Een Duitse zakelijke klant bestelt op uw Nederlandse webshop. Is hij btw-plichtig in zijn land en vertrekt de goederen naar Duitsland, dan verloopt de verkoop zonder btw: hij geeft de btw bij zichzelf aan. Dat mechanisme, de verleggingsregeling bij intracommunautaire leveringen, is standaard in B2B binnen de EU.
Het steunt op cumulatieve voorwaarden. Ontbreekt er één, dan blijft de Nederlandse btw verschuldigd, en u betaalt die, verhoogd met boetes, jaren later.
De vier cumulatieve voorwaarden
- De koper is btw-plichtig in een andere lidstaat, en hij handelt als zodanig. Een Duitse particulier valt niet onder dit regime, ook niet als hij veel koopt.
- Zijn intracommunautaire btw-nummer is geldig op het moment van de transactie, gecontroleerd in de Europese VIES-databank.
- Het goed verlaat Nederland fysiek richting een andere lidstaat.
- U bezit het bewijs van dat transport.
De laatste twee zijn de voorwaarden die in de praktijk zoekraken, en het zijn precies die welke de fiscus controleert.
De valkuil van de levering in eigen land
Een slecht begrepen en veelvoorkomend punt: de bestemming van de goederen telt, niet de nationaliteit van de klant.
Een Belgisch bedrijf met een geldig btw-nummer dat op uw site bestelt met levering in Rotterdam, blijft onderworpen aan de Nederlandse btw. Het goed verlaat het grondgebied niet, dus de vrijstelling geldt niet.
Technisch is het gevolg duidelijk: de berekening mag nooit alleen op het factuurland steunen. Een webshop die vrijstelt zodra er een buitenlands btw-nummer wordt ingevoerd, maakt een systematische fout op alle binnenlandse leveringen.
De controle van het nummer
Sinds de Europese maatregelen die in 2020 in werking traden, is de geldigheid van het nummer van de afnemer geen formaliteit meer maar een grondvoorwaarde van de vrijstelling.
De controle loopt via de VIES-databank, die de nationale administraties bevraagt. Drie voorzorgen.
Bewaar het bewijs. Leg de controledatum, het geteste nummer en het teruggegeven resultaat vast. Zonder dat spoor kunt u niet aantonen dat het nummer geldig was op het moment van de verkoop, ook al was het dat.
Voorzie de onbeschikbaarheid. De VIES-dienst valt geregeld uit, of geeft afhankelijk van de lidstaat een gedeeltelijk antwoord terug. Uw traject moet dat geval afdekken: de bestelling niet blokkeren, maar ook niet vrijstellen. De bestelling gaat door met btw, desnoods met een correctie achteraf.
Controleer opnieuw. Een nummer dat in januari geldig was, kan in juni zijn ingetrokken. Bij een terugkerende klant voorkomt een periodieke hercontrole dat u het probleem pas bij een controle ontdekt.
Validatie Intracommunautaire btw via VIES & B2B-verleggingIntracommunautaire btw gecontroleerd, verlegging automatisch, getijdstempelde auditbewijzen.€79,00
Het bewijs van het transport
Dit is de vaakst verwaarloosde voorwaarde, en degene die bij een naheffing het duurst uitpakt.
De Europese regels voorzien in een vermoeden van transport wanneer u minstens twee niet-tegenstrijdige bewijsstukken bezit, afgegeven door twee partijen die onafhankelijk zijn van elkaar en van uzelf.
Die stukken vallen in twee groepen uiteen. De eerste omvat de eigenlijke transportdocumenten: ondertekende vrachtbrief, cognossement, factuur van de vervoerder. De tweede groepeert aanvullende bewijzen: transportverzekeringspolis, bankdocument dat de betaling van het transport aantoont, ontvangstbevestiging door de afnemer, verklaring van een entrepothouder in de lidstaat van aankomst.
In de praktijk vormen bij zendingen via een klassieke vervoerder de factuur van de vervoerder en het ondertekende leveringsbewijs het eenvoudigst te verzamelen paar. Ze moeten worden bewaard en aan de bestelling gekoppeld, niet verspreid in een mailbox.
De verplichte vermelding op de factuur
Een vrijgestelde factuur moet een uitdrukkelijke vermelding dragen die naar de grondslag van de vrijstelling verwijst. Een gangbare formulering: vrijgestelde intracommunautaire levering, artikel 138 van de btw-richtlijn 2006/112/EG, btw verlegd naar de afnemer.
Daarnaast moeten uw eigen intracommunautaire btw-nummer en dat van de afnemer erop staan. Een factuur zonder het nummer van de klant kan de vrijstelling niet rechtvaardigen.
Controleer het factuursjabloon van PrestaShop voordat u dit regime opent: het native model voorziet niet in de vrijstellingsvermelding en evenmin in de weergave van het btw-nummer van de klant.
De instelling in PrestaShop
Drie elementen grijpen in elkaar.
Een aparte klantgroep voor gevalideerde Europese professionals, die de weergave exclusief btw bepaalt. Een belastingregel die een nultarief toepast op de betrokken zones, en niet een verwijdering van de btw-regel, wat elke boekhoudkundige opvolging daarna onmogelijk zou maken. En een voorwaarde op het bezorgadres, los van het factuuradres, om het geval van de binnenlandse levering correct te behandelen.
Het aandachtspunt zit in de evaluatievolgorde: de beslissing om vrij te stellen moet vallen na het invullen van het bezorgadres, nooit ervoor.
De aangifteverplichtingen
Een vrijgestelde verkoop is geen onzichtbare verkoop. Er volgen twee aangiften uit.
De opgaaf intracommunautaire prestaties, die per klant en per bedrag de intracommunautaire leveringen van de periode opsomt. Ze is verplicht vanaf de eerste transactie.
De Intrastat-statistiekaangifte over het goederenverkeer, die alleen ondernemingen betreft die bepaalde drempels overschrijden of daartoe uitdrukkelijk zijn aangeschreven.
Die aangiften veronderstellen dat u de gegevens per klant, per land en per periode kunt extraheren. Voorzie die export vanaf de invoering, in plaats van hem elke maand met de hand te reconstrueren.
De module Intracommunautaire Btw-validatie VIES en Verlegging dekt deze keten op PrestaShop 8 en 9: controle van het nummer bij VIES met bewaring van het bewijs, vrijstelling gekoppeld aan het bezorgadres, wettelijke vermelding op de factuur en export van de intracommunautaire transacties.
