Nell’alimentare, nella cosmetica e in farmacia, due unità dello stesso prodotto non sono intercambiabili: una scade tra tre settimane, l’altra tra otto mesi. Spedire la seconda tenendo la prima produce una perdita certa.
È quello che corregge il metodo FEFO.
FIFO e FEFO: la differenza
Il FIFO spedisce per primo ciò che è entrato per primo. Si basa sull’ipotesi che l’ordine di entrata corrisponda all’ordine di scadenza.
Il FEFO spedisce per primo ciò che scade prima, qualunque sia l’ordine di arrivo.
Le due regole danno lo stesso risultato quando le consegne si susseguono con date regolari. Divergono appena arriva una consegna con date più corte dello stock esistente, cosa frequente.
Tre situazioni producono questa divergenza.
Uno svuotamento magazzino del fornitore, in cui ricevete lotti a data corta a prezzo ridotto.
Una rotazione lenta su una referenza, dove un vecchio lotto a data lunga convive con un lotto recente a data corta.
Un reso reintegrato a stock, la cui data è quella d’origine e non quella della reintegrazione.
In tutti e tre i casi il FIFO spedisce il lotto sbagliato e lo scarto è meccanico.
Cosa presuppone il FEFO
Il metodo funziona solo se conoscete la data di scadenza di ogni unità a stock. Questo impone una gestione a lotti.
Tre elementi per lotto.
Un identificativo, di norma il numero di lotto del fornitore.
La data limite, che si tratti di data di scadenza o di termine minimo di conservazione.
La quantità residua, decrementata a ogni spedizione.
Lo stock di un prodotto diventa quindi la somma delle quantità dei suoi lotti, e non un numero unico.
È questo cambio di modello a essere strutturante. Ha conseguenze sul ricevimento, sul prelievo, sugli inventari e sui resi.
La regola di assegnazione
Domanda centrale: quale lotto assegnare a un ordine?
La regola di base è semplice: il lotto con la data più vicina, tra quelli ancora vendibili.
Tre affinamenti necessari nella pratica.
La soglia di vendibilità. Un prodotto la cui data cade tra quattro giorni non deve partire verso un cliente che lo riceverà tra tre. Definite una vita residua minima alla spedizione, per famiglia di prodotti.
Il frazionamento. Un ordine da dieci unità può richiedere due lotti se il primo ne contiene solo sei. È accettabile, e la lista di prelievo deve dirlo.
L’assegnazione al momento del prelievo, non dell’ordine. Nel frattempo lo stock può essersi mosso. Riservare un lotto preciso all’ordine crea blocchi inutili.
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La vita residua
Punto commerciale tanto quanto logistico, e merita di essere fissato esplicitamente.
Di quanto tempo deve disporre il cliente al ricevimento? La risposta varia secondo la natura del prodotto e il canale.
Sul fresco a data corta, qualche giorno basta ma il trasporto deve essere rapido.
Sul secco, un terzo della durata totale è un riferimento comune.
Nel B2B, la vita residua è spesso contrattuale: il cliente rivenditore esige un minimo, perché deve smaltire lui stesso la merce.
Due conseguenze. Un lotto sceso sotto questa soglia non è più vendibile al prezzo normale: va liquidato, scontato o ritirato. E questo passaggio deve essere automatico e segnalato, non scoperto al prelievo.
Cosa cambia al ricevimento
Il FEFO comincia al ricevimento, ed è lì che si creano gli errori.
Quattro punti.
La data si registra al ricevimento, non dopo. Un lotto inserito senza data è inutilizzabile e bisognerà ritrovarlo fisicamente.
Il controllo di coerenza: un lotto con data più corta di quella dello stock esistente deve generare un avviso, perché inverte l’ordine di uscita.
Il rifiuto possibile. Se il fornitore consegna sistematicamente date corte, è materia di trattativa, e le vostre condizioni d’acquisto possono prevedere una vita residua minima alla consegna.
L’ubicazione fisica. Il FEFO informatico non serve a nulla se l’addetto prende il cartone in cima. L’organizzazione del magazzino deve rendere accessibile per primo il lotto giusto.
Quest’ultimo punto è quello che fa fallire le implementazioni. Il software indica il lotto, l’addetto prende l’altro, e lo scostamento si accumula.
Il prelievo
Tre elementi sulla lista di prelievo.
Il numero di lotto da prelevare, esplicitamente, non solo la referenza prodotto.
L’ubicazione corrispondente, se il vostro magazzino le gestisce.
Il frazionamento, quando una riga richiede più lotti, con la quantità per lotto.
Aggiungete una conferma del lotto prelevato da parte dell’addetto, idealmente per lettura di codice. È questo a garantire che la tracciabilità informatica corrisponda alla realtà, ed è indispensabile in caso di richiamo.
La tracciabilità e il richiamo
Beneficio che da solo giustifica la gestione a lotti, a prescindere dallo scarto.
In caso di richiamo prodotto, dovete poter identificare rapidamente quali clienti hanno ricevuto quale lotto. Senza collegamento tra ordini e lotti, l’unica opzione è contattare tutti gli acquirenti del prodotto su un periodo ampio.
Tre capacità da verificare nella configurazione.
Ritrovare gli ordini contenenti un dato lotto.
Ritrovare il lotto spedito per un dato ordine, quando un cliente chiama con un numero stampato sulla confezione.
Estrarre l’elenco dei destinatari di un lotto, con i loro recapiti, per organizzare l’informazione.
Queste tre interrogazioni devono essere immediate. In un richiamo il tempo conta.
La visualizzazione lato cliente
Questione da decidere: bisogna annunciare la data di scadenza prima dell’acquisto?
Sul fresco, sì: il cliente deve saperlo. Mostrare una data minima garantita, invece della data esatta del lotto, evita di aggiornare la scheda a ogni cambio di lotto.
Sul secco a lunga conservazione, di norma non serve, e può perfino preoccupare senza motivo.
Sulle vendite a data corta, invece, la data va mostrata con chiarezza ed è quello che giustifica il prezzo ridotto. Un cliente che compra un lotto a data corta a prezzo stracciato e lo scopre al ricevimento si sente ingannato.
Misurare l’effetto
Quattro indicatori, il primo dei quali giustifica il cantiere.
Il tasso di scarto per scadenza, in valore e in percentuale del fatturato della categoria. È la cifra prima e dopo.
La vita residua media alla spedizione, che dovrebbe scendere dato che uscite prima i lotti più vecchi. Un calo è qui segno di buon funzionamento.
Il numero di lotti scesi sotto la soglia senza essere stati smaltiti, che individua le referenze in sovrastock.
Il tasso di reclamo per data corta al ricevimento, che deve restare nullo.
Un riferimento: in un’attività alimentare mal attrezzata, lo scarto per scadenza rappresenta spesso diversi punti di fatturato. Una gestione FEFO corretta ne recupera una quota significativa, il che rende il calcolo del ritorno abbastanza semplice.
Il modulo Gestione Scadenze e Lotti per PrestaShop realizza questo metodo su PrestaShop 8 e 9: gestione dello stock a lotti con data limite, assegnazione FEFO al momento del prelievo con frazionamento, soglia di vita residua per famiglia con avviso automatico, numero di lotto sulla lista di prelievo e tracciabilità completa tra lotti e ordini.
