In voeding, cosmetica en farmacie zijn twee eenheden van hetzelfde product niet uitwisselbaar: de ene verloopt over drie weken, de andere over acht maanden. De tweede versturen en de eerste bewaren levert een zeker verlies op.
Dat is wat de FEFO-methode corrigeert.
FIFO en FEFO: het verschil
FIFO verstuurt eerst wat als eerste is binnengekomen. Het gaat uit van de aanname dat de volgorde van binnenkomst overeenkomt met de volgorde van vervallen.
FEFO verstuurt eerst wat het eerst verloopt, ongeacht de volgorde van aankomst.
Beide regels geven hetzelfde resultaat zolang leveringen elkaar met regelmatige data opvolgen. Ze lopen uiteen zodra er een levering binnenkomt met kortere data dan de bestaande voorraad, en dat gebeurt vaak.
Drie situaties veroorzaken dat verschil.
Een uitverkoop bij de leverancier, waarbij u partijen met korte data tegen een lagere prijs ontvangt.
Een trage omloopsnelheid op een artikel, waarbij een oude partij met een lange datum naast een recente partij met een korte datum ligt.
Een retour die terug de voorraad in gaat, met zijn oorspronkelijke datum en niet die van de terugname.
In alle drie de gevallen verstuurt FIFO de verkeerde partij en is de derving onvermijdelijk.
Wat FEFO veronderstelt
De methode werkt alleen als u van elke eenheid in voorraad de houdbaarheidsdatum kent. Dat vraagt om beheer per partij.
Drie elementen per partij.
Een identificatie, meestal het partijnummer van de leverancier.
De uiterste datum, of het nu gaat om een TGT-datum (te gebruiken tot) of een THT-datum (ten minste houdbaar tot).
De resterende hoeveelheid, die bij elke verzending afneemt.
De voorraad van een product is dus de som van de hoeveelheden van zijn partijen, en niet één enkel getal.
Die wijziging van het model is structureel. Ze werkt door in de ontvangst, de orderverzameling, de inventarisatie en de retouren.
De toewijzingsregel
De kernvraag: welke partij wijst u toe aan een bestelling?
De basisregel is eenvoudig: de partij met de dichtstbijzijnde datum, onder de partijen die nog verkoopbaar zijn.
In de praktijk zijn drie verfijningen nodig.
De verkoopbaarheidsdrempel. Een product waarvan de datum over vier dagen verstrijkt, mag niet naar een klant die het over drie dagen ontvangt. Leg per productfamilie een minimale resterende houdbaarheid bij verzending vast.
De splitsing. Een bestelling van tien stuks kan twee partijen vergen als de eerste er maar zes bevat. Dat is acceptabel, en de pakbon moet het vermelden.
Toewijzing bij het verzamelen, niet bij de bestelling. Daartussen kan de voorraad zijn verschoven. Een specifieke partij reserveren bij de bestelling levert onnodige blokkades op.
Houdbaarheid en batchbeheer: THT, TGT en FEFOEén batch, één datum, één kostprijs en een correcte afboeking: houdbaarheidsdatums direct in PrestaShop.€99,00
De resterende houdbaarheid
Dit is net zo goed een commercieel als een logistiek punt, en het verdient een expliciete keuze.
Hoeveel tijd moet een klant bij ontvangst nog met het product hebben? Het antwoord hangt af van de aard van het product en van het kanaal.
Bij vers met korte houdbaarheid volstaan enkele dagen, maar moet de bezorging snel zijn.
Bij kruidenierswaren is een derde van de totale houdbaarheid een gangbare vuistregel.
In B2B is de resterende houdbaarheid vaak contractueel: de afnemer eist een minimum, omdat hij de goederen zelf nog moet doorverkopen.
Twee gevolgen. Een partij die onder die drempel zakt, is niet meer verkoopbaar tegen het normale tarief: die moet worden uitgefaseerd, afgeprijsd of uit de verkoop gehaald. En die omslag moet automatisch en gesignaleerd gebeuren, niet worden ontdekt tijdens het verzamelen.
Wat er verandert bij de ontvangst
FEFO begint bij de ontvangst, en daar ontstaan de fouten.
Vier punten.
De datum wordt bij ontvangst ingevoerd, niet later. Een partij die zonder datum binnenkomt, is onbruikbaar en moet fysiek worden teruggezocht.
De consistentiecontrole: een partij met een kortere datum dan de bestaande voorraad moet een melding opleveren, omdat ze uw uitgaande volgorde omdraait.
De mogelijkheid tot weigering. Levert uw leverancier stelselmatig korte data, dan is dat een onderhandelingspunt, en uw inkoopvoorwaarden kunnen een minimale resterende houdbaarheid bij levering voorschrijven.
De fysieke locatie. FEFO in het systeem heeft geen zin als de orderverzamelaar de bovenste doos pakt. De inrichting van het magazijn moet de juiste partij als eerste bereikbaar maken.
Dat laatste punt laat invoeringen stuklopen. De software wijst de partij aan, de verzamelaar pakt de andere, en het verschil stapelt zich op.
De orderverzameling
Drie elementen op de pakbon.
Het te pakken partijnummer, expliciet, niet alleen het artikelnummer.
De bijbehorende locatie, als uw magazijn met locaties werkt.
De splitsing, wanneer één regel meerdere partijen vraagt, met de hoeveelheid per partij.
Voeg daar een bevestiging van de gepakte partij door de verzamelaar aan toe, bij voorkeur via een scan. Dat garandeert dat de administratieve traceerbaarheid overeenkomt met de werkelijkheid, en dat is onmisbaar bij een terugroeping.
Traceerbaarheid en terugroeping
Dit voordeel rechtvaardigt het beheer per partij op zichzelf al, los van de derving.
Bij een productterugroeping moet u snel kunnen vaststellen welke klanten welke partij hebben ontvangen. Zonder koppeling tussen bestellingen en partijen rest alleen de optie om alle kopers van het product over een ruime periode terug te roepen.
Drie mogelijkheden om in uw configuratie te controleren.
De bestellingen terugvinden die een bepaalde partij bevatten.
De verzonden partij terugvinden bij een bepaalde bestelling, wanneer een klant u belt met een nummer op zijn verpakking.
De lijst met ontvangers van een partij uittrekken, inclusief contactgegevens, om de communicatie te organiseren.
Die drie zoekopdrachten moeten onmiddellijk resultaat geven. Bij een terugroeping telt elke minuut.
De weergave aan de klantzijde
Een knoop om door te hakken: kondigt u de houdbaarheidsdatum aan vóór de aankoop?
Bij vers wel: de klant moet het weten. Een gegarandeerde minimumdatum tonen in plaats van de exacte datum van de partij voorkomt dat u de productpagina bij elke partijwissel moet bijwerken.
Bij houdbare kruidenierswaren is dat doorgaans niet nodig, en het kan zelfs zonder reden ongerust maken.
Bij verkoop met korte datum moet de datum juist duidelijk zichtbaar zijn, want die rechtvaardigt de lagere prijs. Een klant die een partij met korte datum tegen een stuntprijs koopt en dat pas bij ontvangst ontdekt, voelt zich misleid.
Het effect meten
Vier indicatoren, waarvan de eerste het project rechtvaardigt.
Het dervingspercentage door verval, in waarde en als percentage van de omzet van de categorie. Dat is het cijfer van voor en na.
De gemiddelde resterende houdbaarheid bij verzending, die zou moeten dalen omdat u de oudste partijen als eerste uitstuurt. Een daling is hier een teken dat het werkt.
Het aantal partijen dat onder de drempel is gezakt zonder te zijn verkocht, wat de artikelen met overvoorraad aanwijst.
Het klachtenpercentage over korte data bij ontvangst, dat op nul moet blijven.
Een richtpunt: bij een slecht uitgeruste voedingsactiviteit bedraagt de derving door verval vaak enkele procenten van de omzet. Goed FEFO-beheer wint daar een aanzienlijk deel van terug, waardoor de terugverdienberekening vrij eenvoudig te maken is.
De module TGT- en THT-beheer voor PrestaShop zet deze methode op in PrestaShop 8 en 9: voorraadbeheer per partij met uiterste datum, FEFO-toewijzing op het moment van verzamelen inclusief splitsing, een drempel voor resterende houdbaarheid per productfamilie met automatische melding, het partijnummer op de pakbon en volledige traceerbaarheid tussen partijen en bestellingen.
