Reserveringen & Afspraken Inplannen: volledige gids
Installatie, configuratie en gebruik van het inplannen van afspraken: kalender, tijdsloten, diensten, medewerkers, weekplanning, online aanbetaling en dashboard voor PrestaShop 8 en 9.
Overzicht
De module Reserveringen & Afspraken Inplannen verandert uw PrestaShop-winkel in een reserveringsplatform. Uw klanten kiezen een dienst, een medewerker en vervolgens een datum en tijdslot in een traject van vier stappen. De beschikbare tijdsloten worden in realtime berekend op basis van de planningen, de duur van de dienst en een instelbare buffertijd.
Er kan een aanbetaling (vast of als percentage) worden gevraagd. Deze wordt geïnd via een native PrestaShop-bestelling: u profiteert dus direct van alle betaalmethoden die al op uw winkel zijn geconfigureerd, zonder extra betaalgateway. De module is compatibel met PrestaShop 8 en 9, in een enkele winkel of multistore, en vertaald in vijf talen.
Kernbegrippen
- Dienst: wat de klant reserveert (een knipbeurt, een consult, een bezichtiging…). Ze heeft een duur, een buffertijd, een prijs en eventueel een aanbetaling.
- Resource / medewerker: de persoon, ruimte of het apparaat dat de dienst uitvoert. Elke resource heeft zijn eigen weekplanning.
- Tijdslot: een reserveerbaar tijdstip, automatisch gegenereerd op basis van de planning, de stapgrootte, de duur en de buffertijd.
- Aanbetaling: het bedrag dat online wordt betaald bij het reserveren. Het saldo kan ter plaatse worden voldaan.
Installatie
- Open vanuit de back-office Modules > Modulebeheer.
- Klik op Een module installeren en sleep het ZIP-archief van de module erin.
- Klik na de installatie op Configureren.
Bij de installatie maakt de module de benodigde tabellen aan, voegt ze het menu Reserveringen toe aan de back-office en genereert ze een verborgen technisch product “Aanbetaling / Reservering” dat als drager dient voor het innen van de aanbetaling.
Het technische product “Aanbetaling / Reservering” is niet zichtbaar in de catalogus en mag niet handmatig worden verwijderd. Het wordt automatisch verwijderd bij het deïnstalleren van de module.
Algemene configuratie
De configuratiepagina van de module bundelt de globale instellingen van de reserveringsengine.
Stapgrootte van de tijdsloten
De stapgrootte (in minuten, standaard 30) bepaalt het interval tussen twee voorgestelde starttijden. Een stap van 30 minuten bij een dienst van een uur biedt bijvoorbeeld 9.00, 9.30, 10.00 uur, enzovoort.
Minimale termijn vóór de afspraak
De minimale termijn (in minuten) voorkomt het reserveren van tijdsloten die te dicht bij het huidige moment liggen. Met 120 minuten kan een klant geen tijdslot reserveren dat binnen twee uur begint.
Reserveringshorizon
De horizon (in dagen, standaard 60) begrenst de diepte van de kalender: daarbuiten zijn de dagen niet meer reserveerbaar.
Automatische bevestiging
Wanneer de automatische bevestiging actief is, wordt een reservering zonder aanbetaling onmiddellijk bevestigd. Schakel haar uit om elke aanvraag handmatig vanuit de back-office te valideren.
Wanneer een aanbetaling wordt gevraagd, wordt de reservering altijd bevestigd na validatie van de betaling, ongeacht de instelling van de automatische bevestiging.
Inloggen vereist
Schakel Inloggen vereist in om reserveren alleen toe te staan aan ingelogde klanten. Uitgeschakeld blijft reserveren als gast mogelijk.
Notificatie-e-mail
Voer het e-mailadres in dat bij elke nieuwe reservering de beheerdersnotificaties ontvangt. Laat het veld leeg om het adres van de winkel te gebruiken.
Een dienst aanmaken
Ga naar Reserveringen > Diensten en klik op Toevoegen. Een dienst omvat:
- Naam en beschrijving (vertaalbaar per taal);
- Duur in minuten: bepaalt de lengte van het tijdslot;
- Buffertijd in minuten: speling die na de afspraak wordt toegevoegd (opruimen, voorbereiding) waarin de medewerker niet beschikbaar blijft;
- Prijs van de volledige dienst;
- Type aanbetaling: geen, vast bedrag of percentage van de prijs;
- Kleur: visueel herkenningspunt in de back-office;
- Medewerkers: de resources die deze dienst mogen uitvoeren.
Een medewerker en zijn planning aanmaken
Voeg in Reserveringen > Resources / Staff uw medewerkers toe (behandelaars, ruimtes, apparatuur). Elke resource heeft een vertaalbare naam, functie/rol en beschrijving.
Weekplanning
De planningseditor is geïntegreerd in het resourceformulier. Definieer voor elke weekdag tot drie tijdvakken (bijvoorbeeld 9.00–12.00 en 14.00–18.00 uur). De reserveerbare tijdsloten worden vervolgens binnen deze vakken berekend, na aftrek van de al gemaakte afspraken en de buffertijden.
Laat een dag zonder tijdvakken om hem als niet-werkdag te markeren (weekend, rustdag). Er wordt dan geen enkel tijdslot aangeboden.
Toewijzing en optie “Geen voorkeur”
Een dienst kan door een of meerdere medewerkers worden uitgevoerd. Aan klantzijde kan de klant, als meerdere medewerkers beschikbaar zijn, er specifiek een kiezen of “Geen voorkeur” selecteren.
Met “Geen voorkeur” wijst de module automatisch de eerste vrije medewerker op het gekozen tijdslot toe, wat de bezettingsgraad maximaliseert zonder tussenkomst van uw kant.
Sluitingen en feestdagen
Vanaf de configuratiepagina van de module kunt u met het paneel Sluitingen & feestdagen periodes blokkeren. Geef voor elke sluiting een begindatum, een einddatum, een resource (of “Alle” voor een globale sluiting) en een reden op.
Op gesloten periodes wordt geen enkel tijdslot aangeboden. Globale sluitingen gelden voor alle medewerkers; gerichte sluitingen betreffen slechts één medewerker.
De aanbetaling in detail
Wanneer een dienst een aanbetaling vraagt, eindigt het reserveringstraject met een betaling:
- De reservering wordt geregistreerd met de status In afwachting van betaling.
- De module maakt een aparte winkelwagen aan voor het exacte bedrag van de aanbetaling en koppelt de reservering eraan.
- De klant wordt doorgestuurd naar het gebruikelijke bestelproces en betaalt de aanbetaling met de betaalmethode van zijn keuze.
- Bij validatie van de betaling gaat de reservering naar Bevestigd, wordt de bestelling aan de reservering gekoppeld en worden de bevestigingsmails verzonden.
Omdat de aanbetaling via een standaard PrestaShop-bestelling wordt geïnd, verschijnt ze in de totalen, op de factuur en in het besteldetail in de back-office. Het saldo kan op de dag van de afspraak ter plaatse worden voldaan.
Klanttraject
De publieke reserveringspagina toont een traject in vier stappen: dienst, medewerker, datum en tijdslot, en dan contactgegevens. De kalender markeert de beschikbare dagen; bij een klik op een dag verschijnen de vrije tijdsloten. Na het invullen van de gegevens valideert de klant zijn reservering (en betaalt hij eventueel de aanbetaling).
Reserveringen beheren
Het menu Reserveringen > Reserveringen toont alle afspraken met hun status, gemarkeerd met een kleurcode. U kunt filteren op status, het detail van een reservering bekijken (klant, dienst, medewerker, tijdslot, link naar de bestelling) en de status wijzigen.
De beschikbare statussen zijn: In afwachting van betaling, In afwachting van bevestiging, Bevestigd, Geannuleerd, Afgerond en Niet verschenen (no-show).
Ruimte “Mijn reserveringen”
Ingelogde klanten vinden de geschiedenis van hun afspraken terug in hun account, via een link Mijn reserveringen. Elke regel toont de referentie, de dienst, de medewerker, de datum, het tijdstip en de status.
E-mails
De module verstuurt transactionele e-mails, geleverd in HTML en tekst, en vertaalbaar:
- Bevestiging: verzonden aan de klant wanneer de reservering is bevestigd;
- In afwachting: verzonden aan de klant wanneer de reservering op validatie wacht;
- Beheerdersnotificatie: verzonden naar het notificatieadres bij elke nieuwe reservering.
Reserveringspagina en URL
De reservering is bereikbaar via een schone URL van het type /reservation (URL-herschrijving ingeschakeld). Voeg deze link toe aan een menu of CMS-pagina om uw bezoekers naar het maken van een afspraak te leiden.
Deïnstallatie
Het deïnstalleren verwijdert het menu, het technische aanbetalingsproduct en de configuratie van de module. Al geplaatste bestellingen behouden de regels die ze bevatten.
FAQ
Hoe wordt de aanbetaling geïnd?
Via een native PrestaShop-bestelling: de module maakt een aparte winkelwagen aan voor het bedrag van de aanbetaling en stuurt de klant vervolgens door naar het bestelproces. Alle al geconfigureerde betaalmethoden zijn bruikbaar.
Kan ik meerdere medewerkers beheren?
Ja. Elke medewerker heeft zijn eigen weekplanning en kan aan een of meerdere diensten worden gekoppeld. De optie “Geen voorkeur” wijst automatisch de eerste beschikbare medewerker toe.
Hoe worden dubbele reserveringen voorkomen?
Bij het versturen wordt een anti-botsingscontrole uitgevoerd. Als het tijdslot niet meer vrij is, wordt de klant uitgenodigd een ander te kiezen.
Is de module compatibel met PrestaShop 9?
Ja, de module is compatibel met PrestaShop 8.x en 9.x, in een enkele winkel of multistore.
Probleemoplossing
Er wordt geen enkel tijdslot getoond
Controleer of de medewerker een weekplanning heeft voor de betreffende dag, of de dienst aan hem is toegewezen, en of de dag niet onder een sluiting valt. Controleer ook de minimale termijn en de reserveringshorizon.
De klant wordt niet doorgestuurd naar de betaling
Controleer of de dienst daadwerkelijk een aanbetaling vraagt (vast type of percentage) en of er minstens één betaalmethode actief is op de winkel.
De URL /reservation geeft een 404-fout
Schakel de vriendelijke URL-herschrijving in via Winkelinstellingen > Verkeer & SEO en leeg vervolgens de PrestaShop-cache.