In einem B2B-Shop ist das Angebot kein dekoratives Dokument: Es ist der Gegenstand, um den sich die Geschäftsbeziehung dreht. Seine Umwandlung in eine Bestellung ist der Moment, in dem alles verloren gehen kann, weil sich der Preis bewegt hat, weil der Bestand nicht reserviert war oder weil niemand weiß, welche Fassung des Angebots der Kunde angenommen hat.
PrestaShop kennt nur die Bestellung. Hier ist der Prozess, der darum herum zu bauen ist.
Die sechs Zustände eines Angebots
Ein Angebot ist kein Objekt mit zwei Stellungen. Sechs Zustände decken alle realen Situationen ab.
- Entwurf: auf Händlerseite erstellt, für den Kunden nicht sichtbar. Hier justiert der Vertrieb die Rabatte.
- Gesendet: an den Kunden übermittelt, wird es zum verbindlichen Angebot und bindet Ihre Preise für die Gültigkeitsdauer.
- Angenommen: Der Kunde hat bestätigt. Das Dokument friert ein, keine Änderung ist mehr möglich.
- Abgelehnt: aufbewahren, mit dem Grund, wenn Sie ihn haben. Das ist Ihre beste Informationsquelle zur eigenen Preispositionierung.
- Abgelaufen: Das Gültigkeitsdatum ist ohne Antwort verstrichen. Der Zustand muss automatisch umspringen.
- Umgewandelt: Aus dem Angebot wurde eine Bestellung erzeugt, mit dauerhafter Verknüpfung zwischen beiden.
Der klassische Fehler besteht darin, „angenommen“ und „umgewandelt“ zusammenzulegen. Dazwischen können mehrere Tage liegen, in denen auf eine Kundenbestellung oder eine Anzahlung gewartet wird, und Sie müssen wissen, wie viele Angebote in diesem Zwischenraum hängen.
Die Gültigkeitsdauer ist keine Formalität
Ein Angebot ohne Frist ist ein Angebot auf unbestimmte Zeit. Drei konkrete Risiken folgen daraus.
Ihre Einkaufspreise verändern sich, doch Sie bleiben an den ausgewiesenen Preis gebunden. Der Bestand, den Sie zum Zeitpunkt des Angebots hatten, ist an andere Kunden verkauft. Und bei importierten Produkten hat sich der Wechselkurs bewegt.
Dreißig Tage sind die übliche Dauer. Wichtiger als die Zahl ist, dass die Frist auf dem Dokument steht, dass der Wechsel in den Zustand abgelaufen automatisch erfolgt und dass wenige Tage vorher eine Erinnerung rausgeht. Ein drei Tage vor Ablauf nachgefasstes Angebot wird deutlich öfter umgewandelt als ein vergessenes.
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Die Anzahlung
Bei nennenswerten Beträgen oder Maßanfertigungen schützt die Anzahlung Ihre Liquidität und bindet den Kunden. Drei Punkte sind zu regeln.
- Der Betrag: Prozentsatz oder Pauschale, je Sortimentslinie festzulegen statt fallweise.
- Die Fakturierung: Eine vereinnahmte Anzahlung führt zu einer Anzahlungsrechnung, die von der Schlussrechnung abgezogen wird. Es ist keine bloße Zahlungszeile.
- Das Schicksal bei Stornierung: in die Angebotsbedingungen zu schreiben, nicht im Streitfall zu improvisieren.
Die Umwandlung und die Bestandsfrage
Bei der Umwandlung ist eine Abwägung zu treffen: Reservieren Sie den Bestand schon bei Annahme des Angebots oder erst bei Erzeugung der Bestellung?
Bei Annahme zu reservieren verhindert, eine Verfügbarkeit anzukündigen, die Sie nicht halten können. Dafür bindet es Bestand an Geschäfte, die nie zustande kommen müssen. Der gebräuchliche Kompromiss lautet, nach Eingang der Anzahlung zu reservieren, was weiche Absichten herausfiltert.
Dokumentarisch muss die Bestellung die Nummer des ursprünglichen Angebots behalten. Diese Verknüpfung erlaubt es, sechs Monate später nachzuvollziehen, auf welcher Preisgrundlage ein Rabatt gewährt wurde.
Was das Angebot nicht sein darf
Zwei verbreitete Abkürzungen bereiten Probleme.
Das Angebot ist keine wartende Bestellung. Eine PrestaShop-Bestellung mit dem Status „Angebot“ anzulegen wirkt praktisch, verfälscht aber Ihre Statistiken, Ihre Buchhaltungsexporte und Ihre Mahnläufe. Eine nicht bestätigte Bestellung zählt in den Kennzahlen weiterhin als Bestellung.
Das Angebot nutzt nicht die Rechnungsnummerierung. Es braucht eine eigene Sequenz mit eigenem Präfix. Beides zu vermischen erzeugt eine Lücke in der buchhalterischen Nummerierung, genau den Punkt, den die Finanzverwaltung prüft.
Was den Wechsel zu einem Werkzeug auslöst
Ein Angebot pro Woche lässt sich sehr gut mit einer Tabelle und einem von Hand versendeten PDF bearbeiten. Drei Signale zeigen, dass die Schwelle überschritten ist: Sie wissen nicht mehr, wie viele Angebote auf Antwort warten, Sie entdecken abgelaufene Angebote, die niemand nachgefasst hat, und das erneute Eintippen der Positionen bei der Bestellung erzeugt Preisfehler.
In diesem Stadium bemisst sich der Preis der Handarbeit in verlorenen Geschäften, nicht in Stunden.
Den Prozess umsetzen
Das Modul B2B-Angebotsanfrage für PrestaShop deckt diese Kette auf PrestaShop 8 und 9 ab: Anfrage von der Produktseite oder aus dem Warenkorb, Verwaltung der Zustände und der Gültigkeitsdauer, Erinnerung vor Ablauf und Umwandlung in eine Bestellung ohne erneute Eingabe, unter Beibehaltung der Verknüpfung beider Dokumente.
