Buchung & Terminvereinbarung: vollständige Anleitung

Überblick

Das Modul Buchung & Terminvereinbarung (dfbooking) bringt die Online-Terminbuchung in PrestaShop 8 und 9. Der Kunde wählt eine Leistung, einen Mitarbeiter oder „Erster verfügbarer“ und dann Tag und Uhrzeit. Die angebotenen Zeiten werden in Echtzeit aus den Arbeitszeiten, der Dauer der Leistung, der Pause und den bereits gebuchten Terminen berechnet.

Eine Anzahlung ist möglich: Sie wird über eine native PrestaShop-Bestellung bezahlt, also mit den in Ihrem Shop bereits aktiven Zahlungsarten. Das Team arbeitet mit einem Kalender im Back-Office, der Kunde verwaltet seinen Termin über einen privaten Link aus der E-Mail.

Diese Dokumentation beschreibt Version 1.2.0.

Grundbegriffe

• Leistung: was der Kunde bucht (Haarschnitt, Beratung, Workshop). Sie hat eine Dauer, eine Pause, einen Preis pro Person, eine Anzahl Plätze pro Termin und optional eine Anzahlung, eine Kategorie und ein Foto.
• Mitarbeiter oder Ressource: die Person, Kabine oder das Gerät, das die Leistung erbringt. Jeder hat einen Wochenplan und optional ein Foto und eine E-Mail-Adresse.
• Zeitfenster: eine buchbare Uhrzeit, erzeugt aus dem Wochenplan und dem Terminraster.
• Status: Zahlung ausstehend, Bestätigung ausstehend, Bestätigt, Storniert, Abgeschlossen, Nicht erschienen.

Installation und Update

1. Öffnen Sie Module > Modulverwaltung und klicken Sie auf Modul hochladen.
2. Ziehen Sie das Archiv dfbooking.zip hinein und klicken Sie auf Konfigurieren.

Die Installation legt die Tabellen an, das Menü Buchungen (Kalender, Buchungen, Leistungen, Mitarbeiter und Ressourcen), ein verstecktes technisches Produkt „Buchungsanzahlung“ und den Ordner img/dfbooking/ für die Fotos.

Für ein Update installieren Sie das neue ZIP einfach über die bestehende Version: Die Update-Skripte ergänzen die neuen Spalten und Tabellen, erzeugen die privaten Links der bestehenden Buchungen und fügen den Reiter Kalender hinzu. Ihre Buchungen, Leistungen und Arbeitszeiten bleiben erhalten.

Schnellstart

Die Konfigurationsseite zeigt eine Checkliste, solange diese drei Schritte nicht erledigt sind:

1. Legen Sie in Buchungen > Mitarbeiter und Ressourcen einen Mitarbeiter an. Standardmäßig wird Montag bis Freitag, 9:00-12:00 und 14:00-18:00 vorgeschlagen.
2. Legen Sie in Buchungen > Leistungen eine Leistung an und markieren Sie die Mitarbeiter, die sie erbringen.
3. Fügen Sie den Link zur Buchungsseite (in der Konfiguration angezeigt) in Ihr Menü oder eine CMS-Seite ein.

Konfiguration

Zeitfenster

• Terminraster (standardmäßig 30 Min.): Abstand zwischen zwei angebotenen Startzeiten.
• Mindestvorlauf (standardmäßig 120 Min.): Kunden können keinen Termin buchen, der früher beginnt.
• Buchungszeitraum (standardmäßig 60 Tage): wie weit im Voraus gebucht werden kann.
• Buchungen automatisch bestätigen: deaktiviert, kommen Buchungen ohne Anzahlung als „Bestätigung ausstehend“ an.

Kundenformular

• Kundenkonto erforderlich und Telefonnummer erforderlich.
• Einwilligungs-Kontrollkästchen: Wählen Sie eine CMS-Seite (Datenschutz, AGB); vor der Bestätigung erscheint ein Pflicht-Kontrollkästchen.
• Buchungsbedingungen: kurzer Text pro Sprache vor der Bestätigung und auf der Terminseite (Stornierung, Erstattung der Anzahlung, Verspätung).

Anzahlung, Stornierung und Änderungen

• Unbezahlten Termin halten für (standardmäßig 30 Min.): Nach dieser Frist ohne Bestellung wird der Termin freigegeben.
• Online-Stornierung und Online-Verschiebung durch den Kunden, getrennt aktivierbar.
• Online-Änderungen möglich bis X Stunden vor dem Termin (standardmäßig 24).

Benachrichtigungen und Erinnerungen

• Benachrichtigungs-E-Mail für das Team: erhält jede neue Buchung, Stornierung und Änderung (leer = Shop-E-Mail).
• Auch den zugewiesenen Mitarbeiter benachrichtigen: Kopie an die beim Mitarbeiter hinterlegte E-Mail.
• Erinnerungs-E-Mail X Stunden vorher (standardmäßig 24, 0 zum Deaktivieren).
• Kalenderdatei (.ics) an E-Mails anhängen bei Bestätigung, Verschiebung und Stornierung.
• Vergangene Termine als abgeschlossen markieren, automatisch.

Buchungsseite

• Akzentfarbe: Schaltflächen, gewählter Tag und gewählte Uhrzeit. Wählen Sie eine auf Weiß gut lesbare Farbe.
• Seiten-URL: standardmäßig /reservation, änderbar (zum Beispiel /termin).

Leistungen

In Buchungen > Leistungen hat jede Leistung:

• Name, Kategorie und Beschreibung pro Sprache. Leistungen derselben Kategorie werden zusammen angezeigt, mit Filtern ab zwei Kategorien.
• Foto (JPG, PNG oder WebP, max. 5 MB), als Vorschaubild angezeigt.
• Dauer und Pause zwischen Terminen (Reinigung, Vorbereitung).
• Plätze pro Termin: 1 für einen Einzeltermin, mehr für einen Gruppentermin.
• Preis pro Person (0 blendet den Preis aus) und Anzahlung: keine, Prozentsatz des Preises oder fester Betrag pro Person.
• Farbe im Kalender und die Mitarbeiter, die die Leistung erbringen.

Ab sechs Leistungen erscheint auf der Buchungsseite ein Suchfeld über der Liste.

Mitarbeiter und Arbeitszeiten

In Buchungen > Mitarbeiter und Ressourcen tragen Sie Name, Funktion, Beschreibung, ein Foto (rund angezeigt), eine Farbe und optional eine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ein.

Wochenplan

Geben Sie pro Tag bis zu drei Zeiträume ein. Nutzen Sie zwei Zeiträume für eine Mittagspause. Ein Tag ohne Zeitraum ist ein freier Tag. Die Schaltfläche Auf Dienstag bis Freitag kopieren übernimmt die Zeiten vom Montag, Leeren löscht einen Tag.

Persönlicher Kalender auf dem Smartphone

Nach dem Speichern zeigt das Mitarbeiterprofil einen privaten Kalenderlink. In Google Kalender (Weitere Kalender > Per URL) oder auf dem iPhone (Einstellungen > Kalender > Accounts > Kalenderabo hinzufügen) erscheinen seine Termine und aktualisieren sich automatisch. Ein Link für das ganze Team steht in der Konfiguration.

Gruppentermine

Bei mehr als einem Platz pro Termin wählt der Kunde die Teilnehmerzahl und sieht die freien Plätze unter jeder Uhrzeit. Mehrere Buchungen können dieselbe Startzeit teilen, bis die Plätze belegt sind; Preis und Anzahlung werden mit der Teilnehmerzahl multipliziert.

Schließzeiten und Sonderöffnungszeiten

Die Konfigurationsseite hat zwei Bereiche:

• Schließzeiten und freie Tage: ein Zeitraum ohne Termine, für den ganzen Shop oder einen Mitarbeiter. Bestehen im Zeitraum bereits Buchungen, weist ein Hinweis darauf hin: Sie werden nicht automatisch storniert.
• Sonderöffnungszeiten: besondere Zeiten für ein Datum (Late Opening, Sonntag vor Weihnachten, verkürzter Tag), mit optionalem zweitem Zeitraum. Sie ersetzen nur an diesem Tag die übliche Woche.

Die Anzahlung

1. Die Buchung wird als „Zahlung ausstehend“ angelegt und der Termin gesperrt.
2. Das Modul erstellt einen Warenkorb, der nur die Anzahlung enthält, und leitet den Kunden zu Ihrem Checkout. Sein bisheriger Warenkorb wird beiseitegelegt.
3. Sofortzahlung (Karte, PayPal): Die Buchung wird Bestätigt und die E-Mails werden versendet.
4. Spätere Zahlung (Überweisung, Scheck): Der Termin bleibt gesperrt und wird bestätigt, sobald Sie die Bestellung auf einen bezahlten Status setzen.
5. Bestellung storniert oder fehlerhaft: Der Termin wird storniert und der Kunde informiert.
6. Abgebrochene Zahlung: Der Termin wird nach der eingestellten Frist freigegeben.

Nach der Bestellung wird der ursprüngliche Warenkorb des Kunden wiederhergestellt, und die Bestellbestätigungsseite zeigt den Termin mit einem Link zur Verwaltung.

Buchungsablauf für den Kunden

1. Leistung: nach Kategorie gruppierte Liste mit Filtern und Suche.
2. Mitarbeiter: eine bestimmte Person oder „Erster verfügbarer“. Dieser Schritt entfällt, wenn nur ein Mitarbeiter die Leistung erbringt.
3. Tag und Uhrzeit: Der Kalender öffnet sich beim nächsten freien Termin; die Uhrzeiten sind nach Vormittag, Nachmittag und Abend gruppiert.
4. Kontaktdaten, Bedingungen und Einwilligung, dann Bestätigung.

Eine Zusammenfassung zeigt laufend Leistung, Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit, Gesamtbetrag, Anzahlung und Restbetrag. Jeder erledigte Schritt klappt sich mit einem „Ändern“-Link zusammen.

Terminverwaltung durch den Kunden

Nach der Buchung landet der Kunde auf seiner Terminseite. Dort findet er die Zusammenfassung, eine Schaltfläche für Google Kalender und eine .ics-Datei für Apple Kalender und Outlook. Je nach Einstellung kann er den Termin auch auf eine andere freie Zeit verschieben (mit oder ohne denselben Mitarbeiter) oder stornieren.

Die Seite ist über den Link in jeder E-Mail erreichbar, auch für Kunden ohne Konto. Angemeldete Kunden finden ihre anstehenden Termine und den Verlauf zudem unter Mein Konto > Meine Termine.

Kalender im Back-Office

Buchungen > Kalender zeigt:

• die Wochenansicht mit Mitarbeiterfilter;
• die Tagesansicht mit einer Spalte pro Mitarbeiter.

Der Farbbalken eines Termins zeigt die Leistung, der Rahmen den Status (gestrichelt, solange nicht bestätigt). Geschlossene Tage sind schraffiert, eine rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit.

• Klick auf eine freie Zeit: legt einen Termin an, mit bereits ausgefülltem Tag, Uhrzeit und Mitarbeiter.
• Termin per Drag and Drop ziehen: verschiebt ihn bei gleicher Dauer. In der Tagesansicht wechselt das Ablegen in einer anderen Spalte den Mitarbeiter. Ein Bestätigungsfenster bietet an, den Kunden per E-Mail zu informieren. Ist die Zeit belegt, fragt der Kalender vor dem Erzwingen nach.
• Klick auf einen Termin: öffnet die Buchung.

Buchungen im Back-Office

Liste

Buchungen > Buchungen listet die Termine mit Filtern (Status, Datum, Leistung, Mitarbeiter, Kunde) und CSV-Export.

Telefonischen Termin anlegen

Klicken Sie auf Neue Buchung oder auf eine freie Zeit im Kalender. Wählen Sie Leistung, Mitarbeiter (oder automatische Zuweisung), Datum und Uhrzeit; die Endzeit ergibt sich aus der Dauer der Leistung. Passt die E-Mail zu einem bestehenden Kunden, wird die Buchung ihm zugeordnet. Eine Buchung, die sich mit einer anderen überschneidet, wird abgelehnt, außer Sie aktivieren Auch bei belegter Zeit speichern.

Buchungsdetails

Die Detailseite zeigt Termin, Kunde, Zahlung (mit Link zur Bestellung), Nachricht des Kunden und eine interne Notiz. Schnellaktionen: Bestätigen, Als abgeschlossen markieren, Nicht erschienen, Buchung stornieren, Wiederherstellen und E-Mail erneut senden. Eine Statusänderung sendet dem Kunden die passende E-Mail.

Bestelldetails

Eine Anzahlungsbestellung zeigt einen Block „Zugehöriger Termin“ mit Link zur Buchung.

E-Mails

Sechs Vorlagen liegen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch vor, in HTML und Text:

• Bestätigung: Termin bestätigt, mit .ics-Anhang;
• Anfrage erhalten: Buchung wartet auf Bestätigung oder Zahlung;
• Erinnerung: X Stunden vor dem Termin;
• Stornierung und Verschiebung;
• Team-Benachrichtigung: neue Buchung, Stornierung oder Verschiebung durch den Kunden. Eine Antwort auf diese E-Mail geht direkt an den Kunden.

Jede Kunden-E-Mail enthält den privaten Link zur Terminverwaltung. Für Sprachen ohne Vorlage (Polnisch, Niederländisch, Portugiesisch) werden die E-Mails auf Englisch versendet.

Automatische Aufgaben

Drei Aufgaben laufen im Hintergrund: Versand der Erinnerungen, Freigabe von Terminen, deren Anzahlung nicht rechtzeitig bezahlt wurde, und Markieren vergangener Termine als abgeschlossen.

Die Konfiguration zeigt eine per Token geschützte Cron-URL. Rufen Sie sie alle 15 Minuten per Server-Cron auf, damit Erinnerungen pünktlich rausgehen. Ohne Cron laufen die Aufgaben bei Shop-Besuchen, höchstens alle 10 Minuten. Die Schaltfläche Aufgaben jetzt ausführen startet sie sofort.

Statistiken

Die Übersicht der Konfiguration zeigt anstehende Termine, Termine mit ausstehender Bestätigung und für den laufenden Monat: Anzahl der Termine, gebuchter Umsatz (bestätigt und abgeschlossen), Online-Anteil, Stornoquote und No-Show-Quote.

DSGVO

Mit dem offiziellen Modul psgdpr enthält der Datenexport eines Kunden seine Buchungen, und das Löschen seiner Daten anonymisiert seine Buchungen (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht), ohne Ihre Statistiken zu verfälschen.

Multishop und Sprachen

Leistungen und Mitarbeiter haben Texte pro Sprache und pro Shop, Buchungen gehören zu ihrem Shop. Die Oberfläche des Moduls ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar.

Deinstallation

Die Deinstallation löscht Tabellen, Buchungen, Konfiguration, Menü, Anzahlungsprodukt und Fotos. Bestehende Bestellungen bleiben unverändert.

Fehlerbehebung

Es wird keine Uhrzeit angezeigt

Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter an diesem Tag Arbeitszeiten hat, ob die Leistung ihm zugeordnet ist, ob der Tag nicht geschlossen ist, und vergleichen Sie Mindestvorlauf und Dauer der Leistung mit den Zeiträumen.

Eine Leistung erscheint nicht online

Sie muss aktiv und mindestens einem aktiven Mitarbeiter zugeordnet sein.

Erinnerungen werden nicht versendet

Prüfen Sie, ob die Erinnerung nicht auf 0 steht und die Buchung „Bestätigt“ ist. Richten Sie bei wenig besuchten Shops die Cron-URL ein.

Das Foto wird nicht gespeichert

Der Ordner img/dfbooking/ muss beschreibbar sein. Prüfen Sie auch Größe (max. 5 MB) und Format.

Die Buchungs-URL liefert einen 404-Fehler

Aktivieren Sie sprechende URLs unter Shop-Parameter > Traffic & SEO und leeren Sie den Cache.

FAQ

Kann der Kunde ohne Konto buchen?

Ja, außer Sie aktivieren „Kundenkonto erforderlich“. Er verwaltet seinen Termin über den Link aus der E-Mail.

Kann ich „Erster verfügbarer“ anbieten?

Ja, automatisch, sobald mehrere Mitarbeiter die Leistung erbringen. Das Modul weist den freien Mitarbeiter zur gewählten Uhrzeit zu.

Wie werden Doppelbuchungen verhindert?

Die Verfügbarkeit wird beim Bestätigen unter Sperre erneut geprüft, und das Back-Office lehnt Überschneidungen ab, außer Sie erzwingen sie.

Ist das Modul mit PrestaShop 9 kompatibel?

Ja, von PrestaShop 8.0 bis 9.x, im Einzel- und im Multishop.