Reserva e Marcação de Consultas: guia completo

Apresentação

O módulo Reserva e Marcação de Consultas (dfbooking) adiciona a marcação de consultas online ao PrestaShop 8 e 9. O cliente escolhe um serviço, um profissional ou «Primeiro disponível», e depois um dia e uma hora. As horas propostas são calculadas em tempo real a partir dos horários, da duração do serviço, da pausa e das consultas já marcadas.

Pode ser pedido um sinal: é pago através de uma encomenda nativa do PrestaShop, ou seja, com os meios de pagamento já ativos na sua loja. A equipa trabalha a partir de uma agenda no back office e o cliente gere a sua consulta através de um link privado recebido por email.

Esta documentação corresponde à versão 1.2.0.

Conceitos principais

• Serviço (Service): o que o cliente marca (corte, consulta, workshop). Tem uma duração, uma pausa, um preço por pessoa, um número de lugares por horário e, opcionalmente, um sinal, uma categoria (Group) e uma foto.
• Profissional ou recurso (Staff): a pessoa, cabine ou máquina que realiza o serviço. Cada um tem um horário semanal e, opcionalmente, uma foto e um email.
• Horário: uma hora marcável, gerada a partir do horário semanal e do intervalo entre horários.
• Estados: Awaiting payment, Awaiting confirmation, Confirmed, Cancelled, Completed, No-show.

Instalação e atualização

1. Abra Módulos > Gestor de módulos e clique em Enviar um módulo.
2. Largue o ficheiro dfbooking.zip e clique em Configurar.

A instalação cria as tabelas, o menu Bookings (Calendar, Bookings, Services, Staff and resources), um produto técnico oculto «Booking deposit» e a pasta img/dfbooking/ para as fotos.

Para atualizar uma versão anterior, instale o novo ZIP por cima: os scripts de atualização acrescentam as novas colunas e tabelas, geram os links privados das marcações existentes e acrescentam o separador Calendar. Marcações, serviços e horários são mantidos.

Início rápido

1. Crie um profissional em Bookings > Staff and resources. Por defeito é proposto de segunda a sexta, 9:00-12:00 e 14:00-18:00.
2. Crie um serviço em Bookings > Services e selecione os profissionais que o realizam.
3. Adicione o link da página de marcação (indicado na configuração) ao seu menu ou a uma página CMS.

Configuração

Horários (Time slots)

• Slot interval (30 min por defeito): intervalo entre duas horas de início propostas.
• Minimum notice (120 min por defeito): o cliente não pode marcar um horário que comece antes.
• Booking window (60 dias por defeito): até quando se pode marcar.
• Confirm bookings automatically: se desativado, as marcações sem sinal chegam como «Awaiting confirmation».

Formulário do cliente (Customer form)

• Require a customer account e Phone number required.
• Consent checkbox: escolha uma página CMS (política de privacidade, condições); aparece uma caixa obrigatória antes da confirmação.
• Booking conditions: texto curto por idioma, mostrado antes da confirmação e na página da consulta (cancelamento, reembolso do sinal, atrasos).

Sinal, cancelamento e alterações

• Hold an unpaid slot for (30 min por defeito): passado este prazo sem encomenda, a hora é libertada.
• Customers can cancel online e Customers can move their appointment online, ativáveis separadamente.
• Online changes allowed until X horas antes da consulta (24 por defeito).

Avisos e lembretes

• Staff notification email: recebe cada nova marcação, cancelamento e alteração (vazio = email da loja).
• Also notify the assigned staff member: cópia para o email indicado no profissional.
• Reminder email X horas antes (24 por defeito, 0 para desativar).
• Attach a calendar file (.ics) to emails na confirmação, alteração e cancelamento.
• Mark past appointments as completed, automaticamente.

Página de marcação

• Accent colour: botões, dia e hora selecionados. Escolha uma cor legível sobre fundo branco.
• Page URL: /reservation por defeito, pode ser alterado (por exemplo /marcacao).

Serviços

Em Bookings > Services, cada serviço tem:

• Nome, categoria (Group) e descrição por idioma. Os serviços da mesma categoria aparecem juntos, com filtros a partir de duas categorias.
• Foto (JPG, PNG ou WebP, máx. 5 MB), mostrada em miniatura.
• Duração e pausa entre consultas (limpeza, preparação).
• Lugares por horário (Places per slot): 1 para uma consulta individual, mais para uma sessão de grupo.
• Preço por pessoa (0 oculta o preço) e sinal: nenhum, percentagem do preço ou valor fixo por pessoa.
• Cor usada na agenda e os profissionais que realizam o serviço.

A partir de seis serviços, aparece um campo de pesquisa por cima da lista na página de marcação.

Profissionais e horários

Em Bookings > Staff and resources, indique nome, função, descrição, uma foto (mostrada num círculo), uma cor e, opcionalmente, um email para os avisos.

Horário semanal

Para cada dia, introduza até três períodos. Use dois períodos para a pausa de almoço. Um dia sem períodos é folga. O botão Copy to weekdays copia os períodos de segunda-feira para terça a sexta, e Clear limpa um dia.

Agenda pessoal no telemóvel

Depois de guardar o profissional, a sua ficha mostra um link de calendário privado. No Google Calendar (Outros calendários > A partir do URL) ou num iPhone (Definições > Calendário > Contas > Adicionar calendário subscrito), as suas consultas aparecem e atualizam-se automaticamente. Há um link para toda a equipa na configuração.

Sessões de grupo

Com mais de um lugar por horário, o cliente escolhe o número de participantes e vê os lugares livres por baixo de cada hora. Várias marcações podem partilhar a mesma hora de início até esgotar os lugares; o preço e o sinal são multiplicados pelo número de participantes.

Encerramentos e horários excecionais

• Closures and days off: um período sem horários, para toda a loja ou um profissional. Se já existirem consultas nesse período, um aviso indica-o: não são canceladas automaticamente.
• Exceptional opening hours: horário especial para uma data (abertura noturna, domingo antes do Natal, dia curto), com um segundo período opcional. Substitui a semana habitual apenas nesse dia.

O sinal

1. A marcação é criada como «Awaiting payment» e a hora fica bloqueada.
2. O módulo prepara um carrinho que contém apenas o sinal e envia o cliente para o seu checkout. O carrinho que ele tinha é guardado.
3. Pagamento imediato (cartão, PayPal): a marcação passa a Confirmed e os emails são enviados.
4. Pagamento diferido (transferência): a hora continua bloqueada e a marcação é confirmada quando colocar a encomenda num estado pago.
5. Encomenda cancelada ou com erro: a consulta é cancelada e o cliente avisado.
6. Pagamento abandonado: a hora é libertada após o prazo configurado.

Depois da encomenda, o carrinho original do cliente é reposto e a página de confirmação da encomenda mostra a consulta com um link para a gerir.

Processo de marcação do cliente

1. Serviço: lista agrupada por categoria, com filtros e pesquisa.
2. Profissional: uma pessoa específica ou «Primeiro disponível». Este passo é ignorado quando só um profissional realiza o serviço.
3. Dia e hora: o calendário abre na próxima disponibilidade; as horas estão agrupadas em manhã, tarde e noite.
4. Dados de contacto, condições e consentimento, e confirmação.

Gestão da consulta pelo cliente

Depois da marcação, o cliente chega à página da sua consulta: resumo, adicionar ao Google Calendar e ficheiro .ics para Apple Calendar e Outlook. Conforme as suas definições, pode também mudar a consulta para outra hora livre ou cancelá-la. A página está acessível pelo link em cada email, também para clientes sem conta. Os clientes com sessão iniciada veem ainda as consultas na sua conta.

Agenda no back office

Bookings > Calendar mostra a vista semana (com filtro por profissional) e a vista dia com uma coluna por profissional. A barra de cor indica o serviço, o contorno indica o estado. Os dias fechados aparecem tracejados e uma linha vermelha marca a hora atual.

• Clique numa hora livre para criar uma marcação com dia, hora e profissional já preenchidos.
• Arraste uma consulta para a mover mantendo a duração; na vista dia, largá-la noutra coluna troca de profissional. Uma janela de confirmação propõe avisar o cliente por email. Se a hora estiver ocupada, a agenda pede confirmação antes de forçar.
• Clique numa consulta para abrir o detalhe.

Marcações no back office

Bookings > Bookings lista as consultas com filtros e exportação CSV. O botão New booking cria uma marcação telefónica; a hora de fim resulta da duração do serviço. Uma marcação que se sobreponha a outra é recusada, a menos que ative Save even if the time is taken.

O detalhe da marcação reúne consulta, cliente, pagamento com link para a encomenda, mensagem do cliente e uma nota interna. Ações rápidas: Confirm, Mark as completed, No-show, Cancel booking, Restore, Resend the email. Uma mudança de estado envia ao cliente o email correspondente. Uma encomenda de sinal mostra um bloco com a consulta associada.

Emails

Seis modelos (inglês, francês, espanhol, alemão e italiano; numa loja em português, enviados em inglês): confirmação com ficheiro .ics, pedido recebido, lembrete, cancelamento, alteração e aviso à equipa. Cada email ao cliente contém o link privado de gestão da consulta.

Tarefas automáticas

Três tarefas correm em segundo plano: envio de lembretes, libertação das horas cujo sinal não foi pago a tempo e passagem das consultas passadas a concluídas. A configuração mostra um URL cron protegido por token; chame-o a cada 15 minutos a partir do cron do servidor. Sem cron, as tarefas correm durante as visitas à loja, no máximo a cada 10 minutos. O botão Run the tasks now executa-as de imediato.

Estatísticas e RGPD

O resumo da configuração mostra as próximas consultas e, para o mês em curso: número de consultas, faturação reservada, parte marcada online, taxas de cancelamento e de faltas.

Com o módulo oficial psgdpr, a exportação dos dados de um cliente inclui as suas marcações, e a eliminação dos seus dados anonimiza as marcações (nome, email, telefone, mensagem) sem distorcer as estatísticas.

Resolução de problemas

Não aparece nenhuma hora

Verifique se o profissional tem horário nesse dia, se o serviço lhe está associado, se o dia não está encerrado, e compare a antecedência mínima e a duração do serviço com os períodos.

Os lembretes não são enviados

Verifique se o lembrete não está a 0 e se a marcação está «Confirmed». Numa loja com poucas visitas, configure o URL cron.

A foto não é guardada

A pasta img/dfbooking/ tem de ter permissões de escrita. Verifique também o tamanho (máx. 5 MB) e o formato.

O URL de marcação devolve um erro 404

Ative os URL amigáveis em Parâmetros da loja > Tráfego e SEO e limpe a cache.