Vender alimentação, cosmética ou produtos químicos online supõe gerir um dado que o PrestaShop ignora: a data. Não a data da encomenda, a do próprio produto, que varia de um lote para outro e que determina o que pode expedir.
Três noções a não confundir
A data-limite de consumo exprime-se por « consumir até ». Diz respeito aos géneros muito perecíveis. Para lá dessa data, o género é tido por perigoso: a sua venda é proibida, e a sua entrega a título gratuito também.
A data de durabilidade mínima, a DDM, exprime-se por « consumir de preferência antes de ». Diz respeito aos produtos estáveis. A sua ultrapassagem não proíbe a venda: o produto continua consumível, pode simplesmente ter perdido qualidades gustativas ou nutricionais. A venda depois da DDM é lícita desde que o consumidor seja informado, e é corrente no escoamento antidesperdício.
O número de lote não é uma data. É um identificador que permite encontrar o conjunto das unidades produzidas nas mesmas condições. É obrigatório na maioria dos géneros pré-embalados e constitui a base de toda a rastreabilidade.
Esta distinção não é académica: determina três comportamentos diferentes na sua loja. Um produto com data-limite de consumo ultrapassada deve ser bloqueado à venda. Um produto com DDM ultrapassada pode ser vendido com informação. Um lote objeto de recolha deve ser retirado independentemente de qualquer data.
O modelo de dados
É o ponto que bloqueia uma implementação ingénua: a data não pertence ao produto, pertence ao lote.
Um mesmo produto pode ter em stock três lotes com três datas diferentes. A quantidade mostrada na ficha é a soma dos lotes, mas a data mostrada deve ser a do lote que vai partir, isto é, o mais próximo do fim de validade.
O modelo mínimo comporta portanto três níveis: o produto, o lote com o seu número e a sua data, e a quantidade por lote. Qualquer tentativa de guardar uma data única na ficha de produto falha logo no segundo reabastecimento.
Gestão de Prazos de Validade e DDM: Lotes, FEFO e Datas de ValidadeUm lote, uma data, uma saída de stock correta: os prazos de validade finalmente geridos de forma nativa no PrestaShop.99,00€
O que mostrar ao cliente
Na venda à distância, o cliente não pode virar a embalagem para ler a data. Três elementos merecem aparecer.
Uma duração mínima garantida à receção. « Data de durabilidade mínima garantida: pelo menos 3 meses à receção » é mais útil do que uma data precisa, que mudará no próximo lote e que o obrigaria a modificar a ficha em permanência.
A menção explícita em caso de venda depois da DDM. Num lote próximo ou ultrapassado vendido a preço reduzido, a informação deve ser visível antes da compra, não descoberta na receção. É a condição de licitude dessa venda.
O número de lote na guia de remessa, ou na falta dela no seguimento da encomenda. Permite ao cliente contactá-lo com precisão em caso de problema.
A preparação de encomendas
A regra de afetação é o FEFO, first expired first out. Difere do FIFO clássico: não é o lote recebido primeiro que parte, é aquele cuja data está mais próxima.
As duas regras coincidem muitas vezes, mas nem sempre. Um reabastecimento de urgência noutro fornecedor pode chegar com datas mais curtas do que o stock existente, e é ele que deve partir primeiro.
Concretamente, a guia de preparação deve indicar, para cada linha, o lote a recolher e a sua localização. Sem essa indicação, o preparador pega no que está à frente, e você descobre três meses depois um fundo de palete fora de validade.
A rastreabilidade e a recolha
É a função que justifica por si só a gestão por lote.
Numa recolha de produto, deve poder responder a duas perguntas em poucos minutos. Que encomendas continham este lote? E que clientes contactar?
Isso supõe que o número de lote seja registado na linha de encomenda no momento da preparação, não apenas no seu stock. Uma gestão de lotes que para no armazém não permite nenhuma recolha dirigida: tem então de contactar todos os compradores do produto, o que custa muito mais em imagem do que uma recolha precisa.
Conserve igualmente o registo dos lotes saídos durante a duração legal aplicável ao seu setor, que ultrapassa muitas vezes a vida do produto.
Os alertas
Três limiares merecem um alerta automático, a calibrar segundo a sua rotação.
Um primeiro sinal a D-60, que deixa tempo para acelerar o escoamento com um destaque ou uma promoção. Um segundo a D-30, em que o escoamento se torna prioritário. E um bloqueio automático na data, que retira o lote da venda sem intervenção.
Este último ponto é o mais importante: numa data-limite de consumo, o bloqueio deve ser automático e não depender de uma verificação humana. Uma expedição depois da data-limite compromete a sua responsabilidade mesmo que o erro seja involuntário.
O caso dos lotes e cabazes
Um sortido com seis produtos diferentes traz seis datas. A data a reter é a mais curta, e é ela que determina a venda do cabaz inteiro.
Esta regra tem uma consequência de gestão: um cabaz que vende bem pode ficar bloqueado por um só dos seus componentes. Preveja a substituição do componente em causa em vez do bloqueio do sortido.
O módulo Gestão de Prazos de Validade e DDM trata esta cadeia no PrestaShop 8 e 9: gestão por lote com data e quantidade, distinção entre data-limite de consumo e DDM com comportamentos diferenciados, saída FEFO na guia de preparação, registo do lote na linha de encomenda e alertas de fim de validade.