De verplichte elektronische facturering rolt land per land over Europa uit. België legt ze op voor de facturen tussen ondernemingen, via het Peppol-netwerk. Frankrijk voert een tweeledige hervorming in, met verplichte facturering tussen ondernemingen en een aanvullende gegevensrapportage. En het Europese ViDA-pakket voegt daar op termijn een digitale rapportageverplichting aan toe voor de intracommunautaire transacties.
Voor een webwinkel die hoofdzakelijk aan particulieren verkoopt, is het rapportagegedeelte het zwaarst, en het minst becommentarieerd: de verkopen aan particulieren geven geen aanleiding tot een elektronische factuur tussen ondernemingen, maar hun gegevens moeten in verschillende stelsels wel bij de administratie terechtkomen.
Wat de rapportage dekt
Drie families van verrichtingen, waarvan de eerste het merendeel van de activiteit van een consumentenwinkel vertegenwoordigt.
De verkopen aan particulieren, die geen aanleiding geven tot een elektronische factuur tussen ondernemingen. Dat zijn uw gewone bestellingen.
De verrichtingen met buitenlandse ondernemingen, bij aankoop zowel als verkoop, die buiten het nationale toepassingsgebied van de facturering tussen ondernemingen vallen. Dit is precies het terrein dat ViDA op Europees niveau wil harmoniseren.
De incassogegevens voor de dienstverrichtingen, waarvan de verschuldigdheid van de btw in bepaalde stelsels de betaling volgt en niet de levering.
Belangrijk kaderpunt: een winkel die zowel aan particulieren als aan professionals verkoopt, valt onder beide luiken. De facturen aan binnenlandse professionals vallen onder de verplichte e-facturatie waar die geldt, de rest onder de rapportage.
De kalender, met de nodige voorzichtigheid
De kalenders van deze hervormingen zijn sinds hun aankondiging meermaals gewijzigd, en ze verschillen per land. Elke geciteerde datum moet aan de bron worden gecontroleerd voor u een werkterrein opent.
De weerhouden structuur onderscheidt doorgaans twee mijlpalen. De verplichting tot ontvangst van elektronische facturen, die vanaf de eerste deadline voor alle btw-plichtige ondernemingen geldt, ongeacht hun omvang. En de verplichting tot uitreiking en gegevensoverdracht, die gefaseerd verloopt naargelang de omvang van de onderneming, de grootste eerst.
Tweede structurerend punt: de overdracht verloopt via een netwerk of een erkend platform. In België is dat Peppol, met een geregistreerd toegangspunt; in Frankrijk een privaat erkend platform, nadat het gratis publieke portaal is opgegeven. De aansluiting is dus op te nemen in uw budget en in uw kalender voor de keuze van een dienstverlener.
Praktisch advies: controleer de deadline die voor uw onderneming geldt volgens haar land en categorie, en tel zes maanden terug om uw startdatum voor de werkzaamheden vast te leggen.
De voor te bereiden gegevens
Dit is de kern van de zaak, en het goede nieuws is dat de meeste gegevens al in PrestaShop bestaan. De moeilijkheid zit in hun betrouwbaarheid en volledigheid.
Voor de verkopen aan particulieren betreft de overdracht in de rapportagestelsels geaggregeerde gegevens per periode: totaalbedrag van de verrichtingen, uitgesplitst per btw-tarief, met de bijbehorende btw, en de valuta.
Vijf aandachtspunten bij die aggregaten.
De uitsplitsing per tarief moet exact zijn. Een bestelling met artikelen tegen twee tarieven verdeelt zich over twee regels. Controleer dat uw extractie zich niet beperkt tot het dominante tarief.
De verzendkosten volgen het stelsel van het goed. Op een bestelling met gemengde tarieven volgt hun uitsplitsing een precieze regel die moet worden toegepast en niet geïmproviseerd.
De creditnota’s en terugbetalingen verlagen de grondslag van de periode waarin ze plaatsvinden.
De vrijgestelde verrichtingen of verrichtingen buiten het toepassingsgebied moeten apart identificeerbaar zijn, niet verdronken in een totaal.
De toerekeningsdatum moet coherent en gedocumenteerd zijn, zoals voor elke periodieke aangifteverplichting.
E-reporting Elektronische Facturatie 2026 (PDP)E-reporting en erkend platform (PDP) voor PrestaShop€89,00
De frequente afwijkingen met de huidige exports
Dit is wat tijd kost wanneer u eraan begint, en wat rechtvaardigt nu te beginnen.
De identificatie van de professionele klanten. Om te onderscheiden wat onder de e-facturatie valt en wat onder de rapportage, moet u betrouwbaar weten of een klant een binnenlandse professional, een buitenlandse professional of een particulier is. Bij veel winkels berust die informatie op een niet-geverifieerd aanvinkvakje.
Dat is het eerste werkterrein om te openen, en het heeft niets technisch: het gaat erom uw klantenbestand te kwalificeren en de verzameling bij de inschrijving betrouwbaar te maken.
Het identificatienummer van de professionele klanten. De adressering van elektronische facturen berust op een ondernemingsnummer, in België en Nederland het btw-nummer op het Peppol-netwerk. Verzamelt u het vandaag niet, dan kunt u uw facturen morgen niet adresseren.
De volledigheid van de factuurgegevens. Het elektronische factuurformaat legt verplichte vermeldingen op waarvan sommige in de huidige modellen facultatief zijn. Vergelijk uw factuurmodel met de verwachte lijst in plaats van de tekorten te ontdekken op het moment van de aansluiting.
De coherentie van de referenties. Doorlopende nummering zonder gaten, uniciteit, overeenstemming tussen bestelnummer en factuurnummer. Dat zijn klassieke factureringsvereisten, vaak benaderend op winkels die migraties hebben gekend.
De behandeling van de marktplaatsen. Verkoopt u via platformen van derden, dan stelt zich de vraag wie wat aangeeft, en die hangt af van het stelsel dat op de verrichting van toepassing is. Te behandelen met uw adviseur.
Wat u nu al moet doen
Vijf acties, waarvan geen enkele op een deadline hoeft te wachten.
Het klantenbestand kwalificeren met onderscheid tussen particulieren, binnenlandse professionals en buitenlandse professionals. Op een oud bestand onthult die oefening doorgaans een groot aandeel fout geclassificeerde accounts.
Het identificatienummer verzamelen bij de inschrijving van professionals, en een aanvullingscampagne starten op de bestaande accounts.
Uw factuurmodel auditen ten opzichte van de verwachte vermeldingen.
De nummering opschonen en de uniciteit van de referenties over de laatste drie jaar controleren.
Een testextractie produceren van de geaggregeerde gegevens over een voorbij kwartaal, en die afstemmen met uw boekhouding. De vastgestelde afwijkingen tonen exact wat er nog te corrigeren valt.
Die laatste actie is de nuttigste: ze verandert een abstracte verplichting in een lijst concrete correcties.
De keuze van het platform of toegangspunt
Drie criteria, naast de prijs.
Het integratievermogen. Uw winkel moet automatisch overdragen. Een platform zonder programmeerbare interface veroordeelt u tot handmatige deponeringen, wat onbeheersbaar is op een e-commercevolume.
Het gedekte toepassingsgebied. Sommige platformen behandelen de e-facturatie en niet de rapportage, of omgekeerd. Controleer dat beide luiken gedekt zijn als u onder beide valt.
Het beheer van de adresboeken en de adressering. Om een factuur naar een professionele klant te sturen, moet u weten op welk platform of toegangspunt hij ze ontvangt. Die resolutie moet worden overgenomen, niet aan u worden overgelaten.
De volgorde van de werkzaamheden
Een realistische sequentie over twaalf maanden.
Kwartaal 1: kwalificatie van het klantenbestand en audit van de gegevens. Dat is het langste en het hangt van geen enkele technische keuze af.
Kwartaal 2: gegevenscorrecties, bijwerking van het factuurmodel, verzameling van de ontbrekende nummers.
Kwartaal 3: keuze van het platform en integratiewerkzaamheden.
Kwartaal 4: tests onder reële omstandigheden op beperkte stromen, dan de omschakeling.
Punt om te onthouden: de eerste drie kwartalen gaan over uw gegevens, niet over de techniek. Dat verklaart waarom de ondernemingen die er laat aan beginnen, de achterstand niet inhalen met een eenvoudige softwareaankoop.
De E-reporting Elektronische Facturering module voor PrestaShop bereidt deze keten voor op PrestaShop 8 en 9: kwalificatie van de klanten per categorie, verzameling en controle van de ondernemingsnummers, aggregatie van de verrichtingen per periode en per tarief met verwerking van de creditnota’s, en overdracht naar een erkend platform.
