Reserveringen & Afspraken Inplannen: volledige handleiding

Introductie

De module Reserveringen & Afspraken Inplannen (dfbooking) voegt online afspraken maken toe aan PrestaShop 8 en 9. De klant kiest een dienst, een medewerker of „Eerst beschikbare”, en daarna een dag en tijd. De aangeboden tijden worden live berekend uit de roosters, de duur van de dienst, de pauze en de al geboekte afspraken.

U kunt een aanbetaling vragen: die wordt betaald via een native PrestaShop-bestelling, dus met de betaalmethoden die al actief zijn in uw winkel. Het team werkt vanuit een agenda in de back-office en de klant beheert zelf zijn afspraak via een privélink uit de e-mail.

Deze documentatie beschrijft versie 1.2.0.

Basisbegrippen

• Dienst (Service): wat de klant boekt (knipbeurt, consult, workshop). Heeft een duur, een pauze, een prijs per persoon, een aantal plaatsen per tijdslot en optioneel een aanbetaling, een categorie (Group) en een foto.
• Medewerker of middel (Staff): de persoon, cabine of machine die de dienst uitvoert. Elk heeft een weekrooster en optioneel een foto en een e-mailadres.
• Tijdslot: een boekbaar tijdstip, berekend uit het rooster en het tijdsloteninterval.
• Statussen: Awaiting payment, Awaiting confirmation, Confirmed, Cancelled, Completed, No-show.

Installatie en update

1. Open Modules > Modulebeheer en klik op Een module uploaden.
2. Sleep het archief dfbooking.zip erin en klik op Configureren.

De installatie maakt de tabellen aan, het menu Bookings (Calendar, Bookings, Services, Staff and resources), een verborgen technisch product „Booking deposit” en de map img/dfbooking/ voor de foto’s.

Voor een update installeert u het nieuwe ZIP-bestand over de bestaande versie heen: de updatescripts voegen de nieuwe kolommen en tabellen toe, maken de privélinks van bestaande boekingen aan en voegen het tabblad Calendar toe. Boekingen, diensten en roosters blijven behouden.

Snelstart

1. Maak een medewerker aan in Bookings > Staff and resources. Standaard wordt maandag tot vrijdag, 9:00-12:00 en 14:00-18:00 voorgesteld.
2. Maak een dienst aan in Bookings > Services en vink de medewerkers aan die hem uitvoeren.
3. Zet de link naar de boekingspagina (getoond in de configuratie) in uw menu of op een CMS-pagina.

Configuratie

Tijdsloten (Time slots)

• Slot interval (standaard 30 min): afstand tussen twee aangeboden begintijden.
• Minimum notice (standaard 120 min): klanten kunnen geen tijdslot boeken dat eerder begint.
• Booking window (standaard 60 dagen): hoe ver vooruit geboekt kan worden.
• Confirm bookings automatically: uitgeschakeld komen boekingen zonder aanbetaling binnen als „Awaiting confirmation”.

Klantformulier (Customer form)

• Require a customer account en Phone number required.
• Consent checkbox: kies een CMS-pagina (privacybeleid, voorwaarden); voor de bevestiging verschijnt een verplicht vinkvakje.
• Booking conditions: korte tekst per taal, getoond voor de bevestiging en op de afsprakenpagina (annulering, terugbetaling van de aanbetaling, te laat komen).

Aanbetaling, annulering en wijzigingen

• Hold an unpaid slot for (standaard 30 min): na deze termijn zonder bestelling komt het tijdslot vrij.
• Customers can cancel online en Customers can move their appointment online, apart in te schakelen.
• Online changes allowed until X uur voor de afspraak (standaard 24).

Meldingen en herinneringen

• Staff notification email: ontvangt elke nieuwe boeking, annulering en wijziging (leeg = e-mail van de winkel).
• Also notify the assigned staff member: kopie naar het e-mailadres van de medewerker.
• Reminder email X uur vooraf (standaard 24, 0 om uit te schakelen).
• Attach a calendar file (.ics) to emails bij bevestiging, wijziging en annulering.
• Mark past appointments as completed, automatisch.

Boekingspagina

• Accent colour: knoppen, gekozen dag en gekozen tijd. Kies een kleur die leesbaar blijft op wit.
• Page URL: standaard /reservation, aan te passen (bijvoorbeeld /afspraak).

Diensten

In Bookings > Services heeft elke dienst:

• Naam, categorie (Group) en beschrijving per taal. Diensten uit dezelfde categorie worden samen getoond, met filters vanaf twee categorieën.
• Foto (JPG, PNG of WebP, max. 5 MB), getoond als miniatuur.
• Duur en pauze tussen afspraken (schoonmaken, voorbereiding).
• Plaatsen per tijdslot (Places per slot): 1 voor een individuele afspraak, meer voor een groepssessie.
• Prijs per persoon (0 verbergt de prijs) en aanbetaling: geen, percentage van de prijs of vast bedrag per persoon.
• Kleur in de agenda en de medewerkers die de dienst uitvoeren.

Vanaf zes diensten verschijnt op de boekingspagina een zoekveld boven de lijst.

Medewerkers en roosters

Vul in Bookings > Staff and resources naam, functie, beschrijving, een foto (rond weergegeven), een kleur en optioneel een e-mailadres voor meldingen in.

Weekrooster

Geef per dag maximaal drie tijdblokken op. Gebruik twee blokken voor een lunchpauze. Een dag zonder blok is een vrije dag. De knop Copy to weekdays kopieert maandag naar dinsdag tot en met vrijdag, Clear maakt een dag leeg.

Persoonlijke agenda op de telefoon

Na het opslaan toont het profiel van de medewerker een privé-agendalink. In Google Agenda (Andere agenda’s > Via URL) of op een iPhone (Instellingen > Agenda > Accounts > Voeg agenda-abonnement toe) verschijnen zijn afspraken en worden ze automatisch bijgewerkt. Een link voor het hele team staat in de configuratie.

Groepssessies

Bij meer dan één plaats per tijdslot kiest de klant het aantal deelnemers en ziet hij de vrije plaatsen onder elke tijd. Meerdere boekingen kunnen dezelfde begintijd delen tot de plaatsen op zijn; prijs en aanbetaling worden vermenigvuldigd met het aantal deelnemers.

Sluitingen en uitzonderlijke openingstijden

• Closures and days off: een periode zonder tijdsloten, voor de hele winkel of een medewerker. Staan er al afspraken in die periode, dan meldt een waarschuwing dat: ze worden niet automatisch geannuleerd.
• Exceptional opening hours: speciale tijden voor één datum (koopavond, zondag voor Kerstmis, korte dag), met een optioneel tweede blok. Ze vervangen alleen die dag de gewone week.

De aanbetaling

1. De boeking wordt aangemaakt als „Awaiting payment” en het tijdslot wordt vastgehouden.
2. De module maakt een winkelwagen met alleen de aanbetaling en stuurt de klant naar uw afrekenproces. De winkelwagen die hij al had wordt apart gezet.
3. Directe betaling (kaart, PayPal): de boeking wordt Confirmed en de e-mails gaan uit.
4. Uitgestelde betaling (overschrijving): het tijdslot blijft vastgehouden en de boeking wordt bevestigd zodra u de bestelling een betaalde status geeft.
5. Bestelling geannuleerd of mislukt: de afspraak wordt geannuleerd en de klant geïnformeerd.
6. Afgebroken betaling: het tijdslot komt vrij na de ingestelde termijn.

Na de bestelling wordt de oorspronkelijke winkelwagen van de klant teruggezet, en de bestelbevestigingspagina toont de afspraak met een link om hem te beheren.

Boekingsproces van de klant

1. Dienst: lijst gegroepeerd per categorie, met filters en zoekfunctie.
2. Medewerker: een bepaalde persoon of „Eerst beschikbare”. Deze stap wordt overgeslagen als maar één medewerker de dienst uitvoert.
3. Dag en tijd: de kalender opent op de eerstvolgende beschikbaarheid; tijden zijn gegroepeerd in ochtend, middag en avond.
4. Contactgegevens, voorwaarden en toestemming, dan bevestiging.

Afspraakbeheer door de klant

Na het boeken komt de klant op de pagina van zijn afspraak: overzicht, toevoegen aan Google Agenda en een .ics-bestand voor Apple Agenda en Outlook. Afhankelijk van uw instellingen kan hij de afspraak ook verplaatsen naar een andere vrije tijd of annuleren. De pagina is bereikbaar via de link in elke e-mail, ook voor klanten zonder account. Ingelogde klanten zien hun afspraken ook in hun account.

Agenda in de back-office

Bookings > Calendar toont een weekweergave (met medewerkerfilter) en een dagweergave met één kolom per medewerker. De kleurbalk geeft de dienst aan, de rand de status. Gesloten dagen zijn gearceerd en een rode lijn markeert het huidige tijdstip.

• Klik op een vrije tijd om een afspraak aan te maken met dag, tijd en medewerker al ingevuld.
• Sleep een afspraak om hem te verplaatsen met behoud van de duur; in de dagweergave wisselt neerzetten in een andere kolom van medewerker. Een bevestigingsvenster biedt een e-mail aan de klant aan. Is het tijdslot bezet, dan vraagt de agenda het eerst voordat hij forceert.
• Klik op een afspraak om de details te openen.

Boekingen in de back-office

Bookings > Bookings toont de afspraken met filters en CSV-export. De knop New booking maakt een telefonische afspraak aan; de eindtijd volgt uit de duur van de dienst. Een afspraak die overlapt met een andere wordt geweigerd, tenzij u Save even if the time is taken inschakelt.

De detailpagina toont afspraak, klant, betaling met link naar de bestelling, bericht van de klant en een interne notitie. Snelle acties: Confirm, Mark as completed, No-show, Cancel booking, Restore, Resend the email. Een statuswijziging stuurt de klant de bijbehorende e-mail. Een bestelling met aanbetaling toont een blok met de gekoppelde afspraak.

E-mails

Zes sjablonen (Engels, Frans, Spaans, Duits en Italiaans; in een Nederlandstalige winkel verzonden in het Engels): bevestiging met .ics-bestand, aanvraag ontvangen, herinnering, annulering, wijziging en melding aan het team. Elke e-mail aan de klant bevat de privélink voor afspraakbeheer.

Automatische taken

Drie taken draaien op de achtergrond: herinneringen versturen, tijdsloten vrijgeven waarvan de aanbetaling niet op tijd is betaald en afgelopen afspraken als afgerond markeren. De configuratie toont een met token beveiligde cron-URL; roep die elke 15 minuten aan via de cron van uw server. Zonder cron draaien de taken tijdens winkelbezoeken, maximaal elke 10 minuten. De knop Run the tasks now start ze direct.

Statistieken en AVG

Het overzicht in de configuratie toont komende afspraken en voor de lopende maand: aantal afspraken, geboekte omzet, aandeel online geboekt, annulerings- en no-showpercentage.

Met de officiële module psgdpr bevat de gegevensexport van een klant zijn boekingen, en het verwijderen van zijn gegevens anonimiseert zijn boekingen (naam, e-mail, telefoon, bericht) zonder uw statistieken te vertekenen.

Problemen oplossen

Er verschijnt geen enkele tijd

Controleer of de medewerker die dag een rooster heeft, of de dienst aan hem gekoppeld is, of de dag niet gesloten is, en vergelijk de minimale aanlooptijd en de duur van de dienst met de tijdblokken.

Herinneringen worden niet verstuurd

Controleer of de herinnering niet op 0 staat en of de boeking „Confirmed” is. Stel bij een winkel met weinig bezoekers de cron-URL in.

De foto wordt niet opgeslagen

De map img/dfbooking/ moet schrijfbaar zijn. Controleer ook grootte (max. 5 MB) en formaat.

De boekings-URL geeft een 404-fout

Schakel vriendelijke URL’s in via Winkelinstellingen > Verkeer & SEO en leeg de cache.