VAT OSS Autopilot — Guía completa

Presentación

VAT OSS Autopilot automatiza la gestión del IVA intracomunitario de tu tienda WooCommerce: cálculo en tiempo real del tipo del país de consumo, validación VIES de las partidas IVA B2B con inversión del sujeto pasivo, generación de la declaración OSS trimestral (CSV resumen, CSV detallado, XML DGFiP) y seguimiento de umbrales de facturación totalmente configurables.

Requisitos

• WordPress 6.2 o superior
• WooCommerce 7.0 o superior (probado hasta 9.4)
• PHP 7.4 mínimo (compatible 8.0 a 8.3)
• Extensiones PHP: SOAP (validación VIES), DOM (exportación XML), ZipArchive (paquete ZIP)
• Los impuestos de WooCommerce deben estar activados (WooCommerce → Ajustes → General → Activar impuestos)

Instalación

1. Descarga vat-oss-autopilot.zip desde tu cuenta DataFirefly.
2. En el admin de WordPress, ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin.
3. Selecciona el ZIP, pulsa Instalar ahora y luego Activar.
4. Aparece un nuevo menú VAT OSS en la barra lateral del admin.

Al activarse, el plugin crea la tabla wp_vat_oss_sales (registro de ventas OSS) y precarga tres umbrales de ejemplo franceses, editables o eliminables libremente.

Configuración inicial

1. Identificación fiscal

Ve a VAT OSS → Ajustes y completa:

• País de establecimiento — el país donde estás registrado en OSS. Las ventas hacia este país siguen gestionadas por tu configuración habitual de WooCommerce (fuera del ámbito OSS).
• Número de IVA — tu número intracomunitario (ej.: ESX9999999X). Figura en la cabecera del XML de declaración.
• Razón social, email, teléfono, IBAN, BIC — información usada en el bloque Operator del XML.

2. Validación VIES

• Activar la validación VIES — consulta el servicio de la Comisión Europea cada vez que se introduce un número de IVA en el checkout (timeout de 8 segundos).
• Aplicar inversión del sujeto pasivo B2B — pone el IVA al 0% para clientes profesionales intracomunitarios con número validado.
• Duración de caché VIES — en segundos, 30 días por defecto (2592000). Cada número validado se guarda en caché para no sobrecargar VIES.

3. Tipo de actividad por defecto

Elige Mercancías o Servicios. Este tipo sirve para desglosar la facturación en los umbrales y en la declaración OSS. Puedes sobrescribirlo producto a producto: en cada ficha de producto WooCommerce, pestaña Impuestos, campo Tipo OSS.

Tipos de IVA UE

La página VAT OSS → Tipos de IVA lista los 27 Estados miembros con tres columnas: tipo general, reducido y superreducido. Los valores por defecto están actualizados a la fecha de publicación del plugin.

El tipo aplicado en el checkout depende de la clase de impuesto WooCommerce del producto: la clase estándar usa el tipo general, una clase que contenga «reduced» usa el reducido, una clase que contenga «super» usa el superreducido.

Funcionamiento en el checkout

1. El cliente indica su país de facturación; el plugin aplica automáticamente el tipo del país si la venta es intracomunitaria y elegible OSS.
2. Un campo opcional Número de IVA intracomunitario aparece en los campos de facturación.
3. Al escribir (debounce 600 ms), una validación AJAX consulta VIES y muestra el resultado: check verde con la razón social, o cruz roja.
4. Si el número es válido y la inversión está activada, el IVA pasa al 0% con la etiqueta «IVA (inversión del sujeto pasivo)» y los totales se recalculan.
5. El número, el estado de validación y la razón social se guardan en los metadatos del pedido.

Seguimiento de ventas OSS

Cada pedido que alcanza el estado Completado o Procesando se registra en la tabla de seguimiento, desglosado por tipo de IVA y tipo de producto. Los gastos de envío se asocian al tipo dominante del pedido. Los reembolsos generan líneas negativas automáticamente.

Quedan excluidas de la declaración OSS: las ventas domésticas (país de establecimiento) y las ventas B2B con número VIES validado (inversión del sujeto pasivo).

Panel de control

La página VAT OSS → Panel de control muestra, para el trimestre en curso: la base imponible OSS, el IVA a ingresar, la comparativa con el trimestre anterior, el número de países involucrados, el desglose detallado por país y tipo, y el progreso de cada umbral configurado.

Generar la declaración OSS

En VAT OSS → Declaración OSS, elige el año y el trimestre (el trimestre anterior viene preseleccionado) y pulsa el formato deseado:

• CSV resumen — agregado por país y tipo, UTF-8 con BOM y separador punto y coma. Es el archivo a usar para la captura manual en el portal.
• CSV detallado — una línea por pedido y tipo, con número de pedido, tipo de cliente y número de IVA. Sirve de pista de auditoría contable.
• XML formato FR — conforme al esquema OSS-Union de la DGFiP (namespace urn:dgfip:oss:union:v1), con bloques Header, Operator, Supplies por país de consumo y Totals. Listo para subir a impots.gouv.fr.
• Todo en ZIP — los tres archivos en un único comprimido.

Umbrales configurables

La página VAT OSS → Umbrales permite definir tantos umbrales como necesites. Cada fila incluye:

• Etiqueta — texto libre (ej.: «Venta de mercancías»)
• Importe y moneda — el límite anual a vigilar
• Tipo — Mercancías, Servicios, o Todo (facturación global)
• Alertas (%) — niveles separados por comas (ej.: 80,90,100)

Con cada pedido, el plugin recalcula la facturación anual del tipo correspondiente. Cuando se cruza un nivel, se envía un email a la dirección admin del sitio y aparece un aviso persistente en la administración. Cada nivel solo dispara una alerta por año fiscal.

Tres umbrales de ejemplo (régimen micro francés) vienen precargados en la instalación: 85.000 € mercancías, 37.500 € servicios, 25.000 € franquicia IVA. Adáptalos a tu situación o elimínalos.

Mantenimiento

• Vaciar la caché VIES — botón en VAT OSS → Ajustes, fuerza la revalidación de todos los números en el próximo checkout.
• Desactivación — conserva todos los datos (tabla, opciones, histórico).
• Desinstalación — elimina la tabla wp_vat_oss_sales, todas las opciones, la caché VIES y los metadatos de pedidos (incluida la tabla HPOS wc_orders_meta).

Solución de problemas

La validación VIES no se activa

• Comprueba que la extensión PHP SOAP está instalada en el servidor.
• Comprueba que la validación está activada en VAT OSS → Ajustes.
• VIES tiene mantenimientos regulares por parte de la Comisión Europea — inténtalo más tarde; el fallback con IVA aplicado protege tus pedidos.

El tipo aplicado no es el esperado

• Las ventas hacia tu país de establecimiento usan tu configuración nativa de WooCommerce, no el repertorio del plugin.
• Comprueba la clase de impuesto del producto: determina si se usa el tipo general, reducido o superreducido.
• Comprueba el tipo del país destino en VAT OSS → Tipos de IVA.

Un pedido no aparece en la declaración

• Solo se registran los pedidos en estado Completado o Procesando.
• Las ventas B2B con número VIES validado quedan excluidas deliberadamente (inversión del sujeto pasivo, fuera de OSS).
• Las ventas domésticas están fuera del ámbito OSS.

FAQ

¿Puedo usar el plugin fuera de Francia?

Sí. El país de establecimiento es configurable, los umbrales son totalmente personalizables y la interfaz existe en 5 idiomas. Solo la exportación XML sigue el esquema francés DGFiP; para otros portales nacionales, usa el CSV resumen.

¿El plugin gestiona el régimen IOSS (importaciones)?

No, esta versión cubre el régimen OSS-Union (ventas intracomunitarias). El régimen IOSS para importaciones de menos de 150 € no está incluido.

¿Los datos son compatibles con el RGPD?

El plugin solo almacena los datos necesarios para la declaración fiscal: país, importes, tipos y número de IVA (dato profesional). Ningún dato se transmite a terceros aparte de la llamada oficial VIES de la Comisión Europea.