VAT OSS Autopilot — Guide complet

Présentation

VAT OSS Autopilot automatise la gestion de la TVA intra-UE de votre boutique WooCommerce : calcul du taux du pays de consommation en temps réel, validation VIES des numéros de TVA B2B avec autoliquidation, génération de la déclaration OSS trimestrielle (CSV récapitulatif, CSV détaillé, XML DGFiP) et surveillance de seuils de chiffre d’affaires entièrement configurables.

Prérequis

• WordPress 6.2 ou supérieur
• WooCommerce 7.0 ou supérieur (testé jusqu’à 9.4)
• PHP 7.4 minimum (compatible 8.0 à 8.3)
• Extensions PHP : SOAP (validation VIES), DOM (export XML), ZipArchive (bundle ZIP)
• Les taxes WooCommerce doivent être activées (WooCommerce → Réglages → Général → Activer les taxes)

Installation

1. Téléchargez le fichier vat-oss-autopilot.zip depuis votre compte DataFirefly.
2. Dans l’admin WordPress, allez dans Extensions → Ajouter → Téléverser une extension.
3. Sélectionnez le ZIP puis cliquez sur Installer maintenant, puis Activer.
4. Un nouveau menu VAT OSS apparaît dans la barre latérale de l’admin.

À l’activation, le plugin crée la table wp_vat_oss_sales (enregistrement des ventes OSS) et pré-remplit trois seuils d’exemple français, modifiables ou supprimables librement.

Configuration initiale

1. Identification fiscale

Rendez-vous dans VAT OSS → Réglages et renseignez :

• Pays d’établissement — le pays où vous êtes immatriculé OSS. Les ventes vers ce pays restent gérées par votre configuration WooCommerce habituelle (hors périmètre OSS).
• Numéro de TVA — votre numéro intracommunautaire (ex : FRXX999999999). Il figure dans l’en-tête du XML de déclaration.
• Raison sociale, email, téléphone, IBAN, BIC — informations reprises dans le bloc Operator du XML.

2. Validation VIES

• Activer la validation VIES — interroge le service de la Commission européenne à chaque saisie de numéro TVA au checkout (timeout 8 secondes).
• Appliquer reverse charge B2B — passe la TVA à 0 % (autoliquidation) pour les clients professionnels intra-UE dont le numéro a été validé.
• Durée de cache VIES — en secondes, 30 jours par défaut (2592000). Chaque numéro validé est mis en cache pour éviter de solliciter VIES inutilement.

3. Type d’activité par défaut

Choisissez Marchandises ou Services. Ce type sert à ventiler le chiffre d’affaires dans les seuils et dans la déclaration OSS. Vous pouvez l’écraser produit par produit : dans chaque fiche produit WooCommerce, onglet TVA, champ Type OSS.

Taux de TVA UE

La page VAT OSS → Taux de TVA liste les 27 États membres avec trois colonnes : taux standard, taux réduit, taux super-réduit. Les valeurs par défaut sont à jour à la date de publication du plugin.

Le taux appliqué au checkout dépend de la classe de taxe WooCommerce du produit : la classe standard utilise le taux standard, une classe contenant « reduced » ou « réduit » utilise le taux réduit, une classe contenant « super » utilise le taux super-réduit.

Fonctionnement au checkout

1. Le client renseigne son pays de facturation ; le plugin applique automatiquement le taux du pays s’il s’agit d’une vente intra-UE OSS-éligible.
2. Un champ optionnel Numéro de TVA intracommunautaire apparaît dans les champs de facturation.
3. Dès la saisie (debounce 600 ms), une validation AJAX interroge VIES et affiche le résultat : coche verte avec la raison sociale, ou croix rouge.
4. Si le numéro est valide et que le reverse charge est activé, la TVA passe à 0 % avec le libellé « TVA (autoliquidation) » et les totaux se recalculent.
5. Le numéro, l’état de validation et la raison sociale sont enregistrés dans les métadonnées de la commande.

Suivi des ventes OSS

Chaque commande passée en statut Terminée ou En cours est enregistrée dans la table de suivi, ventilée par taux de TVA et type de produit. Les frais de port sont rattachés au taux dominant de la commande. Les remboursements génèrent des lignes négatives automatiquement.

Sont exclues de la déclaration OSS : les ventes domestiques (pays d’établissement) et les ventes B2B avec numéro VIES validé (autoliquidation).

Tableau de bord

La page VAT OSS → Tableau de bord affiche pour le trimestre en cours : la base HT OSS, la TVA à reverser, le comparatif avec le trimestre précédent, le nombre de pays concernés, la ventilation détaillée par pays et taux, et l’état de progression de chaque seuil configuré.

Génération de la déclaration OSS

Dans VAT OSS → Déclaration OSS, choisissez l’année et le trimestre (le trimestre précédent est présélectionné), puis cliquez sur le format souhaité :

• CSV récapitulatif — agrégé par pays et taux, encodé UTF-8 avec BOM et séparateur point-virgule (ouverture directe dans Excel français). C’est le fichier à utiliser pour la saisie manuelle au portail.
• CSV détaillé — une ligne par commande et par taux, avec numéro de commande, type de client et numéro de TVA. Sert d’audit trail comptable.
• XML format FR — conforme au schéma OSS-Union de la DGFiP (namespace urn:dgfip:oss:union:v1), avec blocs Header, Operator, Supplies par pays de consommation et Totals. Prêt à téléverser sur impots.gouv.fr.
• Tout en ZIP — les trois fichiers dans une archive.

Seuils configurables

La page VAT OSS → Seuils permet de définir autant de seuils que nécessaire. Chaque ligne comporte :

• Libellé — texte libre (ex : « Vente de marchandises »)
• Montant et devise — le plafond annuel à surveiller
• Type — Marchandises, Services, ou Tout (CA global)
• Alertes (%) — paliers séparés par des virgules (ex : 80,90,100)

À chaque commande, le plugin recalcule le chiffre d’affaires annuel du type concerné. Lorsqu’un palier est franchi, un email est envoyé à l’adresse admin du site et une notice persistante s’affiche dans l’administration. Chaque palier ne déclenche qu’une seule alerte par année fiscale.

Trois seuils d’exemple (régime micro français) sont pré-remplis à l’installation : 85 000 € marchandises, 37 500 € services, 25 000 € franchise en base. Adaptez-les à votre situation ou supprimez-les.

Maintenance

• Purger le cache VIES — bouton dans VAT OSS → Réglages, force une revalidation de tous les numéros au prochain passage en caisse.
• Désactivation — conserve toutes les données (table, options, historique).
• Désinstallation — supprime la table wp_vat_oss_sales, toutes les options, le cache VIES et les métadonnées de commandes (y compris la table HPOS wc_orders_meta).

Dépannage

La validation VIES ne se déclenche pas

• Vérifiez que l’extension PHP SOAP est installée sur le serveur.
• Vérifiez que la validation est activée dans VAT OSS → Réglages.
• VIES connaît des maintenances régulières côté Commission européenne — réessayez plus tard, le fallback avec TVA appliquée protège vos commandes.

Le taux appliqué n’est pas celui attendu

• Les ventes vers votre pays d’établissement utilisent votre configuration WooCommerce native, pas le référentiel du plugin.
• Vérifiez la classe de taxe du produit : elle détermine si le taux standard, réduit ou super-réduit est utilisé.
• Vérifiez le taux du pays cible dans VAT OSS → Taux de TVA.

Une commande n’apparaît pas dans la déclaration

• Seules les commandes en statut Terminée ou En cours sont enregistrées.
• Les ventes B2B avec numéro VIES validé sont volontairement exclues (autoliquidation, hors OSS).
• Les ventes domestiques sont hors périmètre OSS.

FAQ

Puis-je utiliser le plugin hors de France ?

Oui. Le pays d’établissement est configurable, les seuils sont entièrement personnalisables et l’interface existe en 5 langues. Seul l’export XML suit le schéma français DGFiP ; pour les autres portails nationaux, utilisez le CSV récapitulatif.

Le plugin gère-t-il le régime IOSS (importations) ?

Non, cette version couvre le régime OSS-Union (ventes intra-UE). Le régime IOSS pour les importations de moins de 150 € n’est pas inclus.

Les données sont-elles compatibles RGPD ?

Le plugin ne stocke que les données nécessaires à la déclaration fiscale : pays, montants, taux et numéro de TVA (donnée professionnelle). Aucune donnée n’est transmise à des tiers en dehors de l’appel VIES officiel de la Commission européenne.