En alimentación, cosmética y farmacia, dos unidades del mismo producto no son intercambiables: una caduca dentro de tres semanas, la otra dentro de ocho meses. Enviar la segunda y guardar la primera produce una pérdida segura.
Es lo que corrige el método FEFO.
FIFO y FEFO: la diferencia
El FIFO envía primero lo que entró primero. Se apoya en la hipótesis de que el orden de entrada corresponde al orden de caducidad.
El FEFO envía primero lo que caduca antes, sea cual sea el orden de llegada.
Las dos reglas dan el mismo resultado cuando las entregas se suceden con fechas regulares. Divergen en cuanto llega una entrega con fechas más cortas que el stock existente, algo frecuente.
Tres situaciones producen esa divergencia.
Una liquidación del proveedor, en la que recibes lotes de fecha corta a precio reducido.
Una rotación lenta en una referencia, donde un lote antiguo de fecha larga convive con un lote reciente de fecha corta.
Una devolución reintegrada al stock, cuya fecha es la de origen y no la de la reintegración.
En los tres casos el FIFO envía el lote equivocado y la merma es mecánica.
Lo que el FEFO supone
El método solo funciona si conoces la fecha de caducidad de cada unidad en stock. Eso impone una gestión por lotes.
Tres elementos por lote.
Un identificador, generalmente el número de lote del proveedor.
La fecha límite, ya sea una fecha de caducidad o una fecha de consumo preferente.
La cantidad restante, descontada en cada expedición.
El stock de un producto pasa a ser la suma de las cantidades de sus lotes, y no un número único.
Ese cambio de modelo es lo estructurante. Tiene consecuencias en la recepción, en la preparación, en los inventarios y en las devoluciones.
La regla de asignación
Pregunta central: ¿qué lote asignar a un pedido?
La regla básica es simple: el lote con la fecha más próxima, entre los que siguen siendo vendibles.
Tres matices necesarios en la práctica.
El umbral de vendibilidad. Un producto cuya fecha vence dentro de cuatro días no debe salir hacia un cliente que lo recibirá en tres. Define una vida útil residual mínima en la expedición, por familia de productos.
El fraccionamiento. Un pedido de diez unidades puede requerir dos lotes si el primero solo tiene seis. Es aceptable, y el albarán de preparación debe indicarlo.
La asignación en el momento de la preparación, no del pedido. Entre ambos, el stock ha podido moverse. Reservar un lote concreto al pedido crea bloqueos inútiles.
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La vida útil residual
Punto comercial tanto como logístico, y merece fijarse explícitamente.
¿De cuánto tiempo debe disponer el cliente al recibir el producto? La respuesta varía según la naturaleza del producto y el circuito.
En fresco de fecha corta, bastan unos días pero el transporte debe ser rápido.
En alimentación seca, un tercio de la vida útil total es una referencia habitual.
En B2B, la vida residual suele ser contractual: el cliente revendedor exige un mínimo, porque él mismo debe dar salida a la mercancía.
Dos consecuencias. Un lote por debajo de ese umbral ya no es vendible al precio normal: hay que liquidarlo, rebajarlo o retirarlo. Y ese cambio debe ser automático y señalado, no descubierto en la preparación.
Lo que cambia en recepción
El FEFO empieza en la recepción, y ahí es donde se crean los errores.
Cuatro puntos.
La fecha se registra en la recepción, no después. Un lote introducido sin fecha es inservible y habrá que encontrarlo físicamente.
El control de coherencia: un lote cuya fecha es más corta que la del stock existente debe generar una alerta, porque invierte tu orden de salida.
El rechazo posible. Si tu proveedor entrega sistemáticamente fechas cortas, es un asunto de negociación, y tus condiciones de compra pueden prever una vida residual mínima en la entrega.
La ubicación física. El FEFO informático no sirve de nada si el preparador coge la caja de arriba. La organización del almacén debe hacer accesible primero el lote correcto.
Este último punto es el que hace fracasar las implantaciones. El software indica el lote, el preparador coge el otro, y la desviación se acumula.
La preparación
Tres elementos en el albarán de preparación.
El número de lote que hay que coger, explícitamente, no solo la referencia del producto.
La ubicación correspondiente, si tu almacén las gestiona.
El fraccionamiento, cuando una línea necesita varios lotes, con la cantidad por lote.
Añade una confirmación del lote cogido por el preparador, idealmente por lectura de código. Es lo que garantiza que la trazabilidad informática corresponde a la realidad, y es imprescindible en caso de retirada.
La trazabilidad y la retirada
Beneficio que por sí solo justifica la gestión por lotes, al margen de la merma.
En caso de retirada de producto, debes poder identificar rápidamente qué clientes recibieron qué lote. Sin vínculo entre pedidos y lotes, la única opción es avisar a todos los compradores del producto en un periodo amplio.
Tres capacidades que verificar en tu configuración.
Encontrar los pedidos que contienen un lote dado.
Encontrar el lote enviado para un pedido dado, cuando un cliente te llama con un número impreso en su envase.
Extraer la lista de destinatarios de un lote, con sus datos de contacto, para organizar la información.
Estas tres consultas deben ser inmediatas. En una retirada, el tiempo cuenta.
La presentación al cliente
Cuestión que hay que resolver: ¿hay que anunciar la fecha de caducidad antes de la compra?
En fresco, sí: el cliente debe saberlo. Mostrar una fecha mínima garantizada, en vez de la fecha exacta del lote, evita tener que actualizar la ficha en cada cambio de lote.
En alimentación de larga conservación, generalmente no es necesario, e incluso puede inquietar sin motivo.
En las ventas de fecha corta, en cambio, la fecha debe mostrarse con claridad y es lo que justifica el precio reducido. Un cliente que compra un lote de fecha corta a precio de saldo y lo descubre al recibirlo se siente engañado.
Medir el efecto
Cuatro indicadores, y el primero es el que justifica el proyecto.
La tasa de merma por caducidad, en valor y en porcentaje de la facturación de la categoría. Es la cifra de antes y después.
La vida útil residual media en la expedición, que debería bajar porque sacas primero los lotes más antiguos. Aquí una bajada es señal de buen funcionamiento.
El número de lotes que pasaron bajo el umbral sin haberse vendido, que identifica las referencias en sobrestock.
La tasa de reclamación por fecha corta en recepción, que debe quedarse en cero.
Una referencia: en una actividad alimentaria mal equipada, la merma por caducidad representa a menudo varios puntos de facturación. Una gestión FEFO correcta recupera una parte significativa, lo que hace el cálculo de retorno bastante sencillo.
El módulo Gestión de Caducidades y Lotes para PrestaShop implanta este método en PrestaShop 8 y 9: gestión del stock por lote con fecha límite, asignación FEFO en el momento de la preparación con fraccionamiento, umbral de vida residual por familia con alerta automática, número de lote en el albarán de preparación y trazabilidad completa entre lotes y pedidos.
