Ein B2B-Shop, der Überweisung mit Zahlung bei Erhalt oder auf 30 Tage akzeptiert, baut offene Forderungen auf. Solange der Betrag klein bleibt, genügt eine Tabelle. Ab etwa dreißig gleichzeitig offenen Rechnungen bricht die manuelle Nachverfolgung ein: Man mahnt die großen Kunden, vergisst die kleinen, und es sind häufig die kleinen, die am Ende ausgebucht werden.
PrestaShop deckt dieses Thema nicht ab. Die Bestellung wechselt auf „Zahlung per Überweisung ausstehend“, und danach passiert nichts mehr. Kein Fälligkeitszähler, keine Mahnung, keine Zinsberechnung. So strukturieren Sie den Prozess.
Die vierstufige Sequenz
Der kontraintuitivste Befund im Forderungsmanagement lautet: Die Einbringungsquote hängt stärker vom Zeitpunkt der ersten Mahnung ab als von der Schärfe des Tons. Eine Rechnung, die am Tag nach Fälligkeit angemahnt wird, erweist sich in der großen Mehrzahl der Fälle als schlichtes Versehen, das sofort korrigiert wird. Dieselbe Rechnung nach dreißig Tagen angemahnt landet in einer Verhandlung.
T+1: die neutrale Erinnerung
Informierender, nicht drohender Ton. Ziel ist der Regelfall, die im Kreditorenpostfach untergegangene Rechnung. Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag und das überschrittene Fälligkeitsdatum erneut und hängen Sie das Dokument noch einmal an. Bieten Sie einen direkten Ansprechpartner für den Fall eines Streits über die Leistung an, das ist der beste Weg, ein inhaltliches Problem früh sichtbar zu machen.
T+8: die feste Mahnung
Der Ton ändert sich. Sie stellen die ausbleibende Zahlung fest und setzen eine ausdrückliche Frist, in der Regel sieben Tage. Das ist auch der Moment, die in Ihren AGB vorgesehenen Folgen anzukündigen, ohne sie bereits anzuwenden: Verzugszinsen und Aussetzung laufender Lieferungen.
T+15: die Mahnung mit bezifferten Zinsen
Sie wenden an und beziffern. Zwei Beträge müssen getrennt ausgewiesen sein:
- die Verzugszinsen, berechnet zu dem in Ihren AGB vorgesehenen Satz, mit der Untergrenze aus der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie, dem Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank zuzüglich acht Prozentpunkten, je nach der für Sie geltenden nationalen Umsetzung;
- die Pauschale für Beitreibungskosten, festgesetzt auf mindestens 40 Euro je Rechnung.
Ein häufig missverstandener Punkt: Beide Beträge sind kraft Gesetzes ab dem Tag nach Fälligkeit geschuldet, ohne dass eine vorherige Mahnung nötig wäre. Sie entscheiden, ob Sie sie geltend machen, müssen sie aber nicht angekündigt haben, um Anspruch darauf zu haben.
T+30: der Mahnbescheid
Einschreiben mit Rückschein, das die Mahnhistorie, die Hauptforderung, die Zinsen, die Pauschale und eine letzte Frist zusammenführt. Dieses Schriftstück macht ein späteres Verfahren überhaupt möglich. Es markiert zugleich den Austritt aus dem automatisierten Prozess: Danach gehört der Fall in die Einzelbearbeitung.
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Was die Übersicht zeigen muss
Eine E-Mail-Sequenz genügt nicht. Sie brauchen eine Sicht je Kunde, nicht nur je Rechnung, mit vier Angaben:
- die gesamte offene Forderung über alle Rechnungen;
- das Alter der ältesten unbezahlten Rechnung;
- die erreichte Mahnstufe je Rechnung;
- die bis heute aufgelaufenen Zinsen.
Diese Sicht dient zwei konkreten Entscheidungen: ob neue Bestellungen dieses Kunden gesperrt werden, und ob es bei der außergerichtlichen Mahnung bleibt oder in das gerichtliche Verfahren geht. Ohne sie beliefern Sie weiter einen Kunden, der seit zwei Monaten nicht zahlt, was häufiger vorkommt, als man zugibt.
Die Pflichtangaben auf der Rechnung
Der Mahnprozess stützt sich auf Angaben, die bereits auf der ursprünglichen Rechnung stehen müssen. Drei sind im B2B EU-weit verpflichtend:
- das Fälligkeitsdatum oder die vereinbarte Zahlungsfrist;
- der anwendbare Verzugszinssatz;
- der Hinweis auf die Pauschale von 40 Euro für Beitreibungskosten.
Ihr Fehlen hebt Ihren Anspruch nicht auf, schwächt aber Ihre Position in einer Auseinandersetzung und setzt Sie in mehreren Mitgliedstaaten einer eigenen Verwaltungssanktion aus. Prüfen Sie die PrestaShop-Rechnungsvorlage, bevor Sie irgendeine Mahnsequenz starten: Das native Modell enthält sie nicht.
Der Kipppunkt
Drei Anzeichen zeigen, dass die manuelle Bearbeitung an ihrer Grenze ist: Sie können nicht mehr aus dem Kopf sagen, welcher Kunde wie viel schuldet, Sie entdecken beim Abschluss Rechnungen mit über sechzig Tagen Verzug, und Sie mahnen in Wellen statt laufend. In diesem Stadium kostet jede Woche Mahnverzögerung mechanisch Einbringungsquote.
Das Modul B2B-Mahnwesen deckt diese Kette in PrestaShop 8 und 9 ab: Fälligkeiten je Bestellung, konfigurierbare Mahnsequenz, automatische Berechnung von Zinsen und Pauschale sowie ein Forderungs-Dashboard je Kunde.
