Een zakelijke klant die twee keer per week bestelt, ontvangt een kleine honderd facturen per jaar. Zijn boekhouder verwerkt er honderd, uw boekhouder stuurt er honderd uit, en elke factuur levert mogelijk een overschrijving op die moet worden afgeletterd. De verzamelfactuur lost dat op door één factuur per klant en per periode uit te sturen, doorgaans per maand.
PrestaShop kent dat begrip niet. Eén bestelling is één factuur, automatisch gegenereerd bij een statuswijziging. Hieronder wat de overstap op maandfacturatie werkelijk veronderstelt.
Wat consolidatie concreet verandert
Voor de klant één document om goed te keuren en één betaling om in te plannen. Bij bestellingen met lage bedragen en hoge frequentie is dat vaak de voorwaarde die de inkoopafdeling stelt om met u te werken.
Voor u stapelen zich drie effecten op: minder documenten om uit te sturen en te archiveren, minder overschrijvingen om af te letteren, en een beter leesbaar openstaand saldo omdat u per klant redeneert in plaats van per bestelling. Het tegenwicht is reëel: u int later. Een bestelling van de 2e van de maand die op de 30e wordt gefactureerd en binnen 30 dagen betaalbaar is, wordt eind volgende maand betaald, oftewel bijna zestig dagen later. Die beslissing is financieel voordat ze technisch is.
De vier beheerkwesties om te beslechten
De datum die de toewijzing bepaalt
Een bestelling van 30 januari die op 2 februari wordt verzonden, hoort bij welke factuur? De veiligste regel wijst de bestelling toe aan de periode van de levering, omdat het bij verkoop van goederen de levering is die de vordering opeisbaar maakt. Kies één regel en leg die vast, want inconsistentie op dit punt is wat klantklachten uitlokt.
Retouren en creditnota’s
Een retour die vóór de afsluiting binnenkomt, moet van de lopende verzamelfactuur worden afgetrokken. Een retour na uitgifte vraagt een aparte creditnota, met een eigen nummering. Corrigeer nooit een factuur die al is verstuurd, ook niet als die nog niet is betaald.
De btw
De toepasselijke tarieven zijn die welke golden op de datum van elke levering, niet op de uitgiftedatum van de verzamelfactuur. Loopt een periode over een tariefwijziging heen, dan draagt de factuur dus twee verschillende tarieven. Het document moet de grondslagen per tarief uitsplitsen, wat een simpele optelling van bestellingen niet doet.
Het vereiste detail
Een verzamelfactuur is geen rekeningoverzicht. Ze moet het detail van de leveringen bevatten: datum, referentie van de bestelling of de pakbon, omschrijving van de artikelen, aantallen, stukprijzen. Een document dat alleen bedragen opsomt, voldoet niet aan de voorwaarden van een factuur en wordt door de boekhouding van de klant geweigerd.
Module B2B-verzamelfacturatie PrestaShop 8 & 9: Geconsolideerde Maandfactuur per KlantEen maandfactuur per zakelijke klant, in plaats van een factuur per bestelling.€89,00
De nummering
Dit is het punt waarop een zelfgebouwde implementatie het vaakst faalt. De factuurnummering moet doorlopend en chronologisch zijn, zonder breuk. Blijft u facturen per bestelling genereren voor uw B2C-klanten terwijl u verzamelfacturen uitstuurt voor uw B2B-klanten, dan moeten beide stromen dezelfde reeks delen, of twee aparte reeksen gebruiken die duidelijk aan een voorvoegsel herkenbaar zijn.
Wat u niet kunt doen: eerst losse facturen genereren en die daarna vervangen door een verzamelfactuur. De al toegekende nummers blijven dan in de reeks staan zonder bijbehorend document, en dat is een breuk. De consolidatie moet stroomopwaarts gebeuren, door op bestelniveau geen factuur uit te sturen.
Wat PrestaShop doet, en waarom dat klemt
In PrestaShop wordt de factuur gegenereerd door de overgang naar een bestelstatus waarbij de optie factuur is aangevinkt, typisch Betaling aanvaard of Verzonden. Het nummer wordt op dat moment toegekend, vanuit de globale teller van de webshop.
Daar volgen twee gevolgen uit. Eerst moet u de automatische generatie neutraliseren voor de betrokken klanten, zonder haar voor de anderen uit te schakelen, wat betekent dat u per klantgroep moet redeneren. Vervolgens hebt u een tussenstatus nodig voor bestellingen die geleverd maar nog niet gefactureerd zijn, anders raakt u het spoor bijster van wat er aan het eind van de maand nog moet worden geconsolideerd.
De context van elektronisch factureren
De algemene invoering van elektronische facturatie tussen ondernemingen maakt dit onderwerp gevoeliger dan voorheen. Een verzamelfactuur blijft volledig toegestaan, maar ze zal in een gestructureerd formaat moeten worden uitgestuurd en via een erkend platform moeten lopen, met haar regeldetail machineleesbaar. Een consolidatie die uit aan elkaar geplakte pdf’s bestaat, komt die stap niet door.
Dat is een goed argument om het onderwerp nu aan te pakken in plaats van onder tijdsdruk: de datastructuur die u vandaag opzet om netjes te consolideren, is precies de structuur die morgen wordt geëist.
De consolidatie opzetten
De module B2B Verzamelfacturatie behandelt deze keten in PrestaShop 8 en 9: opschorten van de losse facturatie per klantgroep, groeperen per periode, detail van de leveringen per regel, afhandeling van creditnota’s en doorlopende nummering.
