Numa loja B2B, o orçamento não é um documento decorativo: é o objeto à volta do qual gira a relação comercial. A sua transformação em encomenda é o momento em que tudo se pode perder, porque o preço mexeu, porque o stock não estava reservado, ou porque ninguém sabe que versão do orçamento o cliente aceitou.
O PrestaShop só conhece a encomenda. Aqui fica o fluxo a construir à volta.
Os seis estados de um orçamento
Um orçamento não é um objeto com duas posições. Seis estados cobrem a totalidade das situações reais.
- Rascunho: construído do lado do comerciante, não visível para o cliente. É aqui que o comercial ajusta os descontos.
- Enviado: transmitido ao cliente, passa a ser uma proposta firme e compromete os seus preços durante o prazo de validade.
- Aceite: o cliente validou. O documento fica congelado, sem qualquer alteração possível.
- Recusado: a conservar, com o motivo quando o tiver. É a sua melhor fonte de informação sobre o seu posicionamento de preços.
- Expirado: a data de validade passou sem resposta. O estado tem de mudar automaticamente.
- Convertido: foi criada uma encomenda a partir do orçamento, com uma ligação permanente entre os dois.
O erro clássico é fundir «aceite» e «convertido». Entre os dois podem passar vários dias, o tempo de uma nota de encomenda do cliente ou de uma transferência de sinal, e tem de saber quantos orçamentos estão nesse intervalo.
O prazo de validade não é uma formalidade
Um orçamento sem data limite é uma proposta por tempo indeterminado. Seguem-se três riscos concretos.
Os seus preços de compra evoluem, mas continua vinculado ao preço indicado. O stock que tinha no momento do orçamento foi vendido a outros clientes. E, em produtos importados, a taxa de câmbio mexeu.
Trinta dias é o prazo habitual. O que conta mais do que o número é que o prazo apareça no documento, que a passagem ao estado expirado seja automática, e que uma insistência parta alguns dias antes. Um orçamento relançado a três dias da expiração transforma-se claramente mais vezes do que um orçamento esquecido.
O sinal
Em montantes significativos ou produtos feitos à medida, o sinal protege a tesouraria e compromete o cliente. Três pontos a enquadrar.
- O montante: percentagem ou valor fixo, a definir por gama em vez de caso a caso.
- A faturação: um sinal recebido dá origem a uma fatura de adiantamento, emitida pelo software certificado pela AT, que será deduzida da fatura final. Não é uma simples linha de pagamento.
- O destino em caso de anulação: a escrever nas condições do orçamento, não a improvisar no momento do litígio.
A conversão, e a questão do stock
No momento da conversão, há uma decisão a tomar: reserva o stock logo na aceitação do orçamento, ou só na criação da encomenda?
Reservar logo na aceitação evita anunciar uma disponibilidade que não consegue cumprir. Em contrapartida, imobiliza stock em negócios que podem nunca se concretizar. O compromisso corrente é reservar depois de receber o sinal, o que filtra as intenções mornas.
No plano documental, a encomenda tem de conservar o número do orçamento de origem. É essa ligação que permite descobrir, seis meses depois, sobre que base tarifária foi concedido um desconto.
O que o orçamento não deve ser
Dois atalhos frequentes criam problemas.
O orçamento não é uma encomenda em espera. Criar uma encomenda no PrestaShop com um estado «orçamento» parece prático, mas polui as suas estatísticas, as suas exportações contabilísticas e as suas cobranças. Uma encomenda não validada continua a ser uma encomenda nos contadores.
O orçamento não usa a numeração das faturas. Precisa da sua própria sequência, com um prefixo distinto. Misturar as duas cria uma interrupção na numeração contabilística, exatamente o ponto que a AT verifica no SAF-T (PT). Em Portugal, o orçamento é aliás um documento comercial sem valor fiscal, e é a fatura emitida pelo programa certificado que fecha o circuito.
O que desencadeia a passagem a uma ferramenta
Um orçamento por semana trata-se muito bem numa folha de cálculo e num PDF enviado à mão. Três sinais indicam que o limiar foi ultrapassado: já não sabe quantos orçamentos estão à espera de resposta, descobre orçamentos expirados que ninguém relançou, e a reintrodução das linhas no momento da encomenda gera erros de preço.
Nessa fase, o custo do tratamento manual conta-se em negócios perdidos, não em horas.
Implementar o fluxo
O módulo Pedido de Orçamento B2B para PrestaShop cobre esta cadeia no PrestaShop 8 e 9: pedido a partir da página de produto ou do carrinho, gestão dos estados e do prazo de validade, insistência antes da expiração, e conversão em encomenda sem reintrodução, com conservação da ligação entre os dois documentos.
