Exportação Contabilística: guia completo

Apresentação

O DataFirefly Exportação Contabilística (dfaccountingexport) gera os seus lançamentos contabilísticos PrestaShop em oito formatos: FEC (obrigação fiscal francesa, artigo A-47 A-1 do LPF), Sage 100, EBP Compta, Ciel XIMPORT, Quadratus ASCFIC, Pennylane, Tiime e Indy. O módulo lê as encomendas pagas e as notas de crédito do período escolhido, constrói os lançamentos (diário de vendas VE e diário de notas de crédito AV), reparte automaticamente por taxa de IVA e produz um ficheiro pronto a transmitir ao seu contabilista ou a importar no seu software de contabilidade.

Instalação

1. No back-office PrestaShop, vá a Módulos → Gestor de módulos → Instalar um módulo.
2. Carregue o ficheiro dfaccountingexport.zip.
3. O módulo cria automaticamente a tabela ps_dfae_export_log (histórico das exportações) e um separador Exportação contabilística sob o menu Encomendas.

Compatibilidade: PrestaShop 8.0 a 9.x, PHP 7.4 no mínimo (8.1+ recomendado), multiloja suportado.

Configuração

Abra Módulos → dfaccountingexport → Configurar. A configuração está organizada em três painéis.

Diários

• Código do diário de vendas (por defeito VE) e a sua designação.
• Código do diário de notas de crédito (por defeito AV) e a sua designação.

Plano de contas

Os valores por defeito seguem o Plan Comptable Général francês. Todos os números são modificáveis:

• 411: Clientes (conta geral, raiz)
• 707: Vendas de mercadorias
• 4457: IVA liquidado
• 708: Portes faturados
• 709: Abatimentos, descontos e bónus
• Contas de recebimento: uma conta por modo de pagamento, configuradas no painel dedicado (ver a secção Diário de recebimentos)

Modo de repartição: por taxa de IVA (por defeito), por categoria de produto, ou nenhuma. Em modo taxa, cada taxa encontrada gera uma subconta: 707000 (20 %), 707010 (10 %), 707055 (5,5 %), 707021 (2,1 %). Numa loja portuguesa, as taxas encontradas serão 23 %, 13 % e 6 % (continente), gerando por exemplo 707023, 707013 e 707006. O IVA liquidado segue a mesma lógica em 4457.

Conta auxiliar de cliente: ativada, cada lançamento de cliente tem um número auxiliar da forma C000123 (cliente 123) para além da conta geral. Recomendado para a conformidade FEC e a reconciliação dos recebimentos pelo seu contabilista.

Opções

• SIREN: indispensável para o FEC. O nome de ficheiro regulamentar é SIREN + FEC + data de fecho (ex. 123456789FEC20261231.txt). Sem SIREN configurado, o ficheiro tem a palavra « SIREN » literal e não é conforme para depósito. Uma empresa portuguesa sem SIREN pode deixar o campo vazio e ignorar o formato FEC.
• Estados de encomenda incluídos: por defeito « Pagamento aceite » e « Entregue ». Marque os estados que o seu fluxo considera contabilizáveis.
• Codificação de saída: UTF-8 ou ISO-8859-15. O Sage, o Ciel e o Quadratus preferem muitas vezes o ISO; o Pennylane, o Tiime e o FEC ficam em UTF-8.

Gerar uma exportação

1. Vá a Encomendas → Exportação contabilística.
2. Escolha o período (data de início / data de fim). O filtro aplica-se à data da fatura para as encomendas e à data de criação para as notas de crédito.
3. Selecione o formato entre os oito disponíveis.
4. Clique em Pré-visualizar: o módulo calcula, sem gerar ficheiro, o número de encomendas, o número de linhas de lançamentos, o total a débito e o total a crédito. Uma faixa verde confirma o equilíbrio perfeito; uma faixa vermelha assinala uma diferença.
5. Clique em Exportar: o ficheiro é gerado e descarregado imediatamente, e a operação é registada no histórico.

Lógica dos lançamentos: diário de vendas

Para cada encomenda paga: débito 411 (cliente, com IVA), crédito 707xxx por taxa (vendas sem IVA), crédito 4457xxx por taxa (IVA), crédito 708 (portes sem IVA) e débito 709 (descontos) se for o caso. Um ajuste de arredondamento automático (diferença < 0,10 €) é injetado na conta de IVA para garantir o equilíbrio: os cêntimos de IVA residuais são um clássico das exportações de e-commerce.

Lógica dos lançamentos: diário de notas de crédito

As OrderSlip do período geram lançamentos espelho no diário AV: crédito 411, débito 707xxx, débito 4457xxx. As notas de crédito são incluídas na verificação de equilíbrio global.

Os oito formatos em detalhe

• FEC: 18 colunas separadas por pipe, datas AAAAMMDD, montantes positivos com sentido débito/crédito, UTF-8 sem BOM. Conforme ao artigo A-47 A-1 do LPF francês.
• Sage 100: CSV com ponto e vírgula: Diário;Data;NúmPeça;ContaGeral;ContaAuxiliar;Designação;Sentido;Montante;Moeda.
• EBP Compta: formato tabulado com débito/crédito em colunas separadas e reconciliação.
• Ciel XIMPORT: largura fixa de 81 caracteres, montantes em 13 caracteres com zeros à esquerda.
• Quadratus ASCFIC: largura fixa, montantes em cêntimos inteiros.
• Pennylane: CSV moderno, UTF-8 forçado, decimal com ponto, datas ISO.
• Tiime: CSV com ponto e vírgula e datas DD/MM/AAAA.
• Indy: CSV simplificado adaptado aos trabalhadores independentes.

Diário de recebimentos (desde a 1.1.1)

Opcional e desativado por defeito. Ative Gerar o diário de recebimentos no painel Contas de recebimento por modo de pagamento da configuração.

Mapeamento modo de pagamento para conta

O painel lista automaticamente os seus módulos de pagamento (instalados e presentes no histórico de encomendas, com contador de encomendas). Introduza uma conta em frente de cada módulo, por exemplo 580000 numerário, 580100 cheques, 580200 cartão, 580300 transferências, 580400 PayPal (ou, em SNC, subcontas de 11 caixa e 12 depósitos à ordem). Um campo deixado vazio recorre à conta por defeito, retomada da antiga conta bancária na atualização.

Lógica dos lançamentos

Cada pagamento registado (ps_order_payment) no período gera no diário de banco (BQ): débito conta de recebimento / crédito 411 cliente (com conta auxiliar se for o caso). A data do lançamento é a data do pagamento, não a data da fatura: uma encomenda de março paga em abril sai nos recebimentos de abril, em coerência com os seus extratos bancários. Os montantes negativos (transações de reembolso) invertem automaticamente o sentido débito/crédito. A peça tem a referência RG seguida do número do pagamento e da referência da encomenda, para facilitar a reconciliação.

Histórico das exportações

Cada exportação é registada na base de dados (ps_dfae_export_log): formato, período, número de encomendas e de linhas, totais débito/crédito, nome do ficheiro, operador, carimbo temporal. As 20 últimas exportações são apresentadas no fundo do ecrã de exportação.

FAQ e resolução de problemas

A pré-visualização mostra uma diferença débito/crédito: o que fazer?

Uma diferença superior a 0,10 € indica geralmente uma encomenda com tributação atípica (imposto personalizado, ecotaxa, arredondamento de moeda). Reduza o período para isolar a encomenda em causa, verifique a sua configuração de imposto e relance a pré-visualização.

O ficheiro FEC é recusado pela ferramenta de controlo da DGFiP

Verifique primeiro que o SIREN está preenchido na configuração, depois que o período exportado corresponde ao exercício, e que a codificação ficou em UTF-8. A ferramenta « Test Compta Demat » da DGFiP permite validar o ficheiro localmente.

Posso exportar vários formatos para o mesmo período?

Sim, sem reconfiguração: selecione simplesmente outro formato e relance a exportação. Cada geração é registada separadamente.

O módulo modifica os meus dados de encomenda?

Não. O módulo é estritamente de leitura nas encomendas, faturas e notas de crédito. A sua única escrita na base de dados é o registo do histórico.