Sur une boutique B2B, le devis n’est pas un document décoratif : c’est l’objet autour duquel tourne la relation commerciale. Sa transformation en commande est le moment où tout peut se perdre, parce que le prix a bougé, parce que le stock n’était pas réservé, ou parce que personne ne sait quelle version du devis le client a acceptée.
PrestaShop ne connaît que la commande. Voici le workflow à construire autour.
Les six états d’un devis
Un devis n’est pas un objet à deux positions. Six états couvrent la totalité des situations réelles.
- Brouillon : construit côté marchand, non visible du client. C’est là que le commercial ajuste les remises.
- Envoyé : transmis au client, il devient une offre ferme et engage vos prix pour la durée de validité.
- Accepté : le client a validé. Le document se fige, plus aucune modification n’est possible.
- Refusé : à conserver, avec le motif quand vous l’avez. C’est votre meilleure source d’information sur votre positionnement tarifaire.
- Expiré : la date de validité est dépassée sans réponse. L’état doit basculer automatiquement.
- Converti : une commande a été créée à partir du devis, avec un lien permanent entre les deux.
L’erreur classique consiste à fusionner « accepté » et « converti ». Entre les deux, il peut s’écouler plusieurs jours, le temps d’un bon de commande client ou d’un virement d’acompte, et vous devez savoir combien de devis sont dans cet intervalle.
La durée de validité n’est pas une formalité
Un devis sans date limite est une offre à durée indéterminée. Trois risques concrets suivent.
Vos prix d’achat évoluent, mais vous restez engagé sur le prix affiché. Le stock que vous aviez au moment du devis a été vendu à d’autres clients. Et sur des produits importés, le taux de change a bougé.
Trente jours est la durée usuelle. Ce qui compte davantage que le chiffre, c’est que l’échéance apparaisse sur le document, que le passage à l’état expiré soit automatique, et qu’une relance parte quelques jours avant. Un devis relancé à J-3 de son expiration se transforme nettement plus souvent qu’un devis oublié.
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L’acompte
Sur des montants significatifs ou des produits sur mesure, l’acompte protège votre trésorerie et engage le client. Trois points à cadrer.
- Le montant : pourcentage ou forfait, à définir par gamme plutôt qu’au cas par cas.
- La facturation : un acompte encaissé donne lieu à une facture d’acompte, qui sera déduite de la facture finale. Ce n’est pas une simple ligne de paiement.
- Le sort en cas d’annulation : à écrire dans les conditions du devis, pas à improviser au moment du litige.
La conversion, et la question du stock
Au moment de la conversion, un arbitrage doit être tranché : réservez-vous le stock dès l’acceptation du devis, ou seulement à la création de la commande ?
Réserver dès l’acceptation évite d’annoncer une disponibilité que vous ne pouvez pas tenir. Cela immobilise en revanche du stock sur des affaires qui peuvent ne jamais se conclure. Le compromis courant consiste à réserver après encaissement de l’acompte, ce qui filtre les intentions molles.
Sur le plan documentaire, la commande doit conserver le numéro du devis d’origine. C’est ce lien qui permet de retrouver, six mois plus tard, sur quelle base tarifaire une remise a été accordée.
Ce que le devis ne doit pas être
Deux raccourcis répandus posent problème.
Le devis n’est pas une commande à l’état d’attente. Créer une commande PrestaShop avec un statut « devis » semble pratique, mais cela pollue vos statistiques, vos exports comptables et vos relances. Une commande non validée reste une commande dans les compteurs.
Le devis n’utilise pas la numérotation des factures. Il lui faut sa propre séquence, avec un préfixe distinct. Mélanger les deux crée une rupture dans la numérotation comptable, exactement le point que le fisc vérifie.
Ce qui déclenche le passage à un outil
Un devis par semaine se traite très bien dans un tableur et un PDF envoyé à la main. Trois signaux indiquent que le seuil est franchi : vous ne savez plus combien de devis sont en attente de réponse, vous découvrez des devis expirés que personne n’a relancés, et la ressaisie des lignes au moment de la commande génère des erreurs de prix.
À ce stade, le coût du traitement manuel se compte en affaires perdues, pas en heures.
Mettre en place le workflow
Le module Demande de Devis B2B pour PrestaShop couvre cette chaîne sur PrestaShop 8 et 9 : demande depuis la fiche produit ou le panier, gestion des états et de la durée de validité, relance avant expiration, et conversion en commande sans ressaisie avec conservation du lien entre les deux documents.
