Un cliente profesional que pide quince veces al mes recibe quince facturas, que debe conciliar, validar y pagar una a una. Por tu parte, sigues quince cobros. La facturación recapitulativa sustituye todo eso por un documento mensual único.
El principio es simple. Sus efectos sobre la tesorería y sobre la aceptación por el cliente lo son menos.
Lo que la consolidación cambia de verdad
Tres efectos, de los cuales el tercero es el más importante y el menos previsto.
La carga administrativa baja en ambos lados. Una conciliación en lugar de quince, un pago en lugar de quince, una reclamación en lugar de quince en caso de impago.
El seguimiento se vuelve legible. Un riesgo vivo por cliente, un calendario de vencimientos, una vista clara de lo que se debe.
El plazo de cobro se alarga mecánicamente. Es el punto que hay que entender antes de lanzarse.
El efecto sobre la tesorería
Cálculo a hacer antes de cualquier decisión.
Con una facturación por pedido, una venta del día 3, pagadera a 30 días, se cobra hacia el 3 del mes siguiente.
Con una factura mensual emitida el 30, la misma venta se factura 27 días más tarde, y luego es pagadera a 30 días, es decir, un cobro hacia el 30 del mes siguiente.
El desfase medio equivale a la mitad de tu periodo de consolidación. Con una facturación mensual, cuenta con quince días de plazo adicional de media sobre el conjunto de los pedidos afectados.
Sobre una cifra B2B de 50.000 euros al mes, eso representa unos 25.000 euros de necesidad adicional de fondo de maniobra, inmovilizados de forma permanente.
Dos maneras de compensar. Acortar el plazo de pago de la factura recapitulativa, negociándolo a 30 días fecha de factura. O consolidar por quincena en lugar de por mes, lo que divide el desfase por dos.
El marco de los plazos de pago
Punto que hay que conocer, porque delimita lo que puedes proponer.
Entre empresas, la Ley 15/2010 de lucha contra la morosidad fija el plazo máximo de pago en 60 días naturales desde la entrega o la prestación, sin que el pacto entre las partes pueda superarlo.
La factura recapitulativa tiene además un régimen propio en el reglamento de facturación: puede agrupar operaciones de un mismo mes natural para un mismo destinatario, y cuando el destinatario es un empresario debe emitirse como muy tarde el día 16 del mes siguiente.
Dos consecuencias prácticas. La consolidación no alarga el plazo legal, que sigue contando desde las entregas y no desde la emisión. Y las menciones sobre intereses de demora y la indemnización por costes de cobro se aplican a la factura recapitulativa como a cualquier otra.
Módulo de Facturación Recapitulativa B2B para PrestaShop 8 y 9 — Factura Mensual por ClienteUna factura mensual por cliente B2B, en lugar de una factura por pedido.€89,00
Las condiciones de aceptación por el cliente
La consolidación no se impone, se propone. Cuatro condiciones a reunir.
El detalle debe seguir accesible. Una factura recapitulativa sin el detalle de los pedidos es inutilizable para la contabilidad del cliente. Cada línea debe llevar la referencia del pedido, su fecha y su contenido.
Los albaranes deben poder conciliarse. El cliente valida sus recepciones antes de pagar. Sin correspondencia clara entre líneas de factura y entregas, no puede controlar.
La fecha de emisión debe ser estable. El último día del mes, o el 5 del mes siguiente, pero siempre la misma. Los departamentos contables trabajan por ciclos.
El formato debe ser explotable. Un PDF basta para la validación humana, un fichero estructurado es necesario si el cliente integra automáticamente. En las grandes cuentas, esta cuestión aparece siempre.
Lo que se complica
Cinco situaciones a tratar de forma explícita, so pena de bloqueos.
La factura rectificativa en mitad del periodo. ¿Una devolución del día 12 debe aparecer en negativo en la factura del mes? Sí, es el comportamiento esperado, y supone que tu proceso integre los abonos del periodo.
El pedido a caballo entre dos periodos. Pedido el 28, entregado el 3 del mes siguiente. La imputación sigue la regla de devengo que hayas elegido, y debe estar documentada.
El pago parcial. Un cliente que discute una línea puede pagar el resto. Tu seguimiento debe gestionar un saldo parcial sobre una factura recapitulativa, cosa que no hacen todas las configuraciones.
El exceso de riesgo. Si concedes un límite, se consume durante todo el mes antes de facturarse. La vigilancia debe hacerse sobre los pedidos aún no facturados, no solo sobre las facturas impagadas.
El mes sin pedidos. No se emite factura, lo cual es normal, pero tu proceso automático no debe producir un documento a cero.
Los límites contables
Tres puntos a validar con tu asesor antes de la puesta en marcha.
La numeración sigue siendo correlativa. Las facturas recapitulativas se insertan en tu serie, sin series paralelas no justificadas.
El devengo del IVA queda ligado a cada entrega, no a la fecha de la factura recapitulativa. En una factura emitida a principios de mes por entregas del mes anterior, esto puede imputar el IVA a un periodo anterior.
La conciliación bancaria se simplifica, un cobro por una factura, lo que es un beneficio real.
Punto complementario, a anticipar: la facturación electrónica y los sistemas de emisión verificable imponen formatos y menciones que la factura recapitulativa debe respetar. No es un obstáculo, pero sí un parámetro del calendario de puesta en marcha.
A quién proponerla
Tres criterios acumulativos.
Un volumen suficiente: al menos de cinco a diez pedidos al mes. Por debajo, la consolidación no aporta nada y cuesta plazo de cobro.
Una relación establecida: el cliente tiene un historial de pago, conoces su comportamiento. La consolidación aumenta tu exposición entre dos facturaciones.
Una petición del cliente. Es la mejor señal: un comprador profesional que pide una factura mensual te está diciendo que sus quince facturas le cuestan tiempo.
A la inversa, no propongas la consolidación a un cliente nuevo, ni a un cliente cuyos pagos son irregulares.
La puesta en marcha
Cuatro etapas.
Identifica los clientes elegibles contando sus pedidos mensuales sobre doce meses.
Calcula el efecto en tesorería sobre ese perímetro preciso, no sobre el conjunto de tu actividad.
Propónselo primero a tres o cuatro clientes, recogiendo sus restricciones de formato y de fecha.
Extiende una vez rodado el proceso, conservando la facturación por pedido como opción por defecto.
El módulo Facturación Recapitulativa B2B implanta este dispositivo en PrestaShop 8 y 9: consolidación por cliente con periodicidad configurable, detalle de pedidos y entregas en cada línea, integración de los abonos del periodo, activación por cliente en lugar de global y seguimiento del riesgo sobre los pedidos aún no facturados.
