Em alimentar, em cosmética e em farmácia, duas unidades do mesmo produto não são intermutáveis: uma expira dentro de três semanas, a outra dentro de oito meses. Expedir a segunda e guardar a primeira produz uma perda certa.
É isso que o método FEFO corrige.
FIFO e FEFO: a diferença
O FIFO expede primeiro o que entrou primeiro. Assenta na hipótese de que a ordem de entrada corresponde à ordem de validade.
O FEFO expede primeiro o que expira mais cedo, seja qual for a ordem de chegada.
As duas regras dão o mesmo resultado quando as entregas se sucedem com datas regulares. Divergem assim que chega uma entrega com datas mais curtas do que o stock existente, o que é frequente.
Três situações produzem essa divergência.
Um escoamento de stock do fornecedor, em que recebe lotes de data curta a preço reduzido.
Uma rotação lenta numa referência, em que um lote antigo de data longa coexiste com um lote recente de data curta.
Uma devolução de mercadoria reintegrada no stock, cuja data é a de origem e não a da reintegração.
Nestes três casos, o FIFO expede o lote errado e a quebra é mecânica.
O que o FEFO pressupõe
O método só funciona se conhecer a data de validade de cada unidade em stock. Isso impõe uma gestão por lote.
Três elementos por lote.
Um identificador, geralmente o número de lote do fornecedor.
A data-limite, quer se trate de uma data-limite de consumo, a menção «consumir até», quer de uma data de durabilidade mínima, a menção «consumir de preferência antes de».
A quantidade restante, reduzida a cada expedição.
O stock de um produto passa portanto a ser a soma das quantidades dos seus lotes, e não um número único.
É esta mudança de modelo que é estruturante. Tem consequências na receção, na preparação, nos inventários e nas devoluções.
A regra de afetação
Questão central: que lote afetar a uma encomenda?
A regra de base é simples: o lote cuja data está mais próxima, entre os que continuam vendíveis.
Três refinamentos necessários na prática.
O limiar de vendabilidade. Um produto cuja data é daqui a quatro dias não deve partir para um cliente que o vai receber daqui a três. Defina uma vida útil residual mínima à expedição, por família de produtos.
O fracionamento. Uma encomenda de dez unidades pode exigir dois lotes se o primeiro só tiver seis. É aceitável, e a guia de preparação tem de o dizer.
A afetação no momento da preparação, e não da encomenda. Entre as duas, o stock pode ter mexido. Reservar um lote preciso à encomenda cria bloqueios inúteis.
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A vida útil residual
Ponto comercial tanto como logístico, e merece ser fixado explicitamente.
Quanto tempo deve o cliente dispor do produto à receção? A resposta varia com a natureza do produto e o circuito.
Em fresco de data curta, alguns dias chegam mas o encaminhamento tem de ser rápido, o que pesa nas entregas para os Açores e a Madeira.
Em mercearia, um terço da vida útil total é uma referência comum.
Em B2B, a vida residual é muitas vezes contratual: o cliente revendedor exige um mínimo, porque tem de escoar a mercadoria.
Duas consequências. Um lote abaixo desse limiar deixa de ser vendável ao preço normal: tem de ser escoado, saldado ou retirado. E essa passagem tem de ser automática e assinalada, não descoberta na preparação.
O que muda na receção
O FEFO começa na receção, e é aí que se criam os erros.
Quatro pontos.
A data é registada na receção, não mais tarde. Um lote entrado sem data é inexplorável e vai ser preciso encontrá-lo fisicamente.
O controlo de coerência: um lote cuja data é mais curta do que a do stock existente tem de gerar um alerta, porque inverte a sua ordem de saída.
A recusa possível. Se o fornecedor entrega sistematicamente datas curtas, é assunto de negociação, e as suas condições de compra podem prever uma vida residual mínima à entrega.
A localização física. O FEFO informático não serve de nada se o operador levar a caixa de cima. A organização do armazém tem de tornar o lote certo acessível em primeiro lugar.
Este último ponto é o que faz falhar as implementações. O software indica o lote, o operador leva outro, e o desvio acumula-se.
A preparação
Três elementos na guia de preparação.
O número de lote a recolher, explicitamente, não apenas a referência do produto.
A localização correspondente, se o seu armazém as gere.
O fracionamento, quando uma linha exige vários lotes, com a quantidade por lote.
Acrescente uma confirmação do lote recolhido pelo operador, idealmente por leitura de código. É o que garante que a rastreabilidade informática corresponde à realidade, e é indispensável em caso de recolha de produto.
A rastreabilidade e a recolha de produto
Benefício que justifica por si só a gestão por lote, independentemente da quebra. No alimentar, a rastreabilidade é aliás uma obrigação do Regulamento (CE) n.º 178/2002, fiscalizada pela ASAE.
Numa recolha de produto, tem de conseguir identificar rapidamente que clientes receberam que lote. Sem ligação entre encomendas e lotes, a única opção é contactar todos os compradores do produto num período alargado.
Três capacidades a verificar na sua configuração.
Encontrar as encomendas que contêm um dado lote.
Encontrar o lote expedido numa dada encomenda, quando um cliente lhe telefona com um número na embalagem.
Extrair a lista dos destinatários de um lote, com os contactos, para organizar a informação.
Estas três consultas têm de ser imediatas. Em situação de recolha, o tempo conta.
A apresentação ao cliente
Questão a decidir: deve anunciar a data de validade antes da compra?
Em fresco, sim: o cliente tem de saber. Apresentar uma data mínima garantida, em vez da data exata do lote, evita ter de atualizar a ficha a cada mudança de lote.
Em mercearia de longa conservação, geralmente não é necessário, e pode até inquietar sem razão.
Nas vendas de data curta, pelo contrário, a data tem de estar bem visível e é o que justifica o preço reduzido. Um cliente que compra um lote de data curta a preço baixo e que só descobre isso à receção sente-se enganado, e a informação pré-contratual é obrigatória.
Medir o efeito
Quatro indicadores, sendo o primeiro o que justifica o trabalho.
A taxa de quebra por validade, em valor e em percentagem do volume de negócios da categoria. É o número antes e depois.
A vida útil residual média à expedição, que deve descer já que passa a expedir primeiro os lotes mais antigos. Uma descida é aqui sinal de bom funcionamento.
O número de lotes que passaram abaixo do limiar sem terem sido escoados, que identifica as referências em excesso de stock.
A taxa de reclamação por data curta à receção, que deve manter-se a zero.
Uma referência: numa atividade alimentar mal apetrechada, a quebra por validade representa muitas vezes vários pontos de volume de negócios. Uma gestão FEFO correta recupera uma parte significativa, o que torna o cálculo de retorno bastante simples de fazer.
O módulo Gestão de Prazos de Validade e DDM para PrestaShop implementa este método no PrestaShop 8 e 9: gestão do stock por lote com data-limite, afetação FEFO no momento da preparação com fracionamento, limiar de vida útil residual por família com alerta automático, número de lote na guia de preparação e rastreabilidade completa entre lotes e encomendas.
