Una tienda B2B que acepta transferencia con pago a la recepción o a 30 días acumula deuda pendiente. Mientras el importe sigue siendo bajo, basta con una hoja de cálculo. Pasadas unas treinta facturas abiertas a la vez, el seguimiento manual se descuelga: reclamas a los clientes grandes, olvidas a los pequeños, y suelen ser los pequeños los que acaban en pérdida.
PrestaShop no gestiona este tema. El pedido pasa a «En espera de pago por transferencia», y no ocurre nada más. Ningún contador de vencimiento, ninguna reclamación, ningún cálculo de penalización. Así se estructura el proceso.
La secuencia en cuatro tiempos
El dato más contraintuitivo del recobro es este: la tasa de recuperación depende más del plazo de la primera reclamación que de la firmeza del tono. Una factura reclamada al día siguiente del vencimiento se salda en la gran mayoría de casos como un simple olvido corregido. La misma factura reclamada a treinta días entra en una negociación.
D+1: el recordatorio neutro
Tono informativo, no conminatorio. El objetivo es tratar el caso mayoritario, el de la factura extraviada en un buzón de contabilidad. Recuerda el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento superada, y adjunta de nuevo el documento. Ofrece un contacto directo en caso de litigio sobre la prestación, es la mejor manera de que un problema de fondo salga pronto a la superficie.
D+8: la reclamación firme
El tono cambia. Constatas la ausencia de pago y fijas una fecha límite explícita, en general siete días. Es también el momento de anunciar, sin aplicarlas todavía, las consecuencias previstas en tus condiciones generales de venta: intereses de demora y suspensión de las entregas en curso.
D+15: la reclamación con penalizaciones cifradas
Aplicas y cifras. Dos importes deben aparecer de forma distinta:
- los intereses de demora, calculados al tipo previsto en tus condiciones de venta, con el suelo fijado por la directiva europea sobre morosidad en el tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales, según la transposición nacional que te aplique;
- la indemnización fija por costes de cobro, fijada en un mínimo de 40 euros por factura.
Punto a menudo mal entendido: ambos importes se deben de pleno derecho desde el día siguiente al vencimiento, sin que sea necesario un recordatorio previo. Eliges reclamarlos o no, pero no hace falta haberlos anunciado para tener derecho a ellos.
D+30: el requerimiento formal
Carta certificada con acuse de recibo, que recoge el historial de reclamaciones, el principal, los intereses, la indemnización fija y un plazo final. Es la pieza que hace posible un procedimiento posterior. Marca también la salida del proceso automatizado: más allá, el asunto requiere tratamiento individual.
Reclamación de Impagados B2B e Intereses de Demora – Módulo PrestaShop 8 & 9Reclama tus facturas B2B impagadas y cuantifica automáticamente las penalizaciones legales por demora.€89,00
Lo que el seguimiento debe mostrar
Una secuencia de emails no basta. Hace falta una vista por cliente, no solo por factura, con cuatro informaciones:
- la deuda total abierta, todas las facturas incluidas;
- la antigüedad de la factura impagada más antigua;
- la fase de reclamación alcanzada en cada una;
- el importe de los intereses devengados a la fecha.
Esta vista sirve para dos decisiones concretas: bloquear o no la entrada de nuevos pedidos de ese cliente, y arbitrar entre reclamación amistosa y paso a vía judicial. Sin ella, sigues sirviendo a un cliente que no paga desde hace dos meses, algo que ocurre más a menudo de lo que se admite.
Las menciones que no hay que olvidar en la factura
El proceso de reclamación se apoya en menciones que ya deben figurar en la factura inicial. Tres son obligatorias en B2B en la Unión Europea:
- la fecha de vencimiento o el plazo de pago acordado;
- el tipo de los intereses de demora aplicables;
- la mención de la indemnización fija de 40 euros por costes de cobro.
Su ausencia no anula tu derecho a percibirlos, pero debilita tu posición en una discusión y te expone a una sanción administrativa distinta en varios Estados miembros. Revisa la plantilla de factura de PrestaShop antes de lanzar cualquier secuencia de reclamación: el modelo nativo no las contiene.
El punto de inflexión
Tres señales indican que el tratamiento manual ha llegado a su límite: ya no sabes decir de memoria qué cliente te debe cuánto, descubres facturas con más de sesenta días de retraso en el momento del cierre, y reclamas por oleadas en vez de al hilo. En esa fase, cada semana de retraso en la reclamación cuesta mecánicamente tasa de recuperación.
El módulo Reclamación de Impagados B2B trata esta cadena en PrestaShop 8 y 9: vencimientos por pedido, secuencia de reclamación configurable, cálculo automático de intereses y de la indemnización fija, y cuadro de mando de la deuda por cliente.
