Ein Geschäftskunde, der zweimal pro Woche bestellt, erhält rund hundert Rechnungen im Jahr. Seine Buchhaltung verarbeitet hundert, Ihre Buchhaltung stellt hundert aus, und jede erzeugt potenziell eine Überweisung zum Abgleich. Die Sammelrechnung löst dieses Problem, indem sie eine einzige Rechnung je Kunde und Zeitraum ausstellt, in der Regel je Monat.
PrestaShop kennt dieses Konzept nicht. Eine Bestellung ergibt eine Rechnung, automatisch beim Statuswechsel erzeugt. Hier steht, was der Wechsel zur monatlichen Fakturierung tatsächlich voraussetzt.
Was die Zusammenfassung konkret ändert
Für den Kunden ein einziges Dokument zur Freigabe und eine einzige Zahlung zur Planung. Bei Bestellungen mit geringem Wert und hoher Frequenz ist das oft die Bedingung, die der Einkauf für eine Zusammenarbeit stellt.
Für Sie summieren sich drei Effekte: weniger Dokumente zum Ausstellen und Archivieren, weniger Überweisungen zum Abgleichen und ein klareres Forderungsbild, weil es je Kunde und nicht je Bestellung gedacht wird. Das Gegengewicht ist real: Sie vereinnahmen später. Eine Bestellung vom 2., am 30. fakturiert, zahlbar in 30 Tagen, wird Ende des Folgemonats beglichen, also mit fast sechzig Tagen Versatz. Diese Entscheidung ist zuerst finanziell, dann technisch.
Die vier zu klärenden Fälle
Das Datum, das die Periode bestimmt
Eine Bestellung vom 30. Januar, versendet am 2. Februar, gehört zu welcher Rechnung? Die sicherste Regel ordnet die Bestellung der Periode ihrer Lieferung zu, weil beim Warenverkauf die Lieferung die Forderung fällig stellt. Wählen Sie eine einzige Regel und dokumentieren Sie sie, die Inkonsistenz an dieser Stelle löst die Kundenreklamationen aus.
Rücksendungen und Gutschriften
Eine Rücksendung vor dem Stichtag muss von der laufenden Sammelrechnung abgezogen werden. Eine Rücksendung nach Ausstellung verlangt eine separate Gutschrift mit eigener Nummerierung. Korrigieren Sie nie eine bereits übermittelte Rechnung, auch wenn sie noch nicht bezahlt ist.
Die Umsatzsteuer
Maßgeblich sind die Sätze zum Datum jeder Lieferung, nicht zum Ausstellungsdatum der Sammelrechnung. Bei einer Periode, die über eine Satzänderung reicht, trägt die Rechnung also zwei verschiedene Sätze. Das Dokument muss die Bemessungsgrundlagen je Satz aufschlüsseln, was eine bloße Summe von Bestellungen nicht leistet.
Der geforderte Detailgrad
Eine Sammelrechnung ist kein Kontoauszug. Sie muss die Einzelheiten der Lieferungen enthalten: Datum, Bestell- oder Lieferscheinnummer, Artikelbezeichnung, Mengen, Stückpreise. Ein Dokument, das nur Beträge auflistet, erfüllt die Voraussetzungen einer Rechnung nicht und wird von der Buchhaltung des Kunden zurückgewiesen.
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Die Nummerierung
Hier scheitert eine Eigenlösung am häufigsten. Die Rechnungsnummerierung muss fortlaufend, chronologisch und lückenlos sein. Wenn Sie für Ihre B2C-Kunden weiterhin Rechnungen je Bestellung erzeugen und für B2B-Kunden Sammelrechnungen ausstellen, müssen beide Ströme dieselbe Sequenz teilen oder zwei getrennte, durch ein Präfix klar gekennzeichnete Kreise nutzen.
Was Sie nicht tun können: Einzelrechnungen erzeugen und sie anschließend durch eine Sammelrechnung „ersetzen“. Die bereits vergebenen Nummern blieben ohne zugehöriges Dokument in der Sequenz, was eine Lücke darstellt. Die Zusammenfassung muss vorgelagert erfolgen, indem auf Bestellebene keine Rechnung ausgestellt wird.
Was PrestaShop tut und warum es blockiert
In PrestaShop wird die Rechnung beim Wechsel in einen Bestellstatus erzeugt, dessen Rechnungsoption gesetzt ist, typischerweise „Zahlung akzeptiert“ oder „Versendet“. Die Nummer wird in diesem Moment aus dem globalen Zähler des Shops vergeben.
Zwei Konsequenzen folgen. Zunächst muss die automatische Erzeugung für die betroffenen Kunden neutralisiert werden, ohne sie für die übrigen abzuschalten, was ein Denken je Kundengruppe voraussetzt. Danach brauchen Sie einen Zwischenzustand für gelieferte, aber noch nicht fakturierte Bestellungen, sonst verlieren Sie den Überblick über das, was zum Monatsende noch zusammenzufassen ist.
Der Kontext der elektronischen Rechnung
Die Einführung der elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen in der EU macht dieses Thema heikler als früher. Eine Sammelrechnung bleibt vollkommen zulässig, muss aber in einem strukturierten Format ausgestellt werden und über einen zugelassenen Kanal laufen, mit maschinenlesbarem Positionsdetail. Eine aus PDF-Dateien zusammengeklebte Zusammenfassung besteht diese Stufe nicht.
Das ist ein guter Grund, das Thema jetzt statt unter Zeitdruck anzugehen: Die Datenstruktur, die Sie heute für eine saubere Zusammenfassung aufbauen, ist genau die, die morgen verlangt wird.
Die Zusammenfassung umsetzen
Das Modul Sammelrechnung B2B deckt diese Kette in PrestaShop 8 und 9 ab: Aussetzung der Einzelfakturierung je Kundengruppe, Gruppierung nach Zeitraum, Lieferdetail je Position, Gutschriftverwaltung und fortlaufende Nummerierung.
