La reforma francesa de la facturación electrónica comprende dos vertientes distintas. La primera, el e-invoicing, concierne a las facturas entre empresas francesas y transita por plataformas homologadas. La segunda, el e-reporting, concierne a la transmisión a la administración de datos sobre las operaciones que escapan a la primera: las ventas a particulares y las operaciones internacionales.
Para un comerciante en línea que vende mayoritariamente a particulares, es la segunda vertiente la que más pesa, y es la menos comentada.
Lo que cubre el e-reporting
Tres familias de operaciones, de las cuales la primera representa lo esencial de la actividad de una tienda de gran consumo.
Las ventas a particulares, que no dan lugar a una factura electrónica entre empresas. Son sus pedidos corrientes.
Las operaciones con empresas extranjeras, tanto en la compra como en la venta, que salen del perímetro nacional del e-invoicing.
Los datos de cobro para las prestaciones de servicios, cuya exigibilidad del IVA sigue al pago y no a la entrega.
Punto de encuadre importante: una tienda que vende a la vez a particulares y a profesionales franceses está afectada por las dos vertientes. Las facturas a los profesionales franceses corresponden al e-invoicing, el resto al e-reporting.
El calendario, con la prudencia que se impone
El calendario de esta reforma ha sido modificado en varias ocasiones desde su anuncio. Toda fecha citada debe verificarse en la fuente antes de emprender un proyecto.
La estructura adoptada distingue dos hitos. La obligación de recepción de las facturas electrónicas, que se aplica a todas las empresas sujetas desde el primer plazo, sea cual sea su tamaño. Y la obligación de emisión y transmisión de los datos, que se escalona según el tamaño de la empresa, las más grandes primero.
Segundo punto estructurante: la transmisión pasa por una plataforma homologada. El proyecto inicial preveía un portal público que asegurara gratuitamente este papel, lo que fue abandonado. El recurso a una plataforma privada homologada debe pues integrarse en su presupuesto y en su calendario de elección de proveedor.
Consejo práctico: verifique el plazo que se aplica a su empresa según su categoría, y retroceda seis meses para fijar su fecha de inicio de los trabajos.
Los datos a preparar
Es el corazón del asunto, y la buena noticia es que la mayoría ya existen en PrestaShop. La dificultad recae en su fiabilidad y su completitud.
Para las ventas a particulares, la transmisión abarca datos agregados por periodo: importe total de las operaciones, desglosado por tipo de IVA, con el IVA correspondiente, y la divisa.
Cinco puntos de vigilancia sobre estos agregados.
El desglose por tipo debe ser exacto. Un pedido que contiene artículos a dos tipos se reparte en dos líneas. Verifique que su extracción no se conforme con el tipo dominante.
Los gastos de envío siguen el régimen del bien. En un pedido con tipos mixtos, su desglose sigue una regla precisa que hay que aplicar y no improvisar.
Los abonos y reembolsos reducen la base del periodo en que intervienen.
Las operaciones exentas o fuera de ámbito deben ser identificables por separado, no diluidas en un total.
La fecha de imputación debe ser coherente y documentada, como para toda obligación declarativa periódica.
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Las diferencias frecuentes con las exportaciones actuales
Es lo que lleva tiempo cuando uno se pone, y lo que justifica empezar ahora.
La identificación de los clientes profesionales. Para distinguir lo que corresponde al e-invoicing de lo que corresponde al e-reporting, hay que saber de forma fiable si un cliente es un profesional francés, un profesional extranjero o un particular. En muchas tiendas, esta información reposa sobre una casilla declarativa no verificada.
Es el primer proyecto a abrir, y no tiene nada de técnico: se trata de calificar su base de clientes y de fiabilizar la recogida en el registro.
El número de identificación de los clientes profesionales franceses. El direccionamiento de las facturas electrónicas reposa sobre un identificador de empresa. Si no lo recoge hoy, no podrá dirigir sus facturas mañana.
La completitud de los datos de factura. El formato de factura electrónica impone menciones obligatorias de las cuales algunas son facultativas en los modelos actuales. Compare su modelo de factura con la lista esperada en lugar de descubrir las carencias en el momento de la conexión.
La coherencia de las referencias. Numeración continua y sin huecos, unicidad, correspondencia entre número de pedido y número de factura. Son exigencias de facturación clásicas, a menudo aproximativas en las tiendas que han conocido migraciones.
El tratamiento de los marketplaces. Si vende a través de plataformas terceras, la cuestión de quién declara qué se plantea, y depende del régimen aplicable a la operación. A tratar con su asesor.
Lo que hay que hacer desde ahora
Cinco acciones, ninguna de las cuales necesita esperar un plazo.
Calificar la base de clientes distinguiendo particulares, profesionales franceses y profesionales extranjeros. En una base antigua, este ejercicio revela generalmente una proporción importante de cuentas mal clasificadas.
Recoger el número de identificación en el registro de los profesionales, y lanzar una campaña de completado en las cuentas existentes.
Auditar su modelo de factura respecto a las menciones esperadas.
Limpiar la numeración y verificar la unicidad de las referencias en los tres últimos años.
Producir una extracción de prueba de los datos agregados sobre un trimestre pasado, y conciliarla con su contabilidad. Las diferencias constatadas indican exactamente lo que queda por corregir.
Esta última acción es la más útil: transforma una obligación abstracta en una lista de correcciones concretas.
La elección de la plataforma
Tres criterios, más allá del precio.
La capacidad de integración. Su tienda debe transmitir automáticamente. Una plataforma sin interfaz programable le condena a depósitos manuales, lo que es ingestionable en un volumen de comercio en línea.
El perímetro cubierto. Algunas plataformas tratan el e-invoicing y no el e-reporting, o a la inversa. Verifique que las dos vertientes están cubiertas si le conciernen ambas.
La gestión de los directorios y del direccionamiento. Para enviar una factura a un cliente profesional, hay que saber en qué plataforma la recibe. Esta resolución debe estar asumida por la plataforma, no dejada a su cargo.
El orden de los trabajos
Una secuencia realista en doce meses.
Trimestre 1: calificación de la base de clientes y auditoría de los datos. Es lo más largo y no depende de ninguna elección técnica.
Trimestre 2: correcciones de datos, actualización del modelo de factura, recogida de los identificadores que faltan.
Trimestre 3: elección de la plataforma y trabajos de integración.
Trimestre 4: pruebas en condiciones reales sobre flujos limitados, y después la conmutación.
Punto a retener: los tres primeros trimestres tratan de sus datos, no de la técnica. Es lo que explica que las empresas que se ponen tarde no recuperen el retraso con una simple compra de software.
El módulo E-reporting Facturación Electrónica para PrestaShop prepara esta cadena en PrestaShop 8 y 9: calificación de los clientes por categoría, recogida y control de los identificadores de empresa, agregación de las operaciones por periodo y por tipo con tratamiento de los abonos, y transmisión hacia una plataforma homologada.
