Export Comptable — Guide complet

Présentation

DataFirefly Export Comptable (dfaccountingexport) génère vos écritures comptables PrestaShop dans huit formats : FEC (obligation fiscale française, article A-47 A-1 du LPF), Sage 100, EBP Compta, Ciel XIMPORT, Quadratus ASCFIC, Pennylane, Tiime et Indy. Le module lit les commandes payées et les avoirs de la période choisie, construit les écritures (journal des ventes VE et journal des avoirs AV), ventile automatiquement par taux de TVA et produit un fichier prêt à transmettre à votre cabinet ou à importer dans votre logiciel comptable.

Installation

1. Dans le back-office PrestaShop, allez dans Modules → Gestionnaire de modules → Installer un module.
2. Uploadez le fichier dfaccountingexport.zip.
3. Le module crée automatiquement la table ps_dfae_export_log (historique des exports) et un onglet Export comptable sous le menu Commandes.

Compatibilité : PrestaShop 8.0 à 9.x, PHP 7.4 minimum (8.1+ recommandé), multiboutique supporté.

Configuration

Ouvrez Modules → dfaccountingexport → Configurer. La configuration est organisée en panneaux.

Journaux

• Code journal ventes (défaut VE) et son libellé.
• Code journal avoirs (défaut AV) et son libellé.

Plan de comptes

Les valeurs par défaut suivent le Plan Comptable Général français. Tous les numéros sont modifiables :

• 411 — Clients (compte général, racine)
• 707 — Ventes de marchandises
• 4457 — TVA collectée
• 708 — Frais de port facturés
• 709 — Rabais, remises, ristournes
• Comptes d’encaissement : un compte par mode de paiement, configurés dans le panneau dédié (voir la section Journal des règlements)

Mode de ventilation : par taux de TVA (défaut), par catégorie produit, ou aucune. En mode taux, chaque taux rencontré génère un sous-compte : 707000 (20 %), 707010 (10 %), 707055 (5,5 %), 707021 (2,1 %). La TVA collectée suit la même logique sur 4457.

Comptes exacts par taux de TVA (depuis 1.2.0) : un panneau séparé permet d’imposer un numéro de compte tel quel pour un taux donné, par exemple 707100 pour les ventes à 20 % et 445720 pour la TVA correspondante, au lieu du suffixe automatique. Le réglage s’applique aussi à la TVA sur les ports du même taux. Laissez le champ vide pour conserver le suffixage automatique.

Comptes clients (depuis 1.3.0)

Le réglage Gestion des comptes clients propose trois modes :

• Compte collectif unique + compte auxiliaire par client (défaut) : toutes les écritures clients sont portées par le compte 411 configuré plus haut, et le détail par client va dans les colonnes auxiliaires CompAuxNum / CompAuxLib, sous la forme C000123 pour le client 123. C’est le schéma attendu par la plupart des cabinets : un seul compte client au bilan, lettrage des règlements et relance des impayés toujours possibles.
• Compte collectif unique, sans compte auxiliaire : le compte 411 seul, aucune colonne auxiliaire. Le client n’est plus identifiable dans le fichier.
• Un compte général par client : 411001, 411002 et suivants, construits à partir de la racine 411 et de l’identifiant client. C’était le comportement des versions 1.0 à 1.2.

Le champ Libellé du compte collectif (« Clients » par défaut) sert de libellé au compte général dans les deux modes collectifs. Il reste volontairement constant : dans un FEC, un même numéro de compte ne doit pas porter des libellés différents d’une ligne à l’autre. Le nom du client, lui, reste porté par la colonne auxiliaire.

Options

• SIREN : indispensable pour le FEC. Le nom de fichier réglementaire est SIREN + FEC + date de clôture (ex. 123456789FEC20261231.txt). Sans SIREN configuré, le fichier porte le mot « SIREN » littéral et n’est pas conforme pour un dépôt.
• États de commande inclus : par défaut « Paiement accepté » et « Livré ». Cochez les états que votre flux considère comme comptabilisables.
• Encodage de sortie : UTF-8 ou ISO-8859-15. Sage, Ciel et Quadratus préfèrent souvent l’ISO ; Pennylane, Tiime et le FEC restent en UTF-8.

Générer un export

1. Allez dans Commandes → Export comptable.
2. Choisissez la période (date de début / date de fin). Le filtre s’applique sur la date de facture pour les commandes et la date de création pour les avoirs.
3. Sélectionnez le format parmi les huit disponibles.
4. Cliquez sur Aperçu : le module calcule sans générer de fichier le nombre de commandes, le nombre de lignes d’écritures, le total débit et le total crédit. Un bandeau vert confirme l’équilibre parfait ; un bandeau rouge signale un écart.
5. Cliquez sur Exporter : le fichier est généré et téléchargé immédiatement, et l’opération est journalisée dans l’historique.

Logique des écritures — journal des ventes

Pour chaque commande payée : débit 411 (client, TTC), crédit 707xxx par taux (ventes HT), crédit 4457xxx par taux (TVA), crédit 708 (port HT) et débit 709 (remises) le cas échéant. Un ajustement d’arrondi automatique (écart < 0,10 €) est injecté sur le compte de TVA pour garantir l’équilibre — les centimes de TVA résiduels sont un classique des exports e-commerce.

Logique des écritures — journal des avoirs

Les OrderSlip de la période génèrent des écritures miroir dans le journal AV : crédit 411, débit 707xxx, débit 4457xxx. Les avoirs sont inclus dans la vérification d’équilibre globale.

Les huit formats en détail

• FEC — 18 colonnes séparées par pipe, dates AAAAMMJJ, montants positifs avec sens débit/crédit, UTF-8 sans BOM. Conforme article A-47 A-1 du LPF.
• Sage 100 — CSV point-virgule : Journal;Date;NumPièce;CompteGénéral;CompteAuxiliaire;Libellé;Sens;Montant;Devise.
• EBP Compta — Format tabulé avec débit/crédit en colonnes séparées et lettrage.
• Ciel XIMPORT — Largeur fixe 81 caractères, montants sur 13 caractères zero-padded.
• Quadratus ASCFIC — Largeur fixe, montants en centimes entiers.
• Pennylane — CSV moderne, UTF-8 forcé, décimale point, dates ISO.
• Tiime — CSV point-virgule avec dates JJ/MM/AAAA.
• Indy — CSV simplifié adapté aux indépendants.

Le compte auxiliaire client alimente les colonnes prévues par FEC, Sage 100, EBP, Quadratus, Pennylane et Tiime. Ciel XIMPORT et Indy n’en prévoient pas dans leur layout : en mode collectif sans auxiliaire, ces deux formats sont donc les seuls à ne rien perdre par rapport aux autres modes.

Journal des règlements (depuis 1.1.1)

Optionnel et désactivé par défaut. Activez Générer le journal des règlements dans le panneau Comptes d’encaissement par mode de paiement de la configuration.

Mapping mode de paiement vers compte

Le panneau liste automatiquement vos modules de paiement (installés et présents dans l’historique des commandes, avec compteur de commandes). Saisissez un compte en face de chaque module, par exemple 580000 espèces, 580100 chèques, 580200 CB, 580300 virements, 580400 PayPal. Un champ laissé vide bascule sur le compte par défaut, repris de l’ancien compte banque lors de la mise à jour.

Logique des écritures

Chaque paiement enregistré (ps_order_payment) sur la période génère dans le journal de banque (BQ) : débit compte d’encaissement / crédit 411 client (avec compte auxiliaire le cas échéant). La date d’écriture est la date du paiement, pas la date de facture : une commande de mars payée en avril sort dans les règlements d’avril, en cohérence avec vos relevés bancaires. Les montants négatifs (transactions de remboursement) inversent automatiquement le sens débit/crédit. La pièce porte la référence RG suivie du numéro de paiement et de la référence commande, pour faciliter le lettrage.

Historique des exports

Chaque export est journalisé en base (ps_dfae_export_log) : format, période, nombre de commandes et de lignes, totaux débit/crédit, nom de fichier, opérateur, horodatage. Les 20 derniers exports sont affichés en bas de l’écran d’export.

FAQ & dépannage

Mon cabinet veut un seul compte 411000 pour tous les clients, comment faire ?

Réglez Gestion des comptes clients sur Compte collectif unique + compte auxiliaire par client. Toutes les écritures partent sur le compte 411 configuré, et chaque client garde son identification dans les colonnes auxiliaires. Si le cabinet ne veut aucune trace du client dans le fichier, choisissez le mode sans auxiliaire. Le changement est immédiat : relancez simplement l’export de la période concernée, le module recalcule tout à chaque génération.

L’aperçu montre un écart débit/crédit — que faire ?

Un écart supérieur à 0,10 € indique généralement une commande à la taxation atypique (taxe personnalisée, ecotaxe, arrondi de devise). Réduisez la période pour isoler la commande fautive, vérifiez sa configuration de taxe, puis relancez l’aperçu.

Le fichier FEC est refusé par l’outil de contrôle de la DGFiP

Vérifiez d’abord que le SIREN est renseigné dans la configuration, puis que la période exportée correspond bien à l’exercice, et que l’encodage est resté en UTF-8. Si le contrôle porte sur les libellés de comptes, assurez-vous d’être en mode collectif avec un libellé fixe : un compte général qui change de libellé au fil des lignes est signalé comme une anomalie. L’outil « Test Compta Demat » de la DGFiP permet de valider le fichier en local.

Puis-je exporter plusieurs formats pour la même période ?

Oui, sans reparamétrage : sélectionnez simplement un autre format et relancez l’export. Chaque génération est journalisée séparément.

Le module modifie-t-il mes données de commande ?

Non. Le module est strictement en lecture sur les commandes, factures et avoirs. Sa seule écriture en base est la journalisation de l’historique.