Klient biznesowy składający zamówienia dwa razy w tygodniu otrzymuje około stu faktur rocznie. Jego księgowość przetwarza sto, twoja wystawia sto, a każda z nich potencjalnie generuje przelew do uzgodnienia. Faktura zbiorcza rozwiązuje ten problem, wystawiając jeden dokument na klienta i okres, zwykle miesiąc.
PrestaShop nie zna tego pojęcia. Jedno zamówienie to jedna faktura, generowana automatycznie przy zmianie statusu. Oto co naprawdę zakłada przejście na fakturowanie miesięczne.
Co konkretnie zmienia zbiorczość
Dla klienta jeden dokument do zatwierdzenia i jedna płatność do zaplanowania. Przy zamówieniach o niskiej wartości i wysokiej częstotliwości to często warunek stawiany przez dział zakupów, żeby w ogóle z tobą pracować.
Dla ciebie sumują się trzy efekty: mniej dokumentów do wystawienia i archiwizacji, mniej przelewów do uzgodnienia i czytelniejszy obraz należności, bo liczony na klienta, a nie na zamówienie. Przeciwwaga jest realna: pieniądze wpływają później. Zamówienie z 2. dnia miesiąca zafakturowane 30., płatne w 30 dni, zostaje uregulowane pod koniec kolejnego miesiąca, czyli z prawie sześćdziesięciodniowym przesunięciem. Ta decyzja jest finansowa, zanim stanie się techniczna.
Cztery kwestie do rozstrzygnięcia
Data decydująca o okresie
Zamówienie złożone 30 stycznia i wysłane 2 lutego należy do której faktury? Najbezpieczniejsza reguła przypisuje zamówienie do okresu jego dostawy, bo przy sprzedaży towarów to dostawa czyni należność wymagalną. Wybierz jedną regułę i udokumentuj ją, niespójność w tym punkcie uruchamia reklamacje klientów.
Zwroty i korekty
Zwrot dokonany przed zamknięciem okresu należy odliczyć od bieżącej faktury zbiorczej. Zwrot po wystawieniu wymaga osobnej faktury korygującej, z własną numeracją. Nigdy nie poprawiaj faktury już przekazanej, nawet jeśli nie została jeszcze zapłacona.
VAT
Stosowane stawki to te obowiązujące w dacie każdej dostawy, a nie w dacie wystawienia faktury zbiorczej. W okresie obejmującym zmianę stawki faktura nosi więc dwie różne stawki. Dokument musi rozbić podstawy opodatkowania według stawek, czego zwykła suma zamówień nie robi.
Wymagany poziom szczegółowości
Faktura zbiorcza nie jest zestawieniem obrotów. Musi zawierać szczegóły dostaw: datę, numer zamówienia albo dokumentu dostawy, nazwę towarów, ilości, ceny jednostkowe. Dokument ograniczony do listy kwot nie spełnia warunków faktury i zostanie odrzucony przez księgowość klienta.
Moduł Zbiorczego Fakturowania B2B PrestaShop 8 i 9: Miesięczna Faktura Zbiorcza dla KlientaJedna miesięczna faktura na klienta firmowego, zamiast faktury do każdego zamówienia.€89,00
Numeracja
To punkt, na którym własne wdrożenie najczęściej zawodzi. Numeracja faktur musi być ciągła, chronologiczna i bez luk. Jeśli dla klientów B2C nadal generujesz faktury do każdego zamówienia, a dla klientów B2B wystawiasz zbiorcze, oba strumienie muszą dzielić tę samą sekwencję albo korzystać z dwóch odrębnych serii jasno oznaczonych prefiksem.
Czego zrobić nie można: wygenerować faktur jednostkowych, a potem „zastąpić” ich zbiorczą. Już nadane numery zostałyby w sekwencji bez odpowiadającego dokumentu, co stanowi lukę. Zbiorczość musi zadziałać wcześniej, przez niewystawianie faktury na poziomie zamówienia.
Co robi PrestaShop i dlaczego blokuje
W PrestaShop faktura powstaje przy przejściu do statusu zamówienia z zaznaczoną opcją faktury, zwykle „Płatność zaakceptowana” albo „Wysłane”. Numer nadawany jest w tym momencie z globalnego licznika sklepu.
Stąd dwie konsekwencje. Najpierw trzeba zneutralizować automatyczne generowanie dla wybranych klientów, nie wyłączając go dla pozostałych, co wymaga myślenia grupami klientów. Potem potrzebny jest stan pośredni dla zamówień dostarczonych, ale jeszcze niezafakturowanych, inaczej tracisz ślad tego, co pozostaje do zebrania na koniec miesiąca.
Kontekst faktury elektronicznej
Upowszechnianie faktury elektronicznej między przedsiębiorstwami w Unii Europejskiej czyni ten temat bardziej wrażliwym niż dawniej. Faktura zbiorcza pozostaje w pełni dopuszczalna, ale będzie musiała być wystawiona w formacie ustrukturyzowanym i przejść przez zatwierdzony kanał, ze szczegółami pozycji czytelnymi maszynowo. Zbiorczość sklecona ze sklejonych PDFów tego etapu nie przejdzie.
To dobry argument, żeby zająć się tematem teraz, a nie w pośpiechu: struktura danych, którą budujesz dziś do czystego zbierania faktur, jest dokładnie tą, która będzie wymagana jutro.
Wdrożenie zbiorczości
Moduł Faktur Zbiorczych B2B obsługuje ten łańcuch w PrestaShop 8 i 9: zawieszenie fakturowania jednostkowego według grupy klientów, grupowanie według okresu, szczegóły dostaw w pozycjach, obsługa korekt i ciągła numeracja.
