Reserva e marcação de consultas: guia completo
Instalar, configurar e explorar a marcação de consultas: calendário, horários, serviços, profissionais, horário semanal, sinal em linha e painel para PrestaShop 8 e 9.
Apresentação
O módulo Reserva e Marcação de Consultas transforma a sua loja PrestaShop numa plataforma de reservas. Os seus clientes escolhem um serviço, um profissional e depois uma data e um horário, num percurso de quatro passos. Os horários disponíveis são calculados em tempo real a partir dos horários de trabalho, da duração do serviço e de um tempo de intervalo configurável.
Pode ser pedido um sinal (valor fixo ou percentagem), cobrado através de uma encomenda nativa do PrestaShop: aproveita assim de imediato todos os meios de pagamento já configurados na sua loja, sem qualquer gateway adicional. O módulo é compatível com PrestaShop 8 e 9, em loja única ou multiloja, e está traduzido em cinco idiomas.
Os cinco idiomas do pacote são o francês, o inglês, o espanhol, o alemão e o italiano, sem português. Como o percurso de reserva e os e-mails de confirmação são vistos pelo cliente, traduza as cadeias em Internacional > Traduções e crie a pasta mails/pt antes de publicar a página de reservas.
Conceitos-chave
- Serviço: aquilo que o cliente reserva (um corte de cabelo, uma consulta, uma visita). Tem uma duração, um tempo de intervalo, um preço e, eventualmente, um sinal.
- Recurso / profissional: a pessoa, a sala ou o equipamento que assegura o serviço. Cada recurso tem o seu próprio horário semanal.
- Horário disponível: um período reservável, gerado automaticamente a partir do horário de trabalho, do intervalo entre inícios, da duração e do tempo de intervalo.
- Sinal: o valor pago em linha no momento da reserva. O restante pode ser pago no local.
Instalação
- No back-office, abra Módulos > Gestor de módulos.
- Clique em Carregar um módulo e coloque o arquivo ZIP do módulo.
- Terminada a instalação, clique em Configurar.
Na instalação, o módulo cria as tabelas necessárias, acrescenta o menu Reservas ao back-office e gera um produto técnico oculto «Sinal / Reserva», que serve de suporte à cobrança do sinal.
O produto técnico «Sinal / Reserva» não é visível no catálogo e não deve ser eliminado manualmente. É removido automaticamente na desinstalação do módulo.
Configuração geral
A página de configuração do módulo reúne as definições globais do motor de reservas.
Intervalo entre horários
O intervalo (em minutos, 30 por predefinição) define a distância entre dois inícios de horários propostos. Um intervalo de 30 minutos num serviço de uma hora propõe, por exemplo, as 9h00, 9h30, 10h00, e assim sucessivamente.
Antecedência mínima
A antecedência mínima (em minutos) impede a reserva de horários demasiado próximos do momento atual. Com 120 minutos, um cliente não pode reservar um horário que comece dentro de menos de duas horas.
Horizonte de reserva
O horizonte (em dias, 60 por predefinição) limita a profundidade do calendário: para lá dele, os dias deixam de ser reserváveis.
Confirmação automática
Com a confirmação automática ativa, uma reserva sem sinal é confirmada de imediato. Desative-a para validar manualmente cada pedido a partir do back-office.
Quando é pedido um sinal, a reserva é sempre confirmada depois da validação do pagamento, seja qual for a definição de confirmação automática.
Início de sessão obrigatório
Ative Início de sessão obrigatório para permitir a reserva apenas a clientes autenticados. Se estiver desativado, a reserva continua possível como convidado.
E-mail de notificação
Introduza o endereço de e-mail que receberá as notificações de administração a cada nova reserva. Deixe o campo vazio para usar o endereço da loja.
Criar um serviço
Vá a Reservas > Serviços e clique em Adicionar. Um serviço inclui:
- Nome e descrição (traduzíveis por idioma);
- Duração em minutos: determina o comprimento do horário;
- Tempo de intervalo em minutos: folga acrescentada depois da marcação (limpeza, preparação), durante a qual o profissional continua indisponível;
- Preço total do serviço;
- Tipo de sinal: nenhum, valor fixo ou percentagem do preço;
- Cor: marca visual usada no back-office;
- Profissionais: os recursos autorizados a assegurar este serviço.
Criar um profissional e o seu horário
Em Reservas > Recursos / Equipa, acrescente os seus profissionais (técnicos, salas, equipamentos). Cada recurso tem um nome, uma profissão ou função e uma descrição traduzíveis.
Horário semanal
O editor de horários está integrado no formulário do recurso. Para cada dia da semana, defina até três períodos (por exemplo, das 9h00 às 12h00 e das 14h00 às 18h00). Os horários reserváveis são depois calculados dentro desses períodos, descontadas as marcações já feitas e os tempos de intervalo.
Deixe um dia sem qualquer período para o tornar não útil (fim de semana, dia de descanso). Não será proposto nenhum horário nesse dia.
Atribuição e opção «Indiferente»
Um serviço pode ser assegurado por um ou mais profissionais. Do lado do cliente, se houver vários profissionais disponíveis, ele pode escolher um em concreto ou selecionar «Indiferente».
Com «Indiferente», o módulo atribui automaticamente o primeiro profissional livre no horário escolhido, o que maximiza a taxa de ocupação sem qualquer intervenção da sua parte.
Encerramentos e feriados
Na página de configuração do módulo, o painel Encerramentos e feriados permite bloquear períodos. Em cada encerramento, indique uma data de início, uma data de fim, um recurso (ou «Todos», para um encerramento global) e um motivo.
Não é proposto qualquer horário nos períodos encerrados. Os encerramentos globais aplicam-se a todos os profissionais; os encerramentos direcionados dizem respeito apenas a um profissional.
Os feriados não vêm pré-carregados: introduza-os você mesmo. Em Portugal continental, os feriados nacionais fixos são 1 de janeiro, 25 de abril, 1 de maio, 10 de junho, 15 de agosto, 5 de outubro, 1 de novembro, 1, 8 e 25 de dezembro; a Sexta-feira Santa e o Corpo de Deus são móveis e devem ser acrescentados todos os anos. Não se esqueça dos feriados municipais e dos dias regionais dos Açores e da Madeira, se for esse o seu caso.
O sinal, em detalhe
Quando um serviço exige um sinal, o percurso de reserva termina com um pagamento:
- A reserva é registada com o estado A aguardar pagamento.
- O módulo cria um carrinho dedicado com o valor exato do sinal e associa-lhe a reserva.
- O cliente é reencaminhado para o processo de compra habitual e paga o sinal com o meio de pagamento à sua escolha.
- Na validação do pagamento, a reserva passa a Confirmada, a encomenda fica ligada à reserva e são enviados os e-mails de confirmação.
Como o sinal é cobrado através de uma encomenda normal do PrestaShop, aparece nos totais, na fatura e no detalhe da encomenda no back-office. O restante pode ser pago no local, no dia da marcação.
Enquadramento em Portugal: as condições de reembolso do sinal em caso de anulação ou de falta devem constar claramente das suas condições de venda, dado que o Decreto-Lei n.º 24/2014 exige a informação prévia. Note que os serviços de alojamento, transporte, restauração e atividades de lazer com data ou período de execução específicos estão excluídos do direito de livre resolução, e que um serviço integralmente prestado com o acordo prévio do consumidor também o está. Fora destes casos, o direito de 14 dias aplica-se: valide a redação com o seu jurista. Do lado fiscal, o sinal é um adiantamento que dá origem a exigibilidade de IVA: confirme com o seu contabilista certificado como o documento deve ser emitido no seu software de faturação certificado pela AT.
Percurso do cliente
A página pública de reserva apresenta um percurso de quatro passos: serviço, profissional, data e horário e, por fim, dados de contacto. O calendário destaca os dias disponíveis; ao clicar num dia, aparecem os horários livres. Depois de introduzir os dados, o cliente confirma a reserva (e paga o sinal, se for o caso).
Gerir as reservas
O menu Reservas > Reservas lista todas as marcações com o respetivo estado, destacado por um código de cores. Pode filtrar por estado, consultar o detalhe de uma reserva (cliente, serviço, profissional, horário, ligação para a encomenda) e alterar o seu estado.
Os estados disponíveis são: A aguardar pagamento, A aguardar confirmação, Confirmada, Anulada, Concluída e Falta (no-show).
Área «As minhas reservas»
Os clientes com sessão iniciada encontram o histórico das suas marcações na conta, através de uma ligação As minhas reservas. Cada linha mostra a referência, o serviço, o profissional, a data, a hora e o estado.
E-mails
O módulo envia e-mails transacionais, fornecidos em HTML e em texto, e traduzíveis:
- Confirmação: enviado ao cliente quando a reserva é confirmada;
- Pendente: enviado ao cliente quando a reserva aguarda validação;
- Notificação de administração: enviada ao endereço de notificação a cada nova reserva.
Página de reserva e URL
A reserva está acessível através de um URL limpo do tipo /reservation (com a reescrita de URL ativa). Acrescente esta ligação a um menu ou a uma página CMS para orientar os visitantes para a marcação.
A base do URL é a que o módulo fornece e não acompanha necessariamente o título traduzido. Depois da instalação, verifique o endereço real da página de reservas antes de o colocar nos seus menus e comunicações.
Desinstalação
A desinstalação elimina o menu, o produto técnico do sinal e a configuração do módulo. As encomendas já efetuadas conservam as linhas que continham.
Perguntas frequentes
Como é cobrado o sinal?
Através de uma encomenda nativa do PrestaShop: o módulo cria um carrinho dedicado com o valor do sinal e reencaminha depois o cliente para o processo de compra. Todos os meios de pagamento já configurados podem ser usados.
Posso gerir vários profissionais?
Sim. Cada profissional tem o seu horário semanal e pode estar ligado a um ou mais serviços. A opção «Indiferente» atribui automaticamente o primeiro profissional disponível.
Como evitar reservas em duplicado?
É feita uma verificação anticolisão no momento da submissão. Se o horário já não estiver livre, o cliente é convidado a escolher outro.
O módulo é compatível com o PrestaShop 9?
Sim, o módulo é compatível com PrestaShop 8.x e 9.x, em loja única ou multiloja.
Resolução de problemas
Não aparece qualquer horário
Confirme que o profissional tem um horário semanal para o dia em causa, que o serviço lhe está atribuído e que o dia não está abrangido por um encerramento. Verifique também a antecedência mínima e o horizonte de reserva.
O cliente não é reencaminhado para o pagamento
Certifique-se de que o serviço exige mesmo um sinal (tipo fixo ou percentagem) e de que existe pelo menos um meio de pagamento ativo na loja.
O URL /reservation devolve um erro 404
Ative a reescrita de URL amigável em Parâmetros da loja > Tráfego e SEO e limpe a cache do PrestaShop.