Op een B2B-webshop is de offerte geen decoratief document: het is het voorwerp waar de handelsrelatie om draait. De omzetting in een bestelling is het moment waarop alles verloren kan gaan, omdat de prijs is bewogen, omdat de voorraad niet was gereserveerd, of omdat niemand weet welke versie van de offerte de klant heeft aanvaard.
PrestaShop kent alleen de bestelling. Hieronder de workflow die u eromheen bouwt.
De zes statussen van een offerte
Een offerte is geen object met twee standen. Zes statussen dekken alle reële situaties.
- Concept: opgebouwd aan verkoperszijde, niet zichtbaar voor de klant. Hier stelt de vertegenwoordiger de kortingen bij.
- Verzonden: doorgestuurd naar de klant, waarmee het een vast aanbod wordt dat uw prijzen bindt voor de geldigheidsduur.
- Aanvaard: de klant heeft goedgekeurd. Het document ligt vast, er is geen wijziging meer mogelijk.
- Geweigerd: te bewaren, met de reden wanneer u die hebt. Dit is uw beste informatiebron over uw prijspositionering.
- Verlopen: de geldigheidsdatum is zonder antwoord gepasseerd. Die status moet automatisch omslaan.
- Omgezet: er is een bestelling aangemaakt vanuit de offerte, met een blijvende koppeling tussen beide.
De klassieke fout is aanvaard en omgezet samenvoegen. Daartussen kunnen dagen liggen, de tijd voor een inkooporder of een aanbetaling per overschrijving, en u moet weten hoeveel offertes zich in dat tussengebied bevinden.
De geldigheidsduur is geen formaliteit
Een offerte zonder einddatum is een aanbod voor onbepaalde tijd. Daar volgen drie concrete risico’s uit.
Uw inkoopprijzen bewegen, maar u blijft gebonden aan de vermelde prijs. De voorraad die u had op het moment van de offerte, is aan andere klanten verkocht. En bij ingevoerde producten is de wisselkoers verschoven.
Dertig dagen is de gebruikelijke termijn. Belangrijker dan het getal is dat de vervaldatum op het document staat, dat de overgang naar verlopen automatisch gebeurt, en dat er enkele dagen daarvóór een herinnering uitgaat. Een offerte waarop drie dagen voor het verlopen wordt teruggekomen, zet duidelijk vaker om dan een vergeten offerte.
DataFirefly B2B OfferteaanvraagVerkoop B2B: van offerte tot bestelling, zonder PrestaShop te verlaten€79,00
De aanbetaling
Bij aanzienlijke bedragen of maatwerkproducten beschermt de aanbetaling uw kaspositie en bindt ze de klant. Drie punten om vast te leggen.
- Het bedrag: een percentage of een vast bedrag, vast te leggen per productgamma in plaats van per geval.
- De facturatie: een geïnde aanbetaling leidt tot een aanbetalingsfactuur, die van de eindfactuur wordt afgetrokken. Het is geen eenvoudige betaalregel.
- Het lot bij annulering: op te nemen in de voorwaarden van de offerte, niet te improviseren op het moment van het geschil.
De omzetting, en de voorraadvraag
Bij de omzetting moet een afweging worden gemaakt: reserveert u de voorraad zodra de offerte is aanvaard, of pas bij het aanmaken van de bestelling?
Reserveren bij aanvaarding voorkomt dat u een beschikbaarheid aankondigt die u niet kunt waarmaken. Daar staat tegenover dat u voorraad vastlegt voor zaken die misschien nooit doorgaan. Het gangbare compromis is reserveren na inning van de aanbetaling, wat de slappe intenties eruit filtert.
Documentair moet de bestelling het nummer van de oorspronkelijke offerte bewaren. Die koppeling laat u zes maanden later terugvinden op welke tariefbasis een korting is toegekend.
Wat de offerte niet mag zijn
Twee verspreide sluiproutes leveren problemen op.
De offerte is geen bestelling in de wacht. Een PrestaShop-bestelling aanmaken met een status offerte lijkt praktisch, maar het vervuilt uw statistieken, uw boekhoudkundige exports en uw herinneringen. Een niet-gevalideerde bestelling blijft een bestelling in de tellers.
De offerte gebruikt de factuurnummering niet. Ze heeft haar eigen reeks nodig, met een afwijkend voorvoegsel. De twee mengen creëert een breuk in de boekhoudkundige nummering, precies het punt waarop de fiscus controleert.
Wat de overstap naar een tool uitlokt
Eén offerte per week regelt u prima met een spreadsheet en een handmatig verstuurde pdf. Drie signalen geven aan dat de drempel is gepasseerd: u weet niet meer hoeveel offertes op antwoord wachten, u ontdekt verlopen offertes waar niemand op is teruggekomen, en het opnieuw intypen van de regels bij de bestelling levert prijsfouten op.
Vanaf dat punt telt de kost van handmatig werken in verloren zaken, niet in uren.
De workflow opzetten
De module B2B Offerteaanvraag voor PrestaShop dekt deze keten op PrestaShop 8 en 9: aanvraag vanaf de productpagina of de winkelwagen, beheer van de statussen en de geldigheidsduur, herinnering vóór het verlopen, en omzetting in een bestelling zonder opnieuw intypen, met behoud van de koppeling tussen beide documenten.
