La riforma francese della fatturazione elettronica comprende due componenti distinte. La prima, l’e-invoicing, riguarda le fatture tra imprese francesi e transita per piattaforme accreditate. La seconda, l’e-reporting, riguarda la trasmissione all’amministrazione dei dati sulle operazioni che sfuggono alla prima: le vendite ai privati e le operazioni internazionali.
Per un commerciante online che vende in maggioranza a privati, è la seconda componente a pesare di più, ed è la meno commentata.
Cosa copre l’e-reporting
Tre famiglie di operazioni, di cui la prima rappresenta l’essenziale dell’attività di un negozio per il grande pubblico.
Le vendite ai privati, che non danno luogo a una fattura elettronica tra imprese. Sono i vostri ordini correnti.
Le operazioni con imprese estere, all’acquisto come alla vendita, che escono dal perimetro nazionale dell’e-invoicing.
I dati di incasso per le prestazioni di servizi, la cui esigibilità dell’IVA segue il pagamento e non la consegna.
Punto di inquadramento importante: un negozio che vende sia a privati sia a professionisti francesi è interessato da entrambe le componenti. Le fatture ai professionisti francesi rientrano nell’e-invoicing, il resto nell’e-reporting.
Il calendario, con la prudenza che si impone
Il calendario di questa riforma è stato modificato più volte dal suo annuncio. Ogni data citata deve essere verificata alla fonte prima di avviare un cantiere.
La struttura adottata distingue due traguardi. L’obbligo di ricezione delle fatture elettroniche, che si applica a tutte le imprese soggette fin dalla prima scadenza, qualunque sia la loro dimensione. E l’obbligo di emissione e trasmissione dei dati, che si scagliona secondo la dimensione dell’impresa, le più grandi per prime.
Secondo punto strutturante: la trasmissione passa per una piattaforma accreditata. Il progetto iniziale prevedeva un portale pubblico che assicurasse gratuitamente questo ruolo, il che è stato abbandonato. Il ricorso a una piattaforma privata accreditata è quindi da integrare nel vostro budget e nel vostro calendario di scelta del fornitore.
Consiglio pratico: verificate la scadenza che si applica alla vostra impresa secondo la sua categoria, e risalite di sei mesi per fissare la vostra data di avvio dei lavori.
I dati da preparare
È il cuore dell’argomento, e la buona notizia è che la maggior parte esiste già in PrestaShop. La difficoltà riguarda la loro affidabilità e completezza.
Per le vendite ai privati, la trasmissione riguarda dati aggregati per periodo: importo totale delle operazioni, ripartito per aliquota IVA, con l’IVA corrispondente, e la valuta.
Cinque punti di vigilanza su questi aggregati.
La ripartizione per aliquota deve essere esatta. Un ordine contenente articoli a due aliquote si ripartisce su due righe. Verificate che la vostra estrazione non si accontenti dell’aliquota dominante.
Le spese di spedizione seguono il regime del bene. Su un ordine ad aliquote miste, la loro ripartizione segue una regola precisa che va applicata e non improvvisata.
Le note di credito e i rimborsi riducono la base del periodo in cui intervengono.
Le operazioni esenti o fuori campo devono essere identificabili separatamente, non annegate in un totale.
La data di imputazione deve essere coerente e documentata, come per ogni obbligo dichiarativo periodico.
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Gli scarti frequenti con le esportazioni attuali
È ciò che richiede tempo quando ci si mette, e ciò che giustifica cominciare ora.
L’identificazione dei clienti professionali. Per distinguere ciò che rientra nell’e-invoicing da ciò che rientra nell’e-reporting, bisogna sapere in modo affidabile se un cliente è un professionista francese, un professionista estero o un privato. Su molti negozi, questa informazione poggia su una casella dichiarativa non verificata.
È il primo cantiere da aprire, e non ha nulla di tecnico: si tratta di qualificare la vostra base clienti e di rendere affidabile la raccolta alla registrazione.
Il numero di identificazione dei clienti professionali francesi. L’indirizzamento delle fatture elettroniche poggia su un identificativo d’impresa. Se non lo raccogliete oggi, non potrete indirizzare le vostre fatture domani.
La completezza dei dati di fattura. Il formato di fattura elettronica impone menzioni obbligatorie di cui alcune sono facoltative nei modelli attuali. Confrontate il vostro modello di fattura con la lista attesa piuttosto che scoprire le mancanze al momento del collegamento.
La coerenza dei riferimenti. Numerazione continua e senza buchi, unicità, corrispondenza tra numero d’ordine e numero di fattura. Sono esigenze di fatturazione classiche, spesso approssimative sui negozi che hanno conosciuto migrazioni.
Il trattamento dei marketplace. Se vendete tramite piattaforme terze, la questione di chi dichiara cosa si pone, e dipende dal regime applicabile all’operazione. Da trattare con il vostro consulente.
Cosa fare fin da ora
Cinque azioni, nessuna delle quali richiede di attendere una scadenza.
Qualificare la base clienti distinguendo privati, professionisti francesi e professionisti esteri. Su una base vecchia, questo esercizio rivela generalmente una proporzione importante di account mal classificati.
Raccogliere il numero di identificazione alla registrazione dei professionisti, e lanciare una campagna di completamento sugli account esistenti.
Verificare il vostro modello di fattura rispetto alle menzioni attese.
Pulire la numerazione e verificare l’unicità dei riferimenti sugli ultimi tre anni.
Produrre un’estrazione di prova dei dati aggregati su un trimestre passato, e riconciliarla con la vostra contabilità. Gli scarti constatati indicano esattamente ciò che resta da correggere.
Quest’ultima azione è la più utile: trasforma un obbligo astratto in una lista di correzioni concrete.
La scelta della piattaforma
Tre criteri, oltre il prezzo.
La capacità di integrazione. Il vostro negozio deve trasmettere automaticamente. Una piattaforma senza interfaccia programmabile vi condanna a depositi manuali, il che è ingestibile su un volume di commercio online.
Il perimetro coperto. Alcune piattaforme trattano l’e-invoicing e non l’e-reporting, o l’inverso. Verificate che le due componenti siano coperte se siete interessati da entrambe.
La gestione degli elenchi e dell’indirizzamento. Per inviare una fattura a un cliente professionale, bisogna sapere su quale piattaforma la riceve. Questa risoluzione deve essere presa in carico, non lasciata a voi.
L’ordine dei lavori
Una sequenza realistica su dodici mesi.
Trimestre 1: qualificazione della base clienti e audit dei dati. È il più lungo e non dipende da alcuna scelta tecnica.
Trimestre 2: correzioni di dati, aggiornamento del modello di fattura, raccolta degli identificativi mancanti.
Trimestre 3: scelta della piattaforma e lavori di integrazione.
Trimestre 4: test in condizioni reali su flussi limitati, poi passaggio.
Punto da ricordare: i primi tre trimestri riguardano i vostri dati, non la tecnica. È ciò che spiega perché le imprese che si muovono tardi non recuperano il ritardo con un semplice acquisto di software.
Il modulo E-reporting Fatturazione Elettronica per PrestaShop prepara questa catena su PrestaShop 8 e 9: qualificazione dei clienti per categoria, raccolta e controllo degli identificativi d’impresa, aggregazione delle operazioni per periodo e per aliquota con trattamento delle note di credito, e trasmissione verso una piattaforma accreditata.
