Vender alimentación, cosmética o productos químicos en línea supone gestionar un dato que PrestaShop ignora: la fecha. No la fecha del pedido, la del propio producto, que varía de un lote a otro y que determina lo que puedes enviar.
Tres nociones que no hay que confundir
La fecha de caducidad se expresa con «fecha de caducidad» o «consumir antes de». Afecta a los alimentos muy perecederos. Pasada esta fecha, el producto se considera peligroso: su venta está prohibida, y su entrega gratuita también.
La fecha de consumo preferente, o fecha de duración mínima, se expresa con «consumir preferentemente antes de». Afecta a los productos estables. Superarla no prohíbe la venta: el producto sigue siendo consumible, simplemente puede haber perdido cualidades gustativas o nutricionales. La venta después de la fecha de consumo preferente es lícita a condición de que el consumidor esté informado, y es habitual en liquidaciones antidesperdicio.
El número de lote no es una fecha. Es un identificador que permite localizar el conjunto de unidades producidas en las mismas condiciones. Es obligatorio en la mayoría de los alimentos envasados y constituye la base de toda trazabilidad.
Esta distinción no es académica: determina tres comportamientos distintos en tu tienda. Un producto con la caducidad superada debe bloquearse a la venta. Un producto con el consumo preferente superado puede venderse con información. Un lote retirado debe apartarse con independencia de cualquier fecha.
El modelo de datos
Es el punto que hace fracasar una implementación ingenua: la fecha no pertenece al producto, pertenece al lote.
Un mismo producto puede tener en stock tres lotes con tres fechas diferentes. La cantidad mostrada en la ficha es la suma de los lotes, pero la fecha mostrada debe ser la del lote que saldrá, es decir, el más cercano a la caducidad.
El modelo mínimo tiene por tanto tres niveles: el producto, el lote con su número y su fecha, y la cantidad por lote. Todo intento de almacenar una fecha única en la ficha de producto fracasa en el segundo reaprovisionamiento.
Gestión de Caducidad y Lotes — FEFO y fechas de consumo preferenteUn lote, una fecha, un descuento de stock justo: la caducidad y el consumo preferente por fin gestionados dentro de PrestaShop.€99,00
Qué mostrar al cliente
En la venta a distancia, el cliente no puede girar el envase para leer la fecha. Tres elementos merecen aparecer.
Una duración mínima garantizada a la recepción. «Duración mínima garantizada: al menos 3 meses a la recepción» es más útil que una fecha precisa, que cambiará con el próximo lote y que te obligaría a modificar la ficha constantemente.
La mención explícita en caso de venta tras el consumo preferente. En un lote próximo o superado vendido a precio reducido, la información debe ser visible antes de la compra, no descubierta a la recepción. Es la condición de licitud de esta venta.
El número de lote en el albarán de entrega, o en su defecto en el seguimiento del pedido. Permite al cliente contactarte con precisión en caso de problema.
La preparación de pedidos
La regla de asignación es el FEFO, primero en caducar, primero en salir. Difiere del FIFO clásico: no sale el lote recibido primero, sino aquel cuya fecha está más próxima.
Ambas reglas coinciden a menudo, pero no siempre. Un reaprovisionamiento de urgencia con otro proveedor puede llegar con fechas más cortas que el stock existente, y es él el que debe salir primero.
En concreto, la hoja de preparación debe indicar, para cada línea, el lote a recoger y su ubicación. Sin esta indicación, el preparador coge lo que tiene delante, y tres meses después descubres un fondo de palet caducado.
La trazabilidad y la retirada
Es la función que por sí sola justifica la gestión por lotes.
En caso de retirada de producto, debes poder responder a dos preguntas en pocos minutos. ¿Qué pedidos contenían ese lote? ¿Y a qué clientes contactar?
Eso supone que el número de lote quede registrado en la línea de pedido en el momento de la preparación, no solo en tu stock. Una gestión de lotes que se detiene en el almacén no permite ninguna retirada dirigida: tendrías que contactar a todos los compradores del producto, lo que cuesta mucho más en imagen que una retirada precisa.
Conserva también el registro de los lotes enviados durante el plazo legal aplicable a tu sector, que a menudo supera la vida útil del producto.
Las alertas
Tres umbrales merecen una alerta automática, a calibrar según tu rotación.
Una primera señal a 60 días, que deja tiempo para acelerar la salida con un destacado o una promoción. Una segunda a 30 días, donde la liquidación pasa a ser prioritaria. Y un bloqueo automático en la fecha, que retira el lote de la venta sin intervención.
Este último punto es el más importante: con una fecha de caducidad, el bloqueo debe ser automático y no depender de una verificación humana. Un envío tras la caducidad compromete tu responsabilidad aunque el error sea involuntario.
El caso de los packs y cofres
Un surtido que contiene seis productos diferentes lleva seis fechas. La fecha a retener es la más corta, y es ella la que determina la venta del cofre entero.
Esta regla tiene una consecuencia de gestión: un cofre que se vende bien puede quedar bloqueado por uno solo de sus componentes. Prevé la sustitución del componente afectado en lugar del bloqueo del surtido.
El módulo Gestión de Caducidad y Consumo Preferente trata esta cadena en PrestaShop 8 y 9: gestión por lote con fecha y cantidad, distinción entre caducidad y consumo preferente con comportamientos diferenciados, salida FEFO en la hoja de preparación, registro del lote en la línea de pedido y alertas de caducidad.
