Axonaut-connector voor WooCommerce: documentatie

De Axonaut-connector voor WooCommerce koppelt uw WooCommerce-winkel aan het Franse ERP/CRM-pakket Axonaut. De connector stuurt uw bestellingen automatisch door naar Axonaut als factuur of offerte, maakt de bijbehorende bedrijven en contactpersonen aan, genereert creditnota’s bij terugbetalingen en laat u uw historiek importeren. De volledige verwerking loopt op de achtergrond via Action Scheduler, zonder invloed op de checkout, en blijft idempotent: een bestelling wordt nooit twee keer gesynchroniseerd.

Vereisten

• WordPress 6.0 of hoger
• WooCommerce 7.0 of hoger
• PHP 7.4 of hoger
• Een actief Axonaut-account met bijbehorende API-sleutel

Installatie

1. Ga in het WordPress-beheer naar Plugins > Nieuwe plugin > Plugin uploaden.
2. Selecteer het ZIP-bestand van de plugin en klik op Nu installeren.
3. Activeer de plugin.
4. In het beheer verschijnt een nieuw menu WooCommerce > Axonaut.

Koppelen met Axonaut

Ga naar WooCommerce > Axonaut, tabblad Instellingen.

Uw API-sleutel ophalen

Open in uw Axonaut-account het onderdeel Instellingen en daarna Ontwikkelaars. Kopieer uw persoonlijke API-sleutel.

De sleutel invullen en testen

Plak de sleutel in het veld Axonaut API-sleutel en klik op Verbinding testen. Een groene melding bevestigt dat de verbinding tot stand is gekomen; een rode melding wijst op een ongeldige sleutel of een netwerkprobleem.

Configuratie

Documenttype

Kies welk document in Axonaut op basis van een bestelling wordt aangemaakt: Factuur of Offerte. Deze keuze geldt voor alle gesynchroniseerde bestellingen.

Triggerstatussen

Vink de bestelstatussen aan die de verzending naar Axonaut in gang zetten (bijvoorbeeld Voltooid). Zodra een bestelling een van deze statussen bereikt, wordt ze in de wachtrij voor synchronisatie geplaatst. Elke bestelling wordt maar één keer verzonden, ook als de status meermaals wijzigt.

Contactpersonen

Schakel deze optie in om de koper als contactpersoon (employee) aan te maken, gekoppeld aan het bedrijf in Axonaut. Het bedrijf zelf wordt altijd aangemaakt: Axonaut heeft dat nodig om facturen en offertes te koppelen.

Terugbetalingen

Schakel deze optie in zodat een terugbetaling in WooCommerce automatisch een creditnota in Axonaut aanmaakt. Dit geldt alleen voor bestellingen die al als factuur zijn gesynchroniseerd.

Betaaldatum

Als deze optie actief is, wordt de betaaldatum voor reeds betaalde bestellingen doorgegeven aan Axonaut.

Producten

Optionele instelling: synchroniseert uw WooCommerce-producten naar de Axonaut-catalogus zodra ze worden aangemaakt of bijgewerkt.

Onderhoud

Stel de bewaartermijn van het logboek in (in dagen) en schakel de debugmodus in om bij een diagnose de volledige API-antwoorden te loggen.

Synchronisatie van bestellingen

Zodra een bestelling een triggerstatus bereikt, doet de connector het volgende:

1. het bijbehorende Axonaut-bedrijf opzoeken of aanmaken;
2. het document regel voor regel opbouwen, met het btw-tarief dat per regel wordt berekend;
3. verzendkosten en eventuele toeslagen als aparte regels toevoegen;
4. de betaaldatum doorgeven als de bestelling al betaald is;
5. de factuur of offerte in Axonaut aanmaken en de identificatie op de bestelling opslaan.

Bedrijven, contactpersonen en intracommunautaire btw

Het Axonaut-bedrijf wordt aangemaakt op basis van de factuurgegevens. De connector onderscheidt automatisch zakelijke klanten (bedrijfsveld ingevuld) van particulieren en neemt het intracommunautaire btw-nummer over dat in de belangrijkste EU-btw-plugins wordt gevonden.

Ontdubbeling

Vóór elke API-aanroep zoekt de connector naar een al bekend bedrijf: eerst op de bestelling zelf, dan op het klantaccount (indien aanwezig) en vervolgens op een eerdere bestelling met hetzelfde factuur-e-mailadres. Terugkerende kopers worden zo herkend, ook bij gastbestellingen, zonder dubbele records aan te maken.

Creditnota’s en terugbetalingen

Een volledige of gedeeltelijke terugbetaling in WooCommerce op een bestelling die al als factuur is gesynchroniseerd, maakt automatisch een creditnota aan in Axonaut, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur.

• Terugbetalingen per regel worden regel voor regel overgenomen, met herberekende btw.
• Terugbetalingen op bedrag leveren één globale creditnotaregel op.
• Terugbetaalde verzendkosten komen als aparte regel terug.

Elke creditnota is idempotent: eenzelfde terugbetaling levert nooit twee creditnota’s op.

Import van de historiek

Via het tabblad Import stuurt u uw bestaande bestellingen door naar Axonaut.

1. Kies een datumbereik (optioneel) en de bestelstatussen die u wilt meenemen.
2. Klik op Import starten.
3. De bestellingen worden op de achtergrond in batches doorlopen via Action Scheduler; al gesynchroniseerde bestellingen worden automatisch overgeslagen.

Volg de voortgang op het tabblad Logboek.

Bulkactie in de besteloverzicht

Selecteer in het besteloverzicht (HPOS-scherm of het klassieke scherm) een of meer bestellingen en kies de bulkactie Synchroniseren naar Axonaut. Een melding geeft aan hoeveel bestellingen in de wachtrij zijn geplaatst en hoeveel er zijn overgeslagen omdat ze al gesynchroniseerd waren.

Metabox en handmatige hersynchronisatie

Op de bestelpagina toont het vak Axonaut de synchronisatiestatus: type en nummer van het aangemaakte document, het gekoppelde bedrijf en de datum. Is de bestelling nog niet gesynchroniseerd, dan verstuurt de knop Nu synchroniseren haar direct, met weergave van de laatste fout indien van toepassing.

Activiteitenlogboek en debugmodus

Het tabblad Logboek toont de laatste handelingen (aangemaakte bedrijven, facturen, creditnota’s, fouten) met een directe link naar de betrokken bestelling. De bewaartermijn is instelbaar. De debugmodus voegt de volledige API-antwoorden aan het logboek toe, wat handig is om een probleem te achterhalen.

Productsynchronisatie (optioneel)

Als deze optie actief is, wordt elke aanmaak of wijziging van een WooCommerce-product doorgevoerd in de Axonaut-catalogus (naam, SKU-referentie, prijs exclusief btw, btw-tarief). De koppeling wordt onthouden, zodat bij latere wijzigingen het juiste Axonaut-product wordt bijgewerkt.

HPOS-compatibiliteit

De plugin verklaart zichzelf compatibel met de high performance order storage. Alle synchronisatiemetagegevens worden opgeslagen via de WooCommerce-bestel-API, wat een identieke werking garandeert met zowel de klassieke opslag als HPOS.

Hooks voor ontwikkelaars

De connector biedt verschillende uitbreidingspunten om de gegevens die naar Axonaut gaan aan te passen:

• df_axonaut_company_payload: filtert de bedrijfsgegevens vóór aanmaak.
• df_axonaut_employee_payload: filtert de gegevens van de contactpersoon vóór aanmaak.
• df_axonaut_document_payload: filtert de gegevens van de factuur of offerte.
• df_axonaut_credit_note_payload: filtert de gegevens van de creditnota.
• df_axonaut_product_payload: filtert de gegevens van het gesynchroniseerde product.
• df_axonaut_vat_meta_keys: past de metasleutels aan waarin naar het btw-nummer wordt gezocht.
• df_axonaut_order_synced: actie die afgaat na een geslaagde synchronisatie van een bestelling.
• df_axonaut_refund_synced: actie die afgaat na het aanmaken van een creditnota.

Probleemoplossing

De verbindingstest mislukt

Controleer of de API-sleutel juist en actief is in uw Axonaut-account, en of uw server de Axonaut API via uitgaand HTTPS kan bereiken.

Een bestelling wordt niet gesynchroniseerd

Ga na of de status ervan bij de triggerstatussen staat en of de bestelling niet al gesynchroniseerd is. Raadpleeg het logboek en het Axonaut-vak van de bestelling voor de laatste fout. Controleer ook of de Action Scheduler-wachtrij draait (WooCommerce > Status > Geplande acties).

Er is geen creditnota aangemaakt

Creditnota’s worden alleen aangemaakt voor bestellingen die al als factuur zijn gesynchroniseerd (niet als offerte) en alleen wanneer de optie voor terugbetalingen actief is.