Boekhoudexport: volledige gids

Presentatie

DataFirefly Boekhoudexport (dfaccountingexport) genereert uw PrestaShop-boekingen in acht formaten: FEC (Franse fiscale verplichting, artikel A-47 A-1 van het LPF), Sage 100, EBP Compta, Ciel XIMPORT, Quadratus ASCFIC, Pennylane, Tiime en Indy. De module leest de betaalde bestellingen en de creditnota’s van de gekozen periode, bouwt de boekingen op (verkoopjournaal VE en creditnotajournaal AV), splitst automatisch per btw-tarief uit en levert een bestand dat klaar is om naar uw kantoor te sturen of in uw boekhoudsoftware in te lezen.

Installatie

1. Ga in de PrestaShop-backoffice naar Modules → Modulebeheer → Een module installeren.
2. Upload het bestand dfaccountingexport.zip.
3. De module maakt automatisch de tabel ps_dfae_export_log aan (de geschiedenis van de exports) en een tabblad Boekhoudexport onder het menu Bestellingen.

Compatibiliteit: PrestaShop 8.0 tot 9.x, PHP 7.4 minimum (8.1+ aanbevolen), multistore ondersteund.

Configuratie

Open Modules → dfaccountingexport → Configureren. De configuratie is in panelen opgedeeld.

Journalen

• Code van het verkoopjournaal (standaard VE) en de omschrijving ervan.
• Code van het creditnotajournaal (standaard AV) en de omschrijving ervan.

Rekeningschema

De standaardwaarden volgen het Franse Plan Comptable Général. Alle nummers zijn aanpasbaar:

• 411: klanten (algemene rekening, stam)
• 707: verkoop van handelsgoederen
• 4457: verschuldigde btw
• 708: doorgerekende verzendkosten
• 709: kortingen en ristorno’s
• Ontvangstrekeningen: één rekening per betaalmethode, ingesteld in het aparte paneel (zie de sectie Betalingsjournaal)

Uitsplitsingsmodus: per btw-tarief (standaard), per productcategorie, of geen. In de tariefmodus levert elk voorkomend tarief een subrekening op: 707000 (20 %), 707010 (10 %), 707055 (5,5 %) en 707021 (2,1 %). De verschuldigde btw volgt dezelfde logica op 4457.

Exacte rekeningen per btw-tarief (sinds 1.2.0): een apart paneel laat u voor een bepaald tarief een rekeningnummer ongewijzigd opleggen, bijvoorbeeld 707100 voor verkopen aan 20 % en 445720 voor de bijbehorende btw, in plaats van het automatische achtervoegsel. De instelling geldt ook voor de btw op verzending met hetzelfde tarief. Laat het veld leeg om het automatische achtervoegsel te behouden.

Klantrekeningen (sinds 1.3.0)

De instelling Beheer van de klantrekeningen biedt drie modi:

• Eén collectieve rekening en een subrekening per klant (standaard): alle klantboekingen gaan naar de hierboven ingestelde rekening 411, en het detail per klant komt in de subrekeningkolommen CompAuxNum en CompAuxLib terecht, in de vorm C000123 voor klant 123. Dat is wat de meeste kantoren verwachten: één klantrekening op de balans, terwijl betalingen afpunten en onbetaalde facturen opvolgen mogelijk blijven.
• Eén collectieve rekening, zonder subrekening: alleen de rekening 411, zonder enige subrekeningkolom. De klant is dan niet meer herkenbaar in het bestand.
• Eén algemene rekening per klant: 411001, 411002 enzovoort, opgebouwd uit de stam 411 en het klantnummer. Zo werkten de versies 1.0 tot 1.2.

Het veld Omschrijving van de collectieve rekening (standaard “Clients”) dient in beide collectieve modi als omschrijving van de algemene rekening. Die blijft bewust constant: in een FEC mag hetzelfde rekeningnummer niet van regel tot regel een andere omschrijving dragen. De naam van de klant staat in de subrekeningkolom.

Opties

• SIREN: onmisbaar voor de FEC. De wettelijke bestandsnaam is SIREN + FEC + afsluitdatum (bijvoorbeeld 123456789FEC20261231.txt). Zonder ingesteld SIREN draagt het bestand letterlijk het woord “SIREN” en is het niet conform om in te dienen.
• Opgenomen bestelstatussen: standaard “Betaling aanvaard” en “Geleverd”. Vink de statussen aan die in uw proces als boekbaar gelden.
• Uitvoercodering: UTF-8 of ISO-8859-15. Sage, Ciel en Quadratus verkiezen vaak ISO; Pennylane, Tiime en de FEC blijven in UTF-8.

Een export genereren

1. Ga naar Bestellingen → Boekhoudexport.
2. Kies de periode (begindatum en einddatum). De filter werkt op de factuurdatum voor de bestellingen en op de aanmaakdatum voor de creditnota’s.
3. Kies het formaat uit de acht beschikbare formaten.
4. Klik op Voorbeeld: de module berekent zonder een bestand te genereren het aantal bestellingen, het aantal boekingsregels, het totaal debet en het totaal credit. Een groene balk bevestigt een perfect evenwicht; een rode balk meldt een verschil.
5. Klik op Exporteren: het bestand wordt gegenereerd en meteen gedownload, en de bewerking wordt in de geschiedenis vastgelegd.

Logica van de boekingen: verkoopjournaal

Per betaalde bestelling: debet 411 (klant, inclusief btw), credit 707xxx per tarief (verkopen exclusief btw), credit 4457xxx per tarief (btw), credit 708 (verzendkosten exclusief btw) en debet 709 (kortingen) waar van toepassing. Er wordt automatisch een afrondingscorrectie (verschil kleiner dan 0,10 €) op de btw-rekening geboekt om het evenwicht te garanderen: resterende btw-centen zijn een klassieker bij e-commerce-exports.

Logica van de boekingen: creditnotajournaal

De OrderSlip-objecten van de periode leveren spiegelboekingen in het AV-journaal op: credit 411, debet 707xxx en debet 4457xxx. De creditnota’s worden meegenomen in de globale evenwichtscontrole.

De acht formaten in detail

• FEC: 18 kolommen gescheiden door een pipe, datums in JJJJMMDD, positieve bedragen met de zin debet of credit, UTF-8 zonder BOM. Conform artikel A-47 A-1 van het LPF.
• Sage 100: CSV met puntkomma: Journaal;Datum;Stuknummer;Algemene rekening;Subrekening;Omschrijving;Zin;Bedrag;Valuta.
• EBP Compta: tabgescheiden formaat met debet en credit in aparte kolommen en met afpunting.
• Ciel XIMPORT: vaste breedte van 81 tekens, met bedragen op 13 tekens aangevuld met nullen.
• Quadratus ASCFIC: vaste breedte, met bedragen in hele centen.
• Pennylane: moderne CSV, verplicht UTF-8, punt als decimaalteken, datums in ISO.
• Tiime: CSV met puntkomma en datums in DD/MM/JJJJ.
• Indy: vereenvoudigde CSV, afgestemd op zelfstandigen.

De subrekening per klant vult de kolommen die FEC, Sage 100, EBP, Quadratus, Pennylane en Tiime daarvoor voorzien. Ciel XIMPORT en Indy hebben zo’n kolom niet in hun indeling: in de collectieve modus zonder subrekening verliezen die twee formaten als enige niets ten opzichte van de andere modi.

Betalingsjournaal (sinds 1.1.1)

Optioneel en standaard uitgeschakeld. Schakel Het betalingsjournaal genereren in via het paneel Ontvangstrekeningen per betaalmethode van de configuratie.

Koppeling van betaalmethode aan rekening

Het paneel toont automatisch uw betaalmodules (geïnstalleerde en in de bestelgeschiedenis aangetroffen, met bestellingenteller). Vul naast elke module een rekening in, bijvoorbeeld 580000 contanten, 580100 cheques, 580200 kaart, 580300 overschrijvingen, 580400 PayPal. Een leeg veld valt terug op de standaardrekening, die bij de update van de vroegere bankrekening wordt overgenomen.

Logica van de boekingen

Elke geregistreerde betaling (ps_order_payment) in de periode genereert in het bankjournaal (BQ): debet ontvangstrekening / credit 411 klant (met subrekening indien ingeschakeld). De boekingsdatum is de datum van de betaling, niet de factuurdatum: een bestelling van maart die in april wordt betaald, komt in de ontvangsten van april terecht, consistent met uw bankafschriften. Negatieve bedragen (terugbetalingstransacties) draaien de richting debet/credit automatisch om. Het stuk draagt de referentie RG gevolgd door het betalingsnummer en de bestelreferentie, om het afpunten te vergemakkelijken.

Geschiedenis van de exports

Elke export wordt in de database vastgelegd (ps_dfae_export_log): formaat, periode, aantal bestellingen en regels, totalen debet en credit, bestandsnaam, uitvoerder en tijdstempel. De 20 recentste exports verschijnen onderaan het exportscherm.

Veelgestelde vragen en probleemoplossing

Mijn kantoor wil één enkele rekening 411000 voor alle klanten, hoe doe ik dat?

Zet Beheer van de klantrekeningen op Eén collectieve rekening en een subrekening per klant. Alle boekingen gaan naar de ingestelde rekening 411, en elke klant behoudt zijn identificatie in de subrekeningkolommen. Wil het kantoor geen enkel spoor van de klant in het bestand, kies dan de modus zonder subrekening. De wijziging werkt meteen: start gewoon de export van de betrokken periode opnieuw, de module herberekent alles bij elke generatie.

Het voorbeeld toont een verschil tussen debet en credit, wat nu?

Een verschil groter dan 0,10 € wijst doorgaans op een bestelling met een afwijkende belasting (een aangepaste taks, een ecotaks, een valuta-afronding). Verklein de periode om de foute bestelling te isoleren, controleer haar taxatie-instelling en start het voorbeeld opnieuw.

Het FEC-bestand wordt geweigerd door het controlegereedschap van de DGFiP

Controleer eerst of het SIREN in de configuratie is ingevuld, daarna of de geëxporteerde periode wel degelijk met het boekjaar overeenkomt, en of de codering UTF-8 is gebleven. Gaat de controle over de omschrijvingen van de rekeningen, zorg dan dat u in de collectieve modus met een vaste omschrijving werkt: een algemene rekening waarvan de omschrijving van regel tot regel verandert, wordt als afwijking gemeld. Met het gereedschap “Test Compta Demat” van de DGFiP kunt u het bestand lokaal valideren.

Kan ik meerdere formaten voor dezelfde periode exporteren?

Ja, zonder iets opnieuw in te stellen: kies gewoon een ander formaat en start de export opnieuw. Elke generatie wordt apart vastgelegd.

Wijzigt de module mijn bestelgegevens?

Nee. De module leest uitsluitend de bestellingen, facturen en creditnota’s. Het enige wat hij in de database schrijft, is de vastlegging van de geschiedenis.