Un cliente professionale che ordina due volte a settimana riceve un centinaio di fatture all’anno. Il suo commercialista ne tratta un centinaio, il tuo ne emette un centinaio, e ciascuna genera potenzialmente un bonifico da riconciliare. La fatturazione riepilogativa risolve il problema emettendo una fattura unica per cliente e per periodo, in genere il mese.
PrestaShop non ha questa nozione. Un ordine equivale a una fattura, generata automaticamente al cambio di stato. Ecco cosa presuppone davvero il passaggio alla fatturazione mensile.
Cosa cambia concretamente il consolidamento
Per il cliente, un solo documento da validare e un solo pagamento da programmare. Su ordini di importo contenuto e frequenza alta, è spesso la condizione posta dall’ufficio acquisti per lavorare con te.
Per te si sommano tre effetti: meno documenti da emettere e archiviare, meno bonifici da riconciliare e un’esposizione più leggibile, perché ragionata per cliente e non per ordine. Il contrappeso è reale: incassi più tardi. Un ordine del giorno 2 fatturato il 30, pagabile a 30 giorni, viene saldato a fine mese successivo, quasi sessanta giorni di scarto. Questa decisione è finanziaria prima che tecnica.
I quattro casi da risolvere
La data che determina il periodo
Un ordine effettuato il 30 gennaio e spedito il 2 febbraio appartiene a quale fattura? La regola più sicura lega l’ordine al periodo della sua consegna, perché nella vendita di merci è la consegna a rendere esigibile il credito. Scegli una regola unica e documentala, l’incoerenza su questo punto è ciò che innesca le contestazioni del cliente.
I resi e le note di credito
Un reso avvenuto prima della chiusura va dedotto dalla fattura riepilogativa in corso. Un reso successivo all’emissione impone una nota di credito separata, con numerazione propria. Non rettificare mai una fattura già trasmessa, anche se non ancora pagata.
L’IVA
Le aliquote applicabili sono quelle in vigore alla data di ciascuna consegna, non alla data di emissione della fattura riepilogativa. Su un periodo a cavallo di un cambio di aliquota, la fattura porta quindi due aliquote distinte. Il documento deve dettagliare gli imponibili per aliquota, cosa che una semplice somma di ordini non fa.
Il dettaglio richiesto
Una fattura riepilogativa non è un estratto conto. Deve riportare il dettaglio delle consegne: data, riferimento dell’ordine o del documento di trasporto, descrizione degli articoli, quantità, prezzi unitari. Un documento che si limitasse a elencare importi non soddisfa le condizioni di una fattura e verrà respinto dall’amministrazione del cliente.
Modulo Fatturazione Riepilogativa B2B per PrestaShop 8 e 9 — Fattura Mensile per ClienteUna fattura mensile per cliente B2B, invece di una fattura per ordine.€89.00
La numerazione
È il punto in cui un’implementazione artigianale fallisce più spesso. La numerazione delle fatture deve essere continua, cronologica e senza salti. Se continui a generare fatture per ordine per i clienti B2C mentre emetti riepilogative per i clienti B2B, i due flussi devono condividere la stessa sequenza, oppure usare due serie distinte chiaramente identificate da un prefisso.
Ciò che non puoi fare: generare le fatture unitarie e poi «sostituirle» con una riepilogativa. I numeri già attribuiti resterebbero nella sequenza senza documento corrispondente, il che costituisce un salto. Il consolidamento deve intervenire a monte, non emettendo fattura a livello di ordine.
Cosa fa PrestaShop, e perché blocca
In PrestaShop la fattura viene generata al passaggio a uno stato d’ordine con l’opzione fattura attiva, tipicamente «Pagamento accettato» o «Spedito». Il numero viene attribuito in quel momento, dal contatore globale del negozio.
Ne derivano due conseguenze. Prima occorre neutralizzare la generazione automatica per i clienti interessati senza disattivarla per gli altri, il che presuppone di ragionare per gruppo di clienti. Poi serve uno stato intermedio per gli ordini consegnati ma non ancora fatturati, altrimenti perdi traccia di ciò che resta da consolidare a fine mese.
Il contesto della fatturazione elettronica
La diffusione della fattura elettronica tra imprese nell’Unione Europea rende questo tema più delicato di prima. Una fattura riepilogativa resta perfettamente ammessa, ma dovrà essere emessa in formato strutturato e transitare da un canale autorizzato, con dettaglio di righe leggibile dalle macchine. Un consolidamento raffazzonato assemblando PDF non supera questo passaggio.
È un buon argomento per affrontare il tema adesso anziché nell’urgenza: la struttura dati che metti in piedi oggi per consolidare in modo pulito è esattamente quella che sarà richiesta domani.
Mettere in opera il consolidamento
Il modulo Fatturazione Riepilogativa B2B copre questa catena in PrestaShop 8 e 9: sospensione della fatturazione unitaria per gruppo di clienti, raggruppamento per periodo, dettaglio delle consegne per riga, gestione delle note di credito e numerazione continua.
