Un cliente professionale che ordina quindici volte al mese riceve quindici fatture, che deve riconciliare, approvare e pagare una per una. Dal tuo lato, segui quindici incassi. La fatturazione riepilogativa sostituisce tutto questo con un documento mensile unico.
Il principio è semplice. I suoi effetti sulla tesoreria e sull’accettazione da parte del cliente lo sono meno.
Cosa cambia davvero il consolidamento
Tre effetti, di cui il terzo è il più importante e il meno previsto.
Il carico amministrativo scende da entrambe le parti. Una riconciliazione invece di quindici, un pagamento invece di quindici, un sollecito invece di quindici in caso di insoluto.
Il monitoraggio diventa leggibile. Un’esposizione per cliente, uno scadenzario, una vista chiara di quanto dovuto.
Il termine di incasso si allunga meccanicamente. È il punto da capire prima di partire.
L’effetto sulla tesoreria
Calcolo da fare prima di ogni decisione.
Con una fatturazione per ordine, una vendita del 3 del mese, pagabile a 30 giorni, viene incassata verso il 3 del mese successivo.
Con una fattura mensile emessa il 30, la stessa vendita è fatturata 27 giorni più tardi, poi pagabile a 30 giorni, quindi incassata verso il 30 del mese successivo.
Lo scarto medio corrisponde alla metà del periodo di consolidamento. Su una fatturazione mensile, conta in media quindici giorni di termine aggiuntivo sull’insieme degli ordini interessati.
Su un fatturato B2B di 50.000 euro al mese, sono circa 25.000 euro di fabbisogno aggiuntivo di capitale circolante, immobilizzati in permanenza.
Due modi per compensare. Accorciare il termine di pagamento sulla fattura riepilogativa, negoziandolo a 30 giorni data fattura. Oppure consolidare per quindicina invece che per mese, il che dimezza lo scarto.
Il quadro dei termini di pagamento
Punto da conoscere, perché delimita ciò che puoi proporre.
Tra imprese, il D.Lgs. 231/2002 fissa il termine legale a 30 giorni, estensibile per accordo fino a 60 giorni; oltre, la clausola deve essere pattuita espressamente e non risultare gravemente iniqua per il creditore.
La fatturazione riepilogativa ha un regime proprio: l’articolo 21, comma 4, del DPR 633/72 consente la fattura differita, che raggruppa le consegne di un mese verso lo stesso cliente documentate da DDT, da emettere entro il giorno 15 del mese successivo.
Due conseguenze pratiche. Il differimento della fattura non sposta l’esigibilità dell’imposta, legata alle consegne. E gli interessi moratori e l’indennizzo forfettario di 40 euro per i costi di recupero si applicano alla fattura riepilogativa come a qualsiasi fattura.
Modulo Fatturazione Riepilogativa B2B per PrestaShop 8 e 9 — Fattura Mensile per ClienteUna fattura mensile per cliente B2B, invece di una fattura per ordine.€89.00
Le condizioni di accettazione da parte del cliente
Il consolidamento non si impone, si propone. Quattro condizioni da riunire.
Il dettaglio deve restare accessibile. Una fattura riepilogativa senza il dettaglio degli ordini è inutilizzabile per la contabilità del cliente. Ogni riga deve riportare il riferimento dell’ordine, la data e il contenuto.
I documenti di trasporto devono essere riconciliabili. Il cliente convalida i ricevimenti prima di pagare. Senza corrispondenza chiara tra righe di fattura e consegne, non può controllare.
La data di emissione deve essere stabile. L’ultimo giorno del mese, o il 5 del mese successivo, ma sempre la stessa. I reparti contabili lavorano per cicli.
Il formato deve essere sfruttabile. Un PDF basta per la convalida umana, un file strutturato è necessario se il cliente integra automaticamente. Sui grandi clienti, la domanda si pone sistematicamente.
Cosa si complica
Cinque situazioni da trattare esplicitamente, pena i blocchi.
La nota di credito a metà periodo. Un reso avvenuto il 12 deve apparire in negativo sulla fattura del mese? Sì, è il comportamento atteso, e presuppone che il tuo processo integri le note di credito del periodo.
L’ordine a cavallo di due periodi. Ordinato il 28, consegnato il 3 del mese successivo. L’imputazione segue la regola di competenza che hai scelto, e deve essere documentata.
Il pagamento parziale. Un cliente che contesta una riga può pagare il resto. Il tuo monitoraggio deve gestire un saldo parziale su una fattura riepilogativa, cosa che non tutte le configurazioni fanno.
Lo sforamento del fido. Se concedi un plafond, si consuma per tutto il mese prima di essere fatturato. La sorveglianza deve riguardare gli ordini non ancora fatturati, non solo le fatture insolute.
Il mese senza ordini. Non viene emessa alcuna fattura, il che è normale, ma il tuo processo automatico non deve produrre un documento a zero.
I limiti contabili
Tre punti da validare con il tuo commercialista prima della messa in opera.
La numerazione resta progressiva. Le fatture riepilogative si inseriscono nella tua serie, senza serie parallele non giustificate.
L’esigibilità dell’IVA resta legata a ogni consegna, non alla data della fattura riepilogativa. Su una fattura emessa a inizio mese per consegne del mese precedente, l’imposta può competere a un periodo anteriore.
La riconciliazione bancaria diventa più semplice, un incasso per una fattura, che è un beneficio reale.
Punto complementare, già acquisito in Italia: la fattura riepilogativa passa dal Sistema di Interscambio come qualsiasi fattura elettronica, in formato XML con le sue indicazioni obbligatorie. Non è un ostacolo, ma è un parametro del calendario di messa in opera.
A chi proporla
Tre criteri cumulativi.
Un volume sufficiente: almeno da cinque a dieci ordini al mese. Al di sotto, il consolidamento non porta nulla e costa termine di incasso.
Una relazione consolidata: il cliente ha uno storico di pagamento, conosci il suo comportamento. Il consolidamento aumenta la tua esposizione tra due fatturazioni.
Una richiesta del cliente. È il segnale migliore: un buyer professionale che chiede una fattura mensile ti sta dicendo che le sue quindici fatture gli costano tempo.
All’inverso, non proporre il consolidamento a un cliente nuovo, né a un cliente dai pagamenti irregolari.
La messa in opera
Quattro tappe.
Identifica i clienti idonei contando i loro ordini mensili su dodici mesi.
Calcola l’effetto tesoreria su quel perimetro preciso, non sull’insieme della tua attività.
Proponila prima a tre o quattro clienti, raccogliendo i loro vincoli di formato e di data.
Estendi una volta rodato il processo, conservando la fatturazione per ordine come opzione predefinita.
Il modulo Fatturazione Riepilogativa B2B mette in opera questo dispositivo su PrestaShop 8 e 9: consolidamento per cliente con periodicità configurabile, dettaglio degli ordini e delle consegne su ogni riga, integrazione delle note di credito del periodo, attivazione per cliente invece che globale e monitoraggio delle esposizioni sugli ordini non ancora fatturati.
