handmatig kunt aanmaken (maand en jaar, vooraf ingevuld op de vorige maand), voor alle B2B-klanten of voor één bepaalde klant. Dat is handig om iets recht te zetten of om op verzoek de factuur van een klant uit te reiken.
Klantenzone
Zakelijke klanten krijgen in hun account een link « Mijn verzamelfacturen », waar zij al hun geconsolideerde facturen terugvinden en downloaden. Die link verschijnt alleen bij klanten uit de ingestelde B2B-groepen.
Wat de verzamelfactuur bevat
Elke factuur bevat: de gegevens van de winkel en het factuuradres van de klant (maatschappelijke naam, btw-nummer), het detail per bestelling (datum, referentie, het oorspronkelijke PrestaShop-factuurnummer, bedrag), de btw-opsplitsing per tarief (producten en verzendkosten), met een afrondingsregel als er een klein verschil opduikt, daarna de totalen exclusief btw, btw en inclusief btw, en tot slot uw betalingsvoorwaarden en wettelijke vermeldingen.
De bestellingen worden per valuta gegroepeerd: een klant die in dezelfde periode in twee valuta heeft besteld, ontvangt één verzamelfactuur per valuta.
Waarborgen en grenzen
- Geen dubbels: elke bestelling komt in een koppeltabel terecht waarin zij uniek is. Een al geconsolideerde bestelling kan nooit in een andere verzamelfactuur opduiken.
- Verwijderen: een verzamelfactuur verwijderen maakt haar bestellingen weer vrij, zodat die opnieuw in aanmerking komen voor consolidatie. Het verwijderde nummer wordt echter niet opnieuw toegekend.
- Individuele facturen: die blijven zichtbaar in de bestelhistoriek aan klantzijde; alleen de e-mail wordt lichter. Ze verbergen zou de boekhouding van PrestaShop breken.
- Btw-opsplitsing: de verdeling per tarief wordt opgebouwd uit de bestelregels en de levering; die kan bij benadering zijn in het zeldzame geval dat op eenzelfde product meerdere belastingen zijn gestapeld.
Compatibiliteit
Verzamelfacturatie werkt met PrestaShop 8.0 tot 9.x, zowel met één winkel als in multistore, in de vijf talen van de catalogus (Frans, Engels, Spaans, Duits en Italiaans), zonder enige Composer-afhankelijkheid.