Bei Lebensmitteln, Kosmetik und Arzneimitteln sind zwei Einheiten desselben Produkts nicht austauschbar: die eine läuft in drei Wochen ab, die andere in acht Monaten. Die zweite zu versenden und die erste zu behalten erzeugt einen sicheren Verlust.
Genau das korrigiert die FEFO-Methode.
FIFO und FEFO: der Unterschied
FIFO versendet zuerst, was zuerst eingegangen ist. Es beruht auf der Annahme, dass die Eingangsreihenfolge der Ablaufreihenfolge entspricht.
FEFO versendet zuerst, was zuerst abläuft, unabhängig von der Eingangsreihenfolge.
Beide Regeln liefern dasselbe Ergebnis, wenn Lieferungen mit regelmäßigen Daten aufeinanderfolgen. Sie weichen ab, sobald eine Lieferung mit kürzeren Daten als der vorhandene Bestand eintrifft, was häufig vorkommt.
Drei Situationen erzeugen diese Abweichung.
Ein Lagerabverkauf des Lieferanten, bei dem Sie kurzdatierte Chargen zu reduziertem Preis erhalten.
Ein langsamer Umschlag bei einem Artikel, wo eine alte langdatierte Charge neben einer neuen kurzdatierten liegt.
Eine ins Lager zurückgeführte Retoure, deren Datum das ursprüngliche ist und nicht das der Rückführung.
In allen drei Fällen versendet FIFO die falsche Charge und der Verlust ist zwangsläufig.
Was FEFO voraussetzt
Die Methode funktioniert nur, wenn Sie das Ablaufdatum jeder Einheit im Bestand kennen. Das verlangt eine Chargenverwaltung.
Drei Elemente je Charge.
Eine Kennung, in der Regel die Chargennummer des Lieferanten.
Das Grenzdatum, ob Verbrauchsdatum oder Mindesthaltbarkeitsdatum.
Die Restmenge, bei jedem Versand verringert.
Der Bestand eines Produkts wird damit zur Summe der Mengen seiner Chargen und nicht zu einer einzigen Zahl.
Dieser Modellwechsel ist das Strukturbildende. Er wirkt sich auf Wareneingang, Kommissionierung, Inventuren und Retouren aus.
Die Zuordnungsregel
Die zentrale Frage: welche Charge einem Auftrag zuordnen?
Die Grundregel ist einfach: die Charge mit dem nächstliegenden Datum unter den noch verkaufsfähigen.
Drei in der Praxis nötige Verfeinerungen.
Die Verkaufsfähigkeitsschwelle. Ein Produkt, dessen Datum in vier Tagen liegt, darf nicht an einen Kunden gehen, der es in drei Tagen erhält. Legen Sie je Produktfamilie eine Mindestrestlaufzeit beim Versand fest.
Die Aufteilung. Ein Auftrag über zehn Einheiten kann zwei Chargen benötigen, wenn die erste nur sechs enthält. Das ist zulässig, und der Kommissionierbeleg muss es ausweisen.
Die Zuordnung zum Zeitpunkt der Kommissionierung, nicht der Bestellung. Dazwischen kann sich der Bestand bewegt haben. Eine bestimmte Charge dem Auftrag zu reservieren erzeugt unnötige Blockaden.
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Die Restlaufzeit
Ein kaufmännischer ebenso wie ein logistischer Punkt, der ausdrücklich festgelegt gehört.
Wie lange soll der Kunde das Produkt bei Erhalt noch nutzen können? Die Antwort hängt von der Art des Produkts und vom Vertriebsweg ab.
Bei kurzdatierter Frischware genügen einige Tage, aber der Transport muss schnell sein.
Bei Trockensortiment ist ein Drittel der Gesamthaltbarkeit ein gängiger Richtwert.
Im B2B ist die Restlaufzeit oft vertraglich geregelt: der Wiederverkäufer verlangt ein Minimum, weil er die Ware selbst noch absetzen muss.
Zwei Folgen. Eine Charge unter dieser Schwelle ist zum Normalpreis nicht mehr verkaufsfähig: sie muss abverkauft, reduziert oder ausgelistet werden. Und dieser Wechsel muss automatisch erfolgen und gemeldet werden, nicht in der Kommissionierung auffallen.
Was sich im Wareneingang ändert
FEFO beginnt im Wareneingang, und dort entstehen die Fehler.
Vier Punkte.
Das Datum wird beim Wareneingang erfasst, nicht später. Eine ohne Datum erfasste Charge ist unbrauchbar und muss physisch wiedergefunden werden.
Die Plausibilitätsprüfung: eine Charge mit kürzerem Datum als der vorhandene Bestand muss eine Warnung auslösen, weil sie Ihre Auslagerreihenfolge umkehrt.
Die mögliche Ablehnung. Liefert Ihr Lieferant systematisch kurze Daten, ist das Verhandlungssache, und Ihre Einkaufsbedingungen können eine Mindestrestlaufzeit bei Lieferung vorsehen.
Der physische Lagerplatz. FEFO in der Software nützt nichts, wenn der Kommissionierer den obersten Karton nimmt. Die Lagerorganisation muss die richtige Charge zuerst zugänglich machen.
Dieser letzte Punkt lässt Einführungen scheitern. Die Software nennt die Charge, der Kommissionierer nimmt die andere, und die Abweichung summiert sich.
Die Kommissionierung
Drei Elemente auf dem Kommissionierbeleg.
Die zu entnehmende Chargennummer, ausdrücklich, nicht nur die Artikelnummer.
Der zugehörige Lagerplatz, sofern Ihr Lager damit arbeitet.
Die Aufteilung, wenn eine Position mehrere Chargen verlangt, mit der Menge je Charge.
Ergänzen Sie eine Bestätigung der entnommenen Charge durch den Kommissionierer, idealerweise per Scan. Das stellt sicher, dass die erfasste Rückverfolgbarkeit der Realität entspricht, und ist im Rückrufall unverzichtbar.
Rückverfolgbarkeit und Rückruf
Ein Nutzen, der die Chargenverwaltung für sich allein rechtfertigt, unabhängig vom Verderb.
Bei einem Produktrückruf müssen Sie schnell feststellen können, welche Kunden welche Charge erhalten haben. Ohne Verknüpfung zwischen Aufträgen und Chargen bleibt nur, alle Käufer des Produkts über einen weiten Zeitraum zu benachrichtigen.
Drei Fähigkeiten, die Sie in Ihrer Konfiguration prüfen sollten.
Die Aufträge finden, die eine bestimmte Charge enthalten.
Die Charge finden, die zu einem bestimmten Auftrag versendet wurde, wenn ein Kunde mit einer Nummer auf seiner Verpackung anruft.
Die Empfängerliste einer Charge auslesen, mit Kontaktdaten, um die Information zu organisieren.
Diese drei Abfragen müssen sofort möglich sein. Im Rückruffall zählt die Zeit.
Die Anzeige auf Kundenseite
Zu klärende Frage: soll das Ablaufdatum vor dem Kauf genannt werden?
Bei Frischware ja: der Kunde muss es wissen. Ein garantiertes Mindestdatum statt des genauen Chargendatums erspart die Aktualisierung der Produktseite bei jedem Chargenwechsel.
Bei lang haltbarem Trockensortiment ist es in der Regel nicht nötig und kann sogar grundlos beunruhigen.
Bei Kurzdatum-Aktionen dagegen muss das Datum klar ausgewiesen sein, und genau es rechtfertigt den reduzierten Preis. Ein Kunde, der eine kurzdatierte Charge zum Schnäppchenpreis kauft und es erst bei Erhalt merkt, fühlt sich getäuscht.
Die Wirkung messen
Vier Kennzahlen, deren erste das Projekt rechtfertigt.
Die Verderbquote wegen Ablauf, in Wert und als Prozentsatz des Kategorieumsatzes. Das ist die Zahl vor und nach der Umstellung.
Die durchschnittliche Restlaufzeit beim Versand, die sinken sollte, da Sie die ältesten Chargen zuerst ausliefern. Ein Rückgang ist hier ein Zeichen dafür, dass es funktioniert.
Die Zahl der unter die Schwelle gefallenen Chargen, die nicht abverkauft wurden, was überbevorratete Artikel sichtbar macht.
Die Reklamationsquote wegen kurzer Daten bei Erhalt, die bei null bleiben sollte.
Ein Richtwert: in einem schlecht ausgestatteten Lebensmittelbetrieb macht der Ablaufverderb oft mehrere Umsatzpunkte aus. Eine saubere FEFO-Steuerung holt davon einen erheblichen Teil zurück, was die Amortisationsrechnung recht einfach macht.
Das MHD- und Chargenverwaltungs-Modul für PrestaShop setzt diese Methode in PrestaShop 8 und 9 um: Bestandsführung je Charge mit Grenzdatum, FEFO-Zuordnung zum Kommissionierzeitpunkt mit Aufteilung, Restlaufzeitschwelle je Familie mit automatischer Warnung, Chargennummer auf dem Kommissionierbeleg und vollständige Rückverfolgbarkeit zwischen Chargen und Aufträgen.
