VAT OSS Autopilot: volledige handleiding

Overzicht

VAT OSS Autopilot automatiseert het beheer van de intracommunautaire btw in uw WooCommerce-winkel: berekening van het tarief van het land van verbruik in realtime, VIES-validatie van B2B-btw-nummers met verlegging, generatie van de kwartaalaangifte OSS (samenvattende CSV, gedetailleerde CSV, XML voor de DGFiP) en bewaking van volledig instelbare omzetdrempels.

Vereisten

• WordPress 6.2 of hoger
• WooCommerce 7.0 of hoger (getest tot 9.4)
• PHP 7.4 minimaal (compatibel met 8.0 tot 8.3)
• PHP-extensies: SOAP (VIES-validatie), DOM (XML-export), ZipArchive (ZIP-bundel)
• De btw van WooCommerce moet zijn ingeschakeld (WooCommerce → Instellingen → Algemeen → Btw inschakelen)

Installatie

1. Download het bestand vat-oss-autopilot.zip vanuit uw DataFirefly-account.
2. Ga in het WordPress-beheer naar Plugins → Nieuwe plugin → Plugin uploaden.
3. Selecteer de ZIP, klik op Nu installeren en daarna op Activeren.
4. Er verschijnt een nieuw menu VAT OSS in de beheerzijbalk.

Bij activering maakt de plugin de tabel wp_vat_oss_sales aan (registratie van de OSS-verkopen) en vult ze drie Franse voorbeelddrempels in, die u vrij kunt wijzigen of verwijderen.

Eerste configuratie

1. Fiscale identificatie

Ga naar VAT OSS → Instellingen en vul in:

• Land van vestiging: het land waar u voor OSS geregistreerd bent. Verkopen naar dat land blijven onder uw gewone WooCommerce-configuratie vallen (buiten de OSS-scope).
• Btw-nummer: uw intracommunautaire nummer (bijvoorbeeld FRXX999999999). Het staat in de kop van de aangifte-XML.
• Bedrijfsnaam, e-mail, telefoon, IBAN, BIC: gegevens die in het Operator-blok van de XML worden overgenomen.

2. VIES-validatie

• VIES-validatie inschakelen: bevraagt de dienst van de Europese Commissie bij elke invoer van een btw-nummer tijdens het afrekenen (timeout van 8 seconden).
• Verlegging toepassen bij B2B: zet de btw op 0 procent (verlegging) voor zakelijke klanten binnen de EU van wie het nummer is gevalideerd.
• Cacheduur van VIES: in seconden, standaard 30 dagen (2592000). Elk gevalideerd nummer wordt gecachet om VIES niet onnodig te belasten.

3. Standaard activiteitstype

Kies Goederen of Diensten. Dat type wordt gebruikt om de omzet te verdelen over de drempels en in de OSS-aangifte. U kunt het per product overschrijven: in elke WooCommerce-productpagina, tabblad Btw, veld OSS-type.

Btw-tarieven in de EU

De pagina VAT OSS → Btw-tarieven toont de 27 lidstaten met drie kolommen: standaardtarief, verlaagd tarief en sterk verlaagd tarief. De standaardwaarden zijn actueel op de publicatiedatum van de plugin.

Welk tarief bij het afrekenen wordt toegepast, hangt af van de btw-klasse van het product in WooCommerce: de standaardklasse gebruikt het standaardtarief, een klasse met “reduced” of “verlaagd” gebruikt het verlaagde tarief, en een klasse met “super” gebruikt het sterk verlaagde tarief.

Werking bij het afrekenen

1. De klant vult zijn factuurland in; de plugin past automatisch het tarief van dat land toe als het om een OSS-plichtige intracommunautaire verkoop gaat.
2. Er verschijnt een optioneel veld Intracommunautair btw-nummer bij de factuurgegevens.
3. Zodra er iets wordt ingevuld (met een debounce van 600 ms), bevraagt een AJAX-validatie VIES en toont ze het resultaat: een groen vinkje met de bedrijfsnaam, of een rood kruis.
4. Is het nummer geldig en staat de verlegging aan, dan gaat de btw naar 0 procent met de aanduiding “Btw (verlegd)” en worden de totalen herberekend.
5. Het nummer, de validatiestatus en de bedrijfsnaam worden in de metagegevens van de bestelling opgeslagen.

OSS-verkopen volgen

Elke bestelling die de status Voltooid of In behandeling krijgt, wordt in de volgtabel vastgelegd, uitgesplitst per btw-tarief en producttype. De verzendkosten worden aan het dominante tarief van de bestelling gekoppeld. Terugbetalingen leveren automatisch negatieve regels op.

Buiten de OSS-aangifte vallen: binnenlandse verkopen (het land van vestiging) en B2B-verkopen met een via VIES gevalideerd nummer (verlegging).

Dashboard

De pagina VAT OSS → Dashboard toont voor het lopende kwartaal: de OSS-grondslag exclusief btw, de af te dragen btw, de vergelijking met het vorige kwartaal, het aantal betrokken landen, de gedetailleerde uitsplitsing per land en tarief, en de voortgang van elke ingestelde drempel.

De OSS-aangifte genereren

Kies in VAT OSS → OSS-aangifte het jaar en het kwartaal (het vorige kwartaal staat vooraf geselecteerd) en klik daarna op het gewenste formaat:

• Samenvattende CSV: geaggregeerd per land en tarief, gecodeerd in UTF-8 met BOM en met puntkomma als scheidingsteken (opent rechtstreeks in de Franse Excel). Dit is het bestand voor de handmatige invoer op het portaal.
• Gedetailleerde CSV: één regel per bestelling en per tarief, met bestelnummer, klanttype en btw-nummer. Dient als audittrail voor de boekhouding.
• XML in FR-formaat: conform het OSS-Union-schema van de DGFiP (namespace urn:dgfip:oss:union:v1), met de blokken Header, Operator, Supplies per land van verbruik en Totals. Klaar om te uploaden naar impots.gouv.fr.
• Alles in ZIP: de drie bestanden in één archief.

Instelbare drempels

Op de pagina VAT OSS → Drempels kunt u zoveel drempels vastleggen als u nodig hebt. Elke regel bevat:

• Aanduiding: vrije tekst (bijvoorbeeld “Verkoop van goederen”)
• Bedrag en valuta: het jaarlijkse plafond dat u wilt bewaken
• Type: Goederen, Diensten of Alles (totale omzet)
• Waarschuwingen (procent): niveaus gescheiden door komma’s (bijvoorbeeld 80,90,100)

Bij elke bestelling herberekent de plugin de jaaromzet van het betreffende type. Zodra een niveau wordt overschreden, gaat er een e-mail naar het beheerdersadres van de site en verschijnt er een blijvende melding in het beheer. Elk niveau geeft per boekjaar maar één waarschuwing.

Bij de installatie worden drie voorbeelddrempels ingevuld (het Franse micro-regime): 85.000 euro voor goederen, 37.500 euro voor diensten en 25.000 euro voor de basisvrijstelling. Pas ze aan uw situatie aan of verwijder ze.

Onderhoud

• VIES-cache leegmaken: een knop in VAT OSS → Instellingen, die alle nummers bij het volgende afrekenen opnieuw laat valideren.
• Deactiveren: behoudt alle gegevens (tabel, opties, historiek).
• Verwijderen: wist de tabel wp_vat_oss_sales, alle opties, de VIES-cache en de metagegevens van de bestellingen (ook in de HPOS-tabel wc_orders_meta).

Probleemoplossing

De VIES-validatie gaat niet af

• Controleer of de PHP-extensie SOAP op de server is geïnstalleerd.
• Controleer of de validatie is ingeschakeld in VAT OSS → Instellingen.
• VIES ligt geregeld in onderhoud bij de Europese Commissie. Probeer het later opnieuw; de terugval met btw beschermt uw bestellingen.

Het toegepaste tarief is niet wat ik verwachtte

• Verkopen naar uw land van vestiging gebruiken uw ingebouwde WooCommerce-configuratie, niet de tabel van de plugin.
• Controleer de btw-klasse van het product: die bepaalt of het standaardtarief, het verlaagde of het sterk verlaagde tarief wordt gebruikt.
• Controleer het tarief van het doelland in VAT OSS → Btw-tarieven.

Een bestelling verschijnt niet in de aangifte

• Alleen bestellingen met de status Voltooid of In behandeling worden vastgelegd.
• B2B-verkopen met een via VIES gevalideerd nummer worden bewust uitgesloten (verlegging, buiten OSS).
• Binnenlandse verkopen vallen buiten de OSS-scope.

Veelgestelde vragen

Kan ik de plugin buiten Frankrijk gebruiken?

Ja. Het land van vestiging is instelbaar, de drempels zijn volledig aan te passen en de interface bestaat in 5 talen. Alleen de XML-export volgt het Franse DGFiP-schema; voor andere nationale portalen gebruikt u de samenvattende CSV.

Ondersteunt de plugin de IOSS-regeling (invoer)?

Nee, deze versie dekt de OSS-Union-regeling (verkopen binnen de EU). De IOSS-regeling voor invoer onder 150 euro is niet inbegrepen.

Zijn de gegevens AVG-conform?

De plugin slaat alleen op wat voor de belastingaangifte nodig is: land, bedragen, tarieven en het btw-nummer (een zakelijk gegeven). Er worden geen gegevens aan derden doorgegeven, afgezien van de officiële VIES-aanroep bij de Europese Commissie.