W sklepie B2B oferta nie jest dokumentem ozdobnym: to obiekt, wokół którego kręci się relacja handlowa. Jej zamiana w zamówienie to moment, w którym wszystko może przepaść, bo cena się zmieniła, bo zapas nie był zarezerwowany albo bo nikt nie wie, którą wersję oferty klient zaakceptował.
PrestaShop zna wyłącznie zamówienie. Oto proces, który trzeba wokół tego zbudować.
Sześć stanów oferty
Oferta nie jest obiektem o dwóch położeniach. Sześć stanów pokrywa całość rzeczywistych sytuacji.
- Szkic: budowany po stronie sprzedawcy, niewidoczny dla klienta. Tutaj handlowiec ustawia rabaty.
- Wysłana: przekazana klientowi, staje się ofertą wiążącą i wiąże twoje ceny na czas ważności.
- Zaakceptowana: klient potwierdził. Dokument zamarza, żadna modyfikacja nie jest już możliwa.
- Odrzucona: zachować, z powodem, jeśli go znasz. To twoje najlepsze źródło informacji o własnym pozycjonowaniu cenowym.
- Wygasła: data ważności minęła bez odpowiedzi. Stan musi przełączyć się automatycznie.
- Przekształcona: z oferty utworzono zamówienie, z trwałym powiązaniem między nimi.
Klasyczny błąd polega na połączeniu stanów „zaakceptowana” i „przekształcona”. Między nimi może minąć kilka dni, w oczekiwaniu na zamówienie zakupu od klienta albo przelew zaliczki, i musisz wiedzieć, ile ofert tkwi w tym przedziale.
Termin ważności nie jest formalnością
Oferta bez daty granicznej to oferta bezterminowa. Wynikają z tego trzy konkretne ryzyka.
Twoje ceny zakupu się zmieniają, ale ty pozostajesz związany ceną podaną w ofercie. Zapas, który miałeś w chwili wystawienia oferty, został sprzedany innym klientom. A przy produktach importowanych zmienił się kurs walutowy.
Trzydzieści dni to typowy okres. Bardziej niż sama liczba liczy się to, żeby termin widniał na dokumencie, żeby przejście w stan wygasły było automatyczne i żeby kilka dni wcześniej wyszło przypomnienie. Oferta przypomniana trzy dni przed wygaśnięciem przekształca się zdecydowanie częściej niż zapomniana.
DataFirefly Zapytanie o Wycenę B2BSprzedawaj w B2B: od wyceny do zamówienia, bez opuszczania PrestaShop€79,00
Zaliczka
Przy znaczących kwotach albo produktach na zamówienie zaliczka chroni twój przepływ gotówki i wiąże klienta. Trzy punkty do ustalenia.
- Kwota: procent albo ryczałt, do zdefiniowania per linia produktowa, a nie przypadek po przypadku.
- Fakturowanie: pobrana zaliczka rodzi fakturę zaliczkową, która zostanie odliczona od faktury końcowej. To nie jest zwykła pozycja płatności.
- Los w razie anulowania: do zapisania w warunkach oferty, a nie do improwizowania w chwili sporu.
Przekształcenie i kwestia zapasu
W momencie przekształcenia trzeba rozstrzygnąć jedną sprawę: rezerwujesz zapas już przy akceptacji oferty, czy dopiero przy tworzeniu zamówienia?
Rezerwacja przy akceptacji chroni przed ogłaszaniem dostępności, której nie utrzymasz. Za to zamraża zapas na transakcjach, które mogą nigdy nie dojść do skutku. Powszechny kompromis to rezerwacja po wpłynięciu zaliczki, co odsiewa miękkie intencje.
Od strony dokumentacyjnej zamówienie musi zachować numer oferty źródłowej. To powiązanie pozwala ustalić pół roku później, na jakiej podstawie cenowej przyznano rabat.
Czym oferta być nie powinna
Dwa rozpowszechnione skróty sprawiają kłopoty.
Oferta nie jest zamówieniem w stanie oczekiwania. Tworzenie zamówienia PrestaShop ze statusem „oferta” wygląda praktycznie, ale zanieczyszcza statystyki, eksporty księgowe i wezwania do zapłaty. Niezatwierdzone zamówienie nadal liczy się w licznikach jako zamówienie.
Oferta nie korzysta z numeracji faktur. Potrzebuje własnej sekwencji, z odrębnym prefiksem. Mieszanie obu tworzy lukę w numeracji księgowej, czyli dokładnie ten punkt, który sprawdza administracja skarbowa.
Co uruchamia przejście na narzędzie
Jedna oferta tygodniowo świetnie obsługuje się arkuszem i PDF-em wysłanym ręcznie. Trzy sygnały wskazują, że próg został przekroczony: nie wiesz już, ile ofert czeka na odpowiedź, odkrywasz wygasłe oferty, o których nikt nie przypomniał, a przepisywanie pozycji przy składaniu zamówienia generuje błędy cenowe.
Na tym etapie koszt obsługi ręcznej liczy się w straconych transakcjach, a nie w godzinach.
Wdrożenie procesu
Moduł Zapytanie Ofertowe B2B dla PrestaShop pokrywa ten łańcuch w PrestaShop 8 i 9: zapytanie z karty produktu albo z koszyka, obsługa stanów i terminu ważności, przypomnienie przed wygaśnięciem oraz przekształcenie w zamówienie bez przepisywania, z zachowaniem powiązania między obydwoma dokumentami.
