Vendere alimentari, cosmetici o prodotti chimici online significa gestire un dato che PrestaShop ignora: la data. Non la data dell’ordine, quella del prodotto stesso, che varia da un lotto all’altro e che determina cosa puoi spedire.
Tre nozioni da non confondere
La data di scadenza si esprime con «da consumarsi entro». Riguarda le derrate molto deperibili. Oltre questa data, il prodotto è considerato pericoloso: la sua vendita è vietata, e anche la cessione gratuita.
Il termine minimo di conservazione, o TMC, si esprime con «da consumarsi preferibilmente entro». Riguarda i prodotti stabili. Il suo superamento non vieta la vendita: il prodotto resta consumabile, può semplicemente aver perso qualità gustative o nutrizionali. La vendita dopo il TMC è lecita a condizione che il consumatore ne sia informato, ed è comune nelle svendite antispreco.
Il numero di lotto non è una data. È un identificatore che permette di ritrovare l’insieme delle unità prodotte nelle stesse condizioni. È obbligatorio sulla maggior parte delle derrate preconfezionate e costituisce la base di ogni tracciabilità.
Questa distinzione non è accademica: determina tre comportamenti diversi nel tuo negozio. Un prodotto con scadenza superata deve essere bloccato alla vendita. Un prodotto con TMC superato può essere venduto con informazione. Un lotto richiamato deve essere ritirato indipendentemente da qualsiasi data.
Il modello dei dati
È il punto che blocca un’implementazione ingenua: la data non appartiene al prodotto, appartiene al lotto.
Uno stesso prodotto può avere in stock tre lotti con tre date diverse. La quantità mostrata sulla scheda è la somma dei lotti, ma la data mostrata deve essere quella del lotto che partirà, ossia il più vicino alla scadenza.
Il modello minimo ha quindi tre livelli: il prodotto, il lotto con il suo numero e la sua data, e la quantità per lotto. Ogni tentativo di memorizzare una data unica sulla scheda prodotto fallisce al secondo riassortimento.
Gestione Scadenze e Lotti — FEFO e date di scadenzaUn lotto, una data, uno scarico corretto: scadenza e termine minimo di conservazione finalmente gestiti dentro PrestaShop.€99.00
Cosa mostrare al cliente
Nella vendita a distanza, il cliente non può girare la confezione per leggere la data. Tre elementi meritano di apparire.
Una durata minima garantita alla ricezione. «Durata minima garantita: almeno 3 mesi alla ricezione» è più utile di una data precisa, che cambierà al prossimo lotto e che ti obbligherebbe a modificare la scheda in continuazione.
La menzione esplicita in caso di vendita dopo il TMC. Su un lotto vicino o superato venduto a prezzo ridotto, l’informazione deve essere visibile prima dell’acquisto, non scoperta alla ricezione. È la condizione di liceità di questa vendita.
Il numero di lotto sul documento di consegna, o in mancanza nel tracciamento dell’ordine. Permette al cliente di contattarti con precisione in caso di problema.
La preparazione dell’ordine
La regola di assegnazione è il FEFO, first expired first out. Differisce dal FIFO classico: non parte il lotto ricevuto per primo, ma quello la cui data è più vicina.
Le due regole coincidono spesso, ma non sempre. Un riassortimento urgente presso un altro fornitore può arrivare con date più corte dello stock esistente, ed è lui che deve partire per primo.
Concretamente, la lista di prelievo deve indicare, per ogni riga, il lotto da prelevare e la sua posizione. Senza questa indicazione, l’addetto prende ciò che ha davanti, e tre mesi dopo scopri un fondo di pallet scaduto.
La tracciabilità e il richiamo
È la funzione che da sola giustifica la gestione per lotto.
In caso di richiamo prodotto, devi poter rispondere a due domande in pochi minuti. Quali ordini contenevano quel lotto? E quali clienti contattare?
Questo presuppone che il numero di lotto sia registrato sulla riga d’ordine al momento della preparazione, non solo nel tuo stock. Una gestione dei lotti che si ferma al magazzino non permette alcun richiamo mirato: devi allora contattare tutti gli acquirenti del prodotto, il che costa molto di più in immagine di un richiamo preciso.
Conserva anche la traccia dei lotti usciti per la durata legale applicabile al tuo settore, che spesso supera la vita del prodotto.
Gli avvisi
Tre soglie meritano un avviso automatico, da calibrare secondo la tua rotazione.
Un primo segnale a 60 giorni, che lascia il tempo di accelerare lo smaltimento con una messa in evidenza o una promozione. Un secondo a 30 giorni, dove lo smaltimento diventa prioritario. E un blocco automatico alla data, che ritira il lotto dalla vendita senza intervento.
Quest’ultimo punto è il più importante: su una data di scadenza, il blocco deve essere automatico e non dipendere da una verifica umana. Una spedizione dopo la scadenza impegna la tua responsabilità anche se l’errore è involontario.
Il caso dei set e dei cofanetti
Un assortimento contenente sei prodotti diversi porta sei date. La data da considerare è la più corta, ed è lei che determina la vendita dell’intero cofanetto.
Questa regola ha una conseguenza gestionale: un cofanetto che vende bene può essere bloccato da uno solo dei suoi componenti. Prevedi la sostituzione del componente interessato piuttosto che il blocco dell’assortimento.
Il modulo Gestione Scadenze e TMC tratta questa catena su PrestaShop 8 e 9: gestione per lotto con data e quantità, distinzione tra scadenza e TMC con comportamenti differenziati, uscita FEFO sulla lista di prelievo, registrazione del lotto sulla riga d’ordine e avvisi di scadenza.
