Uma loja B2B que aceita a transferência bancária com pagamento à receção ou a 30 dias acumula um saldo em aberto. Enquanto se mantém baixo, uma folha de cálculo chega. Passadas cerca de trinta faturas abertas em simultâneo, o acompanhamento manual descola: relançam-se os grandes clientes, esquecem-se os pequenos, e são muitas vezes os pequenos que acabam em perda.
O PrestaShop não gere este tema. A encomenda passa a «Aguarda pagamento por transferência» e mais nada acontece. Nenhum contador de vencimento, nenhuma cobrança, nenhum cálculo de juros. Aqui fica como estruturar o processo.
A sequência em quatro tempos
O dado mais contraintuitivo da cobrança é este: a taxa de recuperação depende mais do prazo da primeira cobrança do que da firmeza do tom. Uma fatura reclamada no dia seguinte ao vencimento resolve-se na grande maioria dos casos como um simples esquecimento corrigido. A mesma fatura reclamada aos trinta dias entra numa negociação.
D+1: o lembrete neutro
Tom informativo, não cominatório. O objetivo é tratar o caso maioritário, o da fatura perdida numa caixa de correio da contabilidade. Recorde o número da fatura, o montante, a data de vencimento ultrapassada, e anexe de novo o documento. Proponha um contacto direto em caso de litígio sobre a prestação: é a melhor forma de fazer subir cedo um problema de fundo.
D+8: a cobrança firme
O tom muda. Constata a ausência de liquidação e fixa uma data limite explícita, em geral sete dias. É também o momento de anunciar, sem ainda as aplicar, as consequências previstas nas condições gerais de venda: juros de mora e suspensão das entregas em curso.
D+15: a cobrança com juros quantificados
Aplica e quantifica. Dois montantes têm de aparecer distintamente:
- os juros de mora, calculados à taxa prevista nas suas condições gerais, ou, na sua falta, à taxa supletiva dos juros comerciais publicada semestralmente pela Direção-Geral do Tesouro e Finanças ao abrigo do Decreto-Lei n.º 62/2013;
- a indemnização mínima pelos custos de cobrança, fixada em 40 euros por fatura pelo mesmo diploma.
Ponto muitas vezes mal compreendido: estes dois montantes são devidos de pleno direito a partir do dia seguinte ao vencimento, sem necessidade de interpelação prévia. Escolhe reclamá-los ou não, mas não precisa de os ter anunciado para ter direito a eles.
D+30: a interpelação formal
Carta registada com aviso de receção, retomando o histórico das cobranças, o capital, os juros, a indemnização de 40 euros e um prazo final. É a peça que torna possível um procedimento posterior, seja a injunção ou a ação declarativa. Marca também a saída do processo automatizado: para além disso, o caso passa a tratamento individual.
Cobrança de Dívidas B2B e Juros de Mora: Módulo PrestaShop 8 e 9Cobre as suas dívidas B2B e calcule automaticamente os juros de mora legais.89,00€
O que o acompanhamento tem de expor
Uma sequência de e-mails não chega. É preciso uma vista por cliente, não só por fatura, com quatro informações:
- o saldo total em aberto, todas as faturas somadas;
- a antiguidade da fatura mais velha por liquidar;
- a fase de cobrança atingida por cada uma;
- o montante dos juros vencidos à data.
Esta vista serve para duas decisões concretas: bloquear ou não a aceitação de novas encomendas desse cliente, e decidir entre cobrança amigável e passagem ao contencioso. Sem ela, continua a entregar a um cliente que não paga há dois meses, o que acontece mais vezes do que se admite.
As menções a não esquecer na fatura
O processo de cobrança apoia-se em menções que já devem constar da fatura inicial, emitida pelo software certificado pela AT. Três são determinantes em B2B:
- a data de vencimento ou o prazo de pagamento acordado;
- a taxa dos juros de mora aplicáveis, ou a remissão para a taxa supletiva legal;
- a referência à indemnização de 40 euros pelos custos de cobrança.
A lei portuguesa não obriga a mencionar a taxa dos juros na fatura, ao contrário do que acontece noutros países, mas a sua ausência enfraquece a sua posição numa discussão e abre a porta a contestações. Verifique o template de fatura e as condições gerais antes de lançar a menor sequência de cobrança: o modelo nativo do PrestaShop não as contém, e os prazos convencionados não podem exceder os 60 dias do Decreto-Lei n.º 62/2013 salvo acordo expresso e não abusivo.
O ponto de rutura
Três sinais indicam que o tratamento manual atingiu o seu limite: já não sabe dizer de cor que cliente lhe deve quanto, descobre faturas com mais de sessenta dias de atraso no momento do fecho, e cobra por vagas em vez de ao fio do tempo. Nesta fase, cada semana de atraso na cobrança custa mecanicamente taxa de recuperação.
O módulo Cobrança de Dívidas B2B trata esta cadeia no PrestaShop 8 e 9: vencimentos por encomenda, sequência de cobrança parametrizável, cálculo automático dos juros e da indemnização de 40 euros, e painel do saldo em aberto por cliente.
