Um cliente profissional que encomenda quinze vezes por mês recebe quinze faturas, que tem de reconciliar, validar e pagar uma a uma. Do seu lado, acompanha quinze recebimentos. A faturação consolidada substitui tudo isso por um documento mensal único.
O princípio é simples; os efeitos na tesouraria e na aceitação pelo cliente já não são.
O que a consolidação muda mesmo
Três efeitos, sendo o terceiro o mais importante e o menos antecipado.
A carga administrativa baixa dos dois lados. Uma reconciliação em vez de quinze, um pagamento em vez de quinze, uma cobrança em vez de quinze em caso de incumprimento.
O acompanhamento torna-se legível. Um saldo em dívida por cliente, um plano de vencimentos, uma visão clara do que está por pagar.
O prazo de recebimento alonga-se mecanicamente. É o ponto a compreender antes de avançar.
O efeito na tesouraria
Cálculo a fazer antes de qualquer decisão.
Com faturação à encomenda, uma venda do dia 3 do mês, pagável a 30 dias, é recebida por volta do dia 3 do mês seguinte.
Com faturação mensal emitida a 30, a mesma venda é faturada 27 dias mais tarde e só depois é pagável a 30 dias, o que dá um recebimento por volta do dia 30 do mês seguinte.
O desfasamento médio corresponde a metade do seu período de consolidação. Numa faturação mensal, conte com quinze dias de prazo adicional em média sobre o conjunto das encomendas abrangidas.
Com um volume de negócios B2B de 50 000 euros por mês, isso representa cerca de 25 000 euros de necessidade de fundo de maneio adicional, imobilizados de forma permanente.
Duas formas de compensar. Encurtar o prazo de pagamento da fatura consolidada, negociando 30 dias a contar da data da fatura em vez de 60. Ou consolidar por quinzena em vez de por mês, o que divide o desfasamento a meio.
Os prazos de pagamento e a regra de emissão
Dois pontos a conhecer, porque limitam o que pode propor.
Entre empresas, o Decreto-Lei n.º 62/2013 fixa 30 dias como prazo supletivo, admite até 60 dias por acordo expresso das partes e só permite ir além disso se a estipulação não for manifestamente abusiva para o credor. O atraso vence juros de mora à taxa comercial legal e dá direito a uma indemnização mínima de 40 euros pelos custos de cobrança. Estas menções devem constar da fatura consolidada como de qualquer outra.
Segundo ponto, e é o que distingue Portugal de países onde existe um regime próprio de fatura recapitulativa: o artigo 36.º do CIVA exige que a fatura seja emitida até ao quinto dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido. Uma fatura única no fim do mês não dispensa desta regra. Na prática, cada entrega tem de ser documentada por guia de remessa ou documento de transporte comunicado à Autoridade Tributária, e a fatura global emitida depois, em programa certificado, com ATCUD e código QR. Valide esta montagem com o seu contabilista certificado antes de a propor a um cliente.
Módulo Faturação Resumo B2B PrestaShop 8 e 9: Fatura Mensal Consolidada por ClienteUma fatura mensal por cliente empresarial, em vez de uma fatura por encomenda.89,00€
As condições de aceitação pelo cliente
A consolidação não se impõe, propõe-se. Quatro condições a reunir.
O detalhe tem de continuar acessível. Uma fatura consolidada sem o detalhe das encomendas é inutilizável para a contabilidade do cliente. Cada linha tem de levar a referência da encomenda, a sua data e o seu conteúdo.
As guias de remessa têm de ser reconciliáveis. O cliente valida as receções antes de pagar. Sem correspondência clara entre linhas de fatura e entregas, não consegue controlar.
A data de emissão tem de ser estável. O último dia do mês, ou o dia 5 do mês seguinte, mas sempre a mesma. Os serviços de contabilidade trabalham por ciclos.
O formato tem de ser utilizável. Um PDF chega para a validação humana; um ficheiro estruturado é necessário se o cliente integrar automaticamente. Nas contas grandes, esta questão surge sempre.
O que se complica
Cinco situações a tratar explicitamente, sob pena de bloqueios.
A nota de crédito durante o período. Uma devolução ocorrida no dia 12 deve aparecer em negativo na fatura do mês? Sim, é o comportamento esperado, e isso pressupõe que o seu tratamento integra as notas de crédito do período.
A encomenda a cavalo entre dois períodos. Encomendada a 28, entregue a 3 do mês seguinte. A imputação segue a regra de exigibilidade que adotou, e essa regra tem de estar documentada.
O pagamento parcial. Um cliente que contesta uma linha pode pagar o resto. O seu acompanhamento tem de gerir um saldo parcial sobre uma fatura consolidada, o que não acontece em todas as configurações.
A ultrapassagem do plafond de crédito. Se concede um limite, ele consome-se durante todo o mês antes de ser faturado. A vigilância tem de incidir sobre as encomendas ainda não faturadas, não apenas sobre as faturas por pagar.
O mês sem encomendas. Não é emitida fatura nenhuma, o que é normal, mas o seu tratamento automático não deve produzir um documento a zero.
Os limites contabilísticos
Três pontos a validar com o seu contabilista antes da implementação.
A numeração continua sequencial. As faturas consolidadas inserem-se nas séries do seu programa certificado, sem série paralela injustificada.
O facto gerador do IVA mantém-se ligado a cada entrega, ao abrigo do artigo 7.º do CIVA, e não à data da fatura consolidada. Numa fatura emitida no início do mês para entregas do mês anterior, isso pode remeter o imposto para um período de declaração anterior.
A reconciliação bancária fica mais simples, um pagamento para uma fatura, o que é um benefício real.
Ponto complementar, a antecipar: se vende ao Estado, a fatura tem de seguir o formato CIUS-PT através da eSPap, e se fatura clientes profissionais franceses entra no perímetro da reforma francesa da faturação eletrónica. A fatura consolidada tem de ter em conta os formatos e as menções exigidos. Não é um obstáculo, mas é um parâmetro do calendário.
A quem propor
Três critérios cumulativos.
Um volume suficiente: pelo menos cinco a dez encomendas por mês. Abaixo disso, a consolidação não traz nada e custa prazo de recebimento.
Uma relação estabelecida: o cliente tem histórico de pagamento, conhece o comportamento dele. A consolidação aumenta a sua exposição entre duas faturações.
Um pedido do cliente. É o melhor sinal: um comprador profissional que pede uma fatura mensal está a dizer-lhe que as quinze faturas lhe custam tempo.
Ao contrário, não proponha a consolidação a um cliente novo, nem a um cliente cujos pagamentos são irregulares.
A implementação
Quatro etapas.
Identifique os clientes elegíveis contando as encomendas mensais deles ao longo de doze meses.
Calcule o efeito de tesouraria nesse perímetro preciso, não no conjunto da sua atividade.
Proponha a três ou quatro clientes primeiro, recolhendo as restrições deles quanto a formato e data.
Alargue quando o processo estiver rodado, mantendo a faturação à encomenda como opção por omissão.
O módulo Faturação Resumo B2B implementa este dispositivo no PrestaShop 8 e 9: consolidação por cliente numa periodicidade configurável, detalhe das encomendas e das entregas em cada linha, integração das notas de crédito do período, ativação por cliente em vez de global e acompanhamento do crédito sobre as encomendas ainda não faturadas.
