Um cliente profissional que encomenda duas vezes por semana recebe uma centena de faturas por ano. O contabilista dele trata uma centena, o seu contabilista emite uma centena, e cada uma gera potencialmente uma transferência a conciliar. A faturação resumo resolve este problema emitindo uma fatura única por cliente e por período, geralmente o mês.
O PrestaShop não tem esta noção. Uma encomenda equivale a uma fatura, gerada automaticamente na mudança de estado. Aqui fica o que a passagem à faturação mensal supõe de facto.
O que a consolidação muda em concreto
Para o cliente, um único documento a validar e um único pagamento a programar. Em encomendas de valor baixo e frequência alta, é muitas vezes a condição posta pelo departamento de compras para trabalhar consigo.
Para si, acumulam-se três efeitos: menos documentos a emitir e a arquivar, menos transferências a conciliar, e um saldo em aberto mais legível porque se raciocina por cliente e não por encomenda. O contrapeso é real: recebe mais tarde. Uma encomenda do dia 2 do mês faturada a 30, pagável a 30 dias, é liquidada no fim do mês seguinte, ou seja, perto de sessenta dias de desfasamento, que é aliás o teto supletivo do Decreto-Lei n.º 62/2013. Esta decisão é financeira antes de ser técnica.
Os quatro casos de gestão a decidir
A data que desencadeia a imputação
Uma encomenda feita a 30 de janeiro e expedida a 2 de fevereiro pertence a que fatura? A regra mais segura imputa a encomenda ao período da entrega, porque é a entrega que torna o crédito exigível na venda de mercadorias. Escolha uma regra única e documente-a: a incoerência neste ponto é o que desencadeia as contestações dos clientes.
As devoluções e as notas de crédito
Uma devolução ocorrida antes do fecho tem de ser deduzida da fatura resumo em curso. Uma devolução ocorrida depois da emissão obriga a uma nota de crédito separada, com a sua própria numeração. Nunca retifique uma fatura já transmitida, mesmo que ainda não esteja paga: no regime da faturação certificada pela AT, uma fatura comunicada não se altera, corrige-se por nota de crédito.
O IVA
As taxas aplicáveis são as que estão em vigor à data de cada entrega, não à data de emissão da fatura resumo. Num período a cavalo de uma alteração de taxa, a fatura leva portanto duas taxas distintas. O documento tem de detalhar as bases por taxa, o que uma simples soma de encomendas não faz. Nas lojas que entregam nos Açores e na Madeira, o mesmo cuidado vale para as taxas regionais: uma fatura resumo pode ter de separar bases a 23 %, 22 % e 16 %.
O detalhe exigido
Uma fatura resumo não é um extrato. Tem de retomar o detalhe das entregas: data, referência da encomenda ou da guia de remessa, designação dos artigos, quantidades, preços unitários. Um documento que se limitasse a listar montantes não cumpre as condições de uma fatura e será recusado pela contabilidade do cliente.
Módulo Faturação Resumo B2B PrestaShop 8 e 9: Fatura Mensal Consolidada por ClienteUma fatura mensal por cliente empresarial, em vez de uma fatura por encomenda.89,00€
A numeração
É o ponto em que uma implementação caseira falha mais vezes. A numeração das faturas tem de ser contínua, cronológica e sem interrupções, e em Portugal é gerida pelo programa certificado, com séries comunicadas à AT e ATCUD por série. Se continua a gerar faturas por encomenda para os clientes B2C e emite resumos para os clientes B2B, os dois fluxos têm de partilhar a mesma sequência, ou usar duas séries distintas claramente identificadas por um prefixo e ambas comunicadas.
O que não pode fazer: gerar as faturas unitárias e depois «substituí-las» por uma resumo. Os números já atribuídos ficariam na sequência sem documento correspondente, o que constitui uma interrupção e uma anomalia no SAF-T (PT). A consolidação tem de intervir a montante, não emitindo fatura ao nível da encomenda.
O que o PrestaShop faz, e porque isso bloqueia
No PrestaShop, a fatura é gerada pela passagem a um estado de encomenda cuja opção «fatura» está assinalada, tipicamente «Pagamento aceite» ou «Expedido». O número é atribuído nesse momento, a partir do contador global da loja.
Seguem-se duas consequências. Primeiro, é preciso neutralizar a geração automática para os clientes em causa, sem a desativar para os outros, o que supõe raciocinar por grupo de clientes. Depois, é preciso dispor de um estado intermédio para as encomendas entregues mas ainda não faturadas, senão perde o rasto do que falta consolidar no fim do mês.
O contexto da faturação eletrónica
A generalização da fatura eletrónica entre empresas torna este tema mais sensível do que antes. Em Portugal, o Estado já exige o formato estruturado CIUS-PT nas relações com a administração pública, através da eSPap, e o movimento europeu vai estender a lógica ao B2B. Uma fatura resumo continua perfeitamente admitida, mas terá de ser emitida num formato estruturado com o detalhe de linhas explorável por máquina. Uma consolidação improvisada por montagem de PDF não passa esta etapa.
É um bom argumento para tratar o tema agora em vez de na urgência: a estrutura de dados que monta hoje para consolidar com limpeza é exatamente a que será exigida amanhã.
Implementar a consolidação
O módulo Faturação Resumo B2B trata esta cadeia no PrestaShop 8 e 9: suspensão da faturação unitária por grupo de clientes, agrupamento por período, detalhe das entregas por linha, gestão das notas de crédito e numeração contínua, a articular com o seu software certificado para a emissão fiscal.
