Buchhaltungsexport — Vollständige Anleitung

Überblick

DataFirefly Buchhaltungsexport (dfaccountingexport) erzeugt Ihre PrestaShop-Buchungssätze in acht Formaten: FEC (französische gesetzliche Pflicht, Artikel A-47 A-1 des französischen Steuerverfahrensgesetzes), Sage 100, EBP Compta, Ciel XIMPORT, Quadratus ASCFIC, Pennylane, Tiime und Indy. Das Modul liest bezahlte Bestellungen und Gutschriften im gewählten Zeitraum, baut Buchungssätze auf (Verkaufsjournal VE und Gutschriftenjournal AV), schlüsselt automatisch nach MwSt.-Satz auf und erzeugt eine Datei, die direkt an Ihren Steuerberater übermittelt oder in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden kann.

Installation

1. Gehen Sie im PrestaShop-Backoffice zu Module → Modul-Manager → Modul hochladen.
2. Laden Sie die Datei dfaccountingexport.zip hoch.
3. Das Modul erstellt automatisch die Tabelle ps_dfae_export_log (Exporthistorie) und einen Tab Buchhaltungsexport unter dem Menü Bestellungen.

Kompatibilität: PrestaShop 8.0 bis 9.x, PHP 7.4 minimum (8.1+ empfohlen), Multistore unterstützt.

Konfiguration

Öffnen Sie Module → dfaccountingexport → Konfigurieren. Die Konfiguration ist in Bereiche gegliedert.

Journale

• Code Verkaufsjournal (Standard VE) und dessen Bezeichnung.
• Code Gutschriftenjournal (Standard AV) und dessen Bezeichnung.

Kontenplan

Die Standardwerte folgen dem französischen Plan Comptable Général. Alle Nummern sind änderbar:

• 411 — Kunden (Sammelkonto, Wurzel)
• 707 — Warenverkäufe
• 4457 — Erhobene MwSt.
• 708 — Berechnete Versandkosten
• 709 — Rabatte und Nachlässe
• Zahlungskonten: ein Konto pro Zahlungsart, konfiguriert im eigenen Panel (siehe Abschnitt Zahlungsjournal)

Aufschlüsselungsmodus: nach MwSt.-Satz (Standard), nach Produktkategorie oder keine. Im Satzmodus erzeugt jeder gefundene Satz ein Unterkonto: 707000 (20 %), 707010 (10 %), 707055 (5,5 %), 707021 (2,1 %). Die erhobene MwSt. folgt derselben Logik auf 4457.

Exakte Konten pro MwSt.-Satz (seit 1.2.0): In einem separaten Panel können Sie für einen bestimmten Satz eine Kontonummer unverändert vorgeben, zum Beispiel 707100 für Verkäufe zu 20 % und 445720 für die zugehörige MwSt., statt des automatischen Suffixes. Die Einstellung gilt auch für die MwSt. auf Versandkosten desselben Satzes. Lassen Sie das Feld leer, um das automatische Suffix beizubehalten.

Kundenkonten (seit 1.3.0)

Die Einstellung Verwaltung der Kundenkonten bietet drei Modi:

• Einziges Sammelkonto + Personenkonto pro Kunde (Standard): alle Kundenbuchungen laufen über das oben konfigurierte Konto 411, das Detail je Kunde steht in den Personenkontospalten CompAuxNum / CompAuxLib, in der Form C000123 für Kunde 123. Das ist das Schema, das die meisten Kanzleien erwarten: ein einziges Kundenkonto in der Bilanz, Zahlungsabgleich und Verfolgung offener Posten weiterhin möglich.
• Einziges Sammelkonto, ohne Personenkonto: nur das Konto 411, ganz ohne Personenkontospalte. Der Kunde ist in der Datei nicht mehr identifizierbar.
• Ein Sachkonto pro Kunde: 411001, 411002 und so weiter, gebildet aus der Wurzel 411 und der Kundenkennung. Das war das Verhalten der Versionen 1.0 bis 1.2.

Das Feld Bezeichnung des Sammelkontos (standardmäßig „Clients“) dient in beiden Sammelkonto-Modi als Bezeichnung des Sachkontos. Sie bleibt bewusst konstant: in einer FEC-Datei darf dieselbe Kontonummer nicht von Zeile zu Zeile unterschiedliche Bezeichnungen tragen. Der Kundenname steht dafür in der Personenkontospalte.

Optionen

• SIREN: unverzichtbar für das FEC. Der vorgeschriebene Dateiname lautet SIREN + FEC + Abschlussdatum (z. B. 123456789FEC20261231.txt). Ohne konfigurierte SIREN enthält die Datei das Wort „SIREN“ wörtlich und ist für eine steuerliche Vorlage nicht zulässig.
• Einbezogene Bestellstatus: standardmäßig „Zahlung akzeptiert“ und „Geliefert“. Wählen Sie die Status, die Ihr Prozess als buchbar betrachtet.
• Ausgabekodierung: UTF-8 oder ISO-8859-15. Sage, Ciel und Quadratus bevorzugen häufig ISO; Pennylane, Tiime und das FEC bleiben UTF-8.

Einen Export erzeugen

1. Gehen Sie zu Bestellungen → Buchhaltungsexport.
2. Wählen Sie den Zeitraum (Start- / Enddatum). Der Filter greift auf das Rechnungsdatum bei Bestellungen und das Erstellungsdatum bei Gutschriften.
3. Wählen Sie das Format aus den acht verfügbaren.
4. Klicken Sie auf Vorschau: das Modul berechnet, ohne eine Datei zu erzeugen, die Anzahl Bestellungen, die Anzahl Buchungszeilen, die Soll-Summe und die Haben-Summe. Ein grünes Banner bestätigt den perfekten Ausgleich; ein rotes Banner weist auf eine Differenz hin.
5. Klicken Sie auf Exportieren: die Datei wird erzeugt und sofort heruntergeladen, der Vorgang wird in der Historie protokolliert.

Buchungslogik — Verkaufsjournal

Für jede bezahlte Bestellung: Soll 411 (Kunde, brutto), Haben 707xxx pro Satz (Nettoverkäufe), Haben 4457xxx pro Satz (MwSt.), Haben 708 (Nettoversand) und Soll 709 (Rabatte), sofern zutreffend. Ein automatischer Rundungsausgleich (Differenz < 0,10 €) wird auf dem MwSt.-Konto eingebucht, um den Ausgleich zu garantieren — MwSt.-Restcents sind ein Klassiker bei E-Commerce-Exporten.

Buchungslogik — Gutschriftenjournal

Die OrderSlip-Datensätze des Zeitraums erzeugen Spiegelbuchungen im AV-Journal: Haben 411, Soll 707xxx, Soll 4457xxx. Gutschriften fließen in die globale Ausgleichsprüfung ein.

Die acht Formate im Detail

• FEC — 18 pipe-getrennte Spalten, JJJJMMTT-Daten, positive Beträge mit Soll-Haben-Richtung, UTF-8 ohne BOM. Konform mit Artikel A-47 A-1 des französischen LPF.
• Sage 100 — Semikolon-CSV: Journal;Datum;Belegnummer;Sammelkonto;Personenkonto;Bezeichnung;Richtung;Betrag;Währung.
• EBP Compta — Tab-getrennt mit Soll/Haben in getrennten Spalten und Abstimmungscode.
• Ciel XIMPORT — Feste Breite 81 Zeichen, Beträge 13-stellig mit führenden Nullen.
• Quadratus ASCFIC — Feste Breite, Beträge in ganzen Cents.
• Pennylane — Modernes CSV, erzwungenes UTF-8, Dezimalpunkt, ISO-Daten.
• Tiime — Semikolon-CSV mit TT/MM/JJJJ-Daten.
• Indy — Vereinfachtes CSV für Selbstständige.

Das Personenkonto speist die dafür vorgesehenen Spalten von FEC, Sage 100, EBP, Quadratus, Pennylane und Tiime. Ciel XIMPORT und Indy sehen in ihrem Layout keine solche Spalte vor: im Sammelkontomodus ohne Personenkonto sind diese beiden Formate die einzigen, die gegenüber den anderen Modi nichts verlieren.

Zahlungsjournal (seit 1.1.1)

Optional und standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie Zahlungsjournal erzeugen im Panel Zahlungskonten pro Zahlungsart der Konfiguration.

Zuordnung Zahlungsart zu Konto

Das Panel listet automatisch Ihre Zahlungsmodule (installierte und in der Bestellhistorie gefundene, mit Bestellzähler). Tragen Sie neben jedem Modul ein Konto ein, zum Beispiel 580000 Bargeld, 580100 Schecks, 580200 Karte, 580300 Überweisungen, 580400 PayPal. Ein leeres Feld fällt auf das Standardkonto zurück, das beim Upgrade vom bisherigen Bankkonto übernommen wird.

Buchungslogik

Jede erfasste Zahlung (ps_order_payment) im Zeitraum erzeugt im Bankjournal (BQ): Soll Zahlungskonto / Haben 411 Kunde (mit Personenkonto, sofern aktiviert). Das Buchungsdatum ist das Zahlungsdatum, nicht das Rechnungsdatum: eine im April bezahlte März-Bestellung landet in den April-Zahlungseingängen, konsistent mit Ihren Kontoauszügen. Negative Beträge (Erstattungstransaktionen) kehren die Soll-Haben-Richtung automatisch um. Der Beleg trägt die Referenz RG gefolgt von Zahlungsnummer und Bestellreferenz, um den Abgleich zu erleichtern.

Exporthistorie

Jeder Export wird in der Datenbank protokolliert (ps_dfae_export_log): Format, Zeitraum, Anzahl Bestellungen und Zeilen, Soll-/Haben-Summen, Dateiname, Operator, Zeitstempel. Die letzten 20 Exporte werden unten auf dem Exportbildschirm angezeigt.

FAQ & Fehlerbehebung

Mein Steuerberater will ein einziges Konto 411000 für alle Kunden, wie geht das?

Stellen Sie Verwaltung der Kundenkonten auf Einziges Sammelkonto + Personenkonto pro Kunde. Alle Buchungen laufen über das konfigurierte Konto 411, und jeder Kunde behält seine Kennung in den Personenkontospalten. Will die Kanzlei gar keine Kundenspur in der Datei, wählen Sie den Modus ohne Personenkonto. Die Änderung wirkt sofort: starten Sie den Export für den betreffenden Zeitraum einfach erneut, das Modul rechnet bei jeder Erzeugung alles neu.

Die Vorschau zeigt eine Soll-Haben-Differenz — was tun?

Eine Differenz über 0,10 € weist in der Regel auf eine Bestellung mit atypischer Besteuerung hin (individuelle Steuer, Ökosteuer, Währungsrundung). Verkleinern Sie den Zeitraum, um die fehlerhafte Bestellung zu isolieren, prüfen Sie deren Steuerkonfiguration und starten Sie die Vorschau erneut.

Die FEC-Datei wird vom Prüftool der DGFiP abgelehnt

Prüfen Sie zuerst, ob die SIREN in der Konfiguration eingetragen ist, dann ob der exportierte Zeitraum dem Geschäftsjahr entspricht und ob die Kodierung UTF-8 geblieben ist. Betrifft die Prüfung die Kontobezeichnungen, stellen Sie sicher, dass Sie im Sammelkontomodus mit fester Bezeichnung arbeiten: ein Sachkonto, dessen Bezeichnung von Zeile zu Zeile wechselt, wird als Anomalie gemeldet. Das Tool „Test Compta Demat“ der DGFiP erlaubt eine lokale Validierung der Datei.

Kann ich mehrere Formate für denselben Zeitraum exportieren?

Ja, ohne Neukonfiguration: wählen Sie einfach ein anderes Format und starten Sie den Export erneut. Jede Erzeugung wird separat protokolliert.

Ändert das Modul meine Bestelldaten?

Nein. Das Modul liest Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften ausschließlich. Sein einziger Schreibzugriff auf die Datenbank ist die Protokollierung der Historie.