Intracommunautaire btw-controle VIES & Verlegging van heffing B2B
De VIES-controle, de automatische verlegging van heffing en het auditbestendige bewijzenlogboek installeren en instellen.
Deze module controleert intracommunautaire btw-nummers bij de VIES-databank van de Europese Commissie, past automatisch de verlegging van heffing toe (een factuur met 0 % btw) voor uw zakelijke klanten uit een ander EU-land, en houdt een bewijzenlogboek met tijdstempel bij: precies het stuk dat de belastingdienst bij een controle opvraagt.
Het belangrijkste gegeven om in te stellen is uw eigen btw-nummer: zonder dat geeft VIES geen officieel raadplegingsnummer af, en dat is het sterkste bewijs bij een controle.
Vereisten
- PrestaShop 8.0 tot 9.x, met één winkel of in multistore.
- PHP 7.4 tot 8.3. De SOAP-uitbreiding is aan te raden; ontbreekt zij, dan valt de module automatisch terug op de REST-API van VIES.
- Uitgaande HTTPS-toegang naar
ec.europa.euvanaf uw server.
Installatie
- Ga in de backoffice naar Modules > Modulebeheer > Een module uploaden.
- Kies het ZIP-bestand van de module en start de installatie.
- Klik na de installatie op Configureren.
De installatie maakt de tabel met het raadplegingslogboek aan en een tabblad VIES-logboek onder het menu Bestellingen.
Configuratie
Uw eigen btw-nummer
Vul het btw-nummer van uw onderneming in het daarvoor bestemde veld in. Zodra het er staat, bevraagt elke controle VIES met een aanvragersidentificatie: de databank geeft dan een officieel raadplegingsnummer met tijdstempel terug, dat u tegenover de administratie kunt inroepen. Dat is de belangrijkste instelling van de pagina.
Land van vestiging
Geef het land op van waaruit u factureert. De verlegging van heffing geldt alleen voor klanten die in een ander EU-land zijn gevestigd: een bestelling naar uw eigen land blijft gewoon belast.
De vrijstelling inschakelen (verlegging van heffing)
Schakelt het automatisch overgaan naar 0 % btw in of uit. Staat die uit, dan blijven de controle en het logboek gewoon werken, maar wordt de belasting nooit gewijzigd. Handig voor een observatiefase.
Controle in real time
Schakelt de badge met de onmiddellijke validatie in op het adresformulier en, als u dat wenst, op het registratieveld. De controle start tijdens het typen, met een korte vertraging tegen het dubbel afvuren.
Gedrag wanneer VIES onbereikbaar is
Er zijn twee mogelijkheden:
- Aanvaarden (de standaard): de bestelling gaat door zonder de vrijstelling toe te passen. Commercieel is dat de voorzichtigste keuze, want u verliest de verkoop niet.
- Blokkeren: de validatie mislukt zolang VIES het nummer niet heeft bevestigd.
In beide gevallen komt de onbereikbaarheid in het logboek, en kan de cron het nummer later opnieuw controleren.
Geldigheidsvensters, cache en hercontrole
- Geldigheid: hoelang een geldig bewijs in het logboek de vrijstelling toestaat zonder een nieuwe aanroep.
- Cache: hoelang een recente controle wordt hergebruikt in plaats van VIES opnieuw te bevragen.
- Hercontrole: vanaf welke leeftijd de cron een nummer opnieuw controleert.
B2B-klantengroep (optioneel)
Kiest u een groep, dan komt elke klant met een gevalideerd btw-nummer daar automatisch bij. Handig om B2B-tarieven of B2B-regels toe te passen.
Tekst van de wettelijke vermelding op de factuur
De vermelding van de verlegging van heffing die op facturen met 0 % wordt afgedrukt, is in de vijf talen aan te passen. U kunt de variabelen %vat% (het btw-nummer van de klant), %date% (de controledatum), %consultation% (het raadplegingsnummer) en %name% (de naam van de onderneming) gebruiken.
De controle aan klantzijde
Wanneer een klant zijn btw-nummer bij het afrekenen of bij de registratie invult, verschijnt er een badge: geldig (met de bedrijfsnaam die VIES teruggeeft), ongeldig, verkeerd formaat of VIES onbereikbaar. Is het nummer geldig en is de klant in een ander EU-land gevestigd, dan wordt zijn bestelling zonder btw gefactureerd.
Het bewijzenlogboek
Elke raadpleging komt terecht in Bestellingen > VIES-logboek: datum en uur, land, btw-nummer, resultaat, bedrijfsnaam, officieel raadplegingsnummer, kanaal (adres, registratie, bestelling, cron of handmatig) en IP-adres.
Het logboek is alleen-lezen: er valt niets te wissen, en de tabel blijft ook na het verwijderen van de module bestaan. Een auditspoor is alleen iets waard als het onaantastbaar is.
Bij de validatie van een bestelling wordt er een momentopname van het bewijs bewaard en aan het bestelnummer gekoppeld, waardoor elke factuur zonder btw aan haar bewijs hangt. Het VIES-paneel op de bestelfiche toont die status in één oogopslag.
CSV-export
Op het scherm van het logboek maakt de exportknop een CSV-bestand met alle raadplegingen, dat u onveranderd aan uw boekhouder of aan de administratie kunt bezorgen.
Automatische hercontrole (cron)
De configuratiepagina toont een cron-URL die met een token is beveiligd. Roep die één keer per dag aan om de btw-nummers opnieuw te controleren waarvan de laatste raadpleging oud begint te worden. Elke doorloop behandelt tot 25 nummers.
Voorbeeld van een crontab-regel:
0 4 * * * curl -s "https://uw-winkel/index.php?fc=module&module=dfviesb2b&controller=cron&token=UW_TOKEN" > /dev/null
De wettelijke vermelding op de factuur
De vermelding van de verlegging van heffing verschijnt automatisch op de PDF-factuur, in de taal van de klant, en alleen wanneer de factuur werkelijk op 0 % btw staat en er een geldig bewijs in het logboek zit. Op een gewoon belaste factuur komt er geen vermelding bij.
Problemen oplossen
Er verschijnt geen raadplegingsnummer
Ga na of uw eigen btw-nummer wel is ingevuld: zonder dat antwoordt VIES wel, maar geeft het geen officieel raadplegingsnummer af.
De badge blijft op « VIES onbereikbaar » staan
De VIES-dienst kent geregeld onderbrekingen aan de kant van de Europese Commissie. Ga ook na of uw server ec.europa.eu over HTTPS kan bereiken. De cron haalt de niet-gecontroleerde nummers later in.
De vrijstelling wordt niet toegepast
Zorg dat de klant in een ander EU-land dan het uwe is gevestigd, dat zijn nummer geldig en recent in het logboek staat, en dat de vrijstelling in de configuratie aanstaat.
Deze module automatiseert de controle, de vrijstelling en het opbouwen van de bewijzen. Hij vervangt uw boekhouder niet: u blijft zelf verantwoordelijk voor uw fiscale verplichtingen.