Un negozio B2B che accetta il bonifico con pagamento alla ricezione o a 30 giorni accumula esposizione. Finché l’importo resta contenuto, basta un foglio di calcolo. Superate una trentina di fatture aperte in contemporanea, il monitoraggio manuale cede: si sollecitano i clienti grandi, si dimenticano i piccoli, e sono spesso i piccoli a finire a perdita.
PrestaShop non gestisce questo tema. L’ordine passa in «In attesa di pagamento con bonifico», e non succede altro. Nessun contatore di scadenza, nessun sollecito, nessun calcolo di interessi. Ecco come strutturare il processo.
La sequenza in quattro tempi
Il dato più controintuitivo del recupero crediti è questo: il tasso di recupero dipende più dalla tempestività del primo sollecito che dalla fermezza del tono. Una fattura sollecitata il giorno dopo la scadenza si chiude nella grande maggioranza dei casi come una semplice dimenticanza corretta. La stessa fattura sollecitata a trenta giorni entra in una trattativa.
G+1: il promemoria neutro
Tono informativo, non intimidatorio. L’obiettivo è trattare il caso maggioritario, quello della fattura smarrita in una casella della contabilità. Richiama il numero di fattura, l’importo, la data di scadenza superata, e allega di nuovo il documento. Offri un contatto diretto in caso di contestazione sulla prestazione, è il modo migliore per far emergere presto un problema sostanziale.
G+8: il sollecito fermo
Il tono cambia. Prendi atto del mancato pagamento e fissi una data limite esplicita, in genere sette giorni. È anche il momento di annunciare, senza ancora applicarle, le conseguenze previste dalle tue condizioni generali di vendita: interessi di mora e sospensione delle consegne in corso.
G+15: il sollecito con interessi quantificati
Applichi e quantifichi. Due importi devono comparire distintamente:
- gli interessi di mora, calcolati al tasso previsto dalle tue condizioni di vendita, con la soglia minima fissata dalla direttiva europea sui ritardi di pagamento al tasso di riferimento della Banca Centrale Europea maggiorato di otto punti percentuali, secondo il recepimento nazionale applicabile;
- l’indennizzo forfettario per costi di recupero, fissato in un minimo di 40 euro per fattura.
Punto spesso frainteso: entrambi gli importi sono dovuti di diritto dal giorno successivo alla scadenza, senza necessità di un sollecito preventivo. Scegli se richiederli o meno, ma non devi averli annunciati per averne diritto.
G+30: la messa in mora
Raccomandata con ricevuta di ritorno, che riprende lo storico dei solleciti, il capitale, gli interessi, l’indennizzo forfettario e un termine finale. È l’atto che rende possibile un procedimento successivo. Segna anche l’uscita dal processo automatizzato: oltre quel punto la pratica richiede una gestione individuale.
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Cosa deve mostrare il monitoraggio
Una sequenza di email non basta. Serve una vista per cliente, non solo per fattura, con quattro informazioni:
- l’esposizione totale aperta, su tutte le fatture;
- l’anzianità della fattura non pagata più vecchia;
- lo stadio di sollecito raggiunto per ciascuna;
- l’importo degli interessi maturati alla data.
Questa vista serve a due decisioni concrete: bloccare o meno l’acquisizione di nuovi ordini da quel cliente, e scegliere tra sollecito bonario e passaggio al contenzioso. Senza di essa continui a consegnare a un cliente che non paga da due mesi, cosa che accade più spesso di quanto si ammetta.
Le diciture da non dimenticare in fattura
Il processo di sollecito si appoggia su diciture che devono già comparire sulla fattura iniziale. Tre sono obbligatorie in B2B nell’Unione Europea:
- la data di scadenza o il termine di pagamento concordato;
- il tasso degli interessi di mora applicabili;
- la menzione dell’indennizzo forfettario di 40 euro per costi di recupero.
La loro assenza non annulla il tuo diritto a percepirli, ma indebolisce la tua posizione in una discussione e ti espone a una sanzione amministrativa distinta in diversi Stati membri. Verifica il template di fattura PrestaShop prima di avviare qualsiasi sequenza di sollecito: il modello nativo non le contiene.
Il punto di rottura
Tre segnali indicano che la gestione manuale ha raggiunto il limite: non sai più dire a memoria quale cliente ti deve quanto, scopri fatture scadute da oltre sessanta giorni al momento della chiusura, e solleciti a ondate anziché in continuo. A quello stadio, ogni settimana di ritardo nel sollecito costa meccanicamente tasso di recupero.
Il modulo Solleciti Insoluti B2B copre questa catena in PrestaShop 8 e 9: scadenze per ordine, sequenza di sollecito configurabile, calcolo automatico degli interessi e dell’indennizzo forfettario, e cruscotto dell’esposizione per cliente.
