Proforma-facturen PDF voor WooCommerce: documentatie
Installatie, configuratie en gebruik van de plugin voor het genereren van proformafacturen in PDF voor WooCommerce.
Overzicht
De plugin Proforma-facturen PDF voor WooCommerce genereert professionele proformafacturen in PDF-formaat, rechtstreeks vanuit uw WooCommerce-bestellingen. Elk document neemt automatisch de producten met hun eigenschappen over (afmetingen, opties, personalisaties), alle WooCommerce-totalen (subtotaal, verzending, kortingen, btw) en uw bedrijfsgegevens.
Een proformafactuur is een niet-contractueel document dat vóór de betaling wordt verstrekt. Ze vervangt de definitieve factuur niet.
Installatie
1. De plugin installeren
- Ga in uw WordPress-beheer naar Plugins → Nieuwe plugin → Plugin uploaden.
- Selecteer het ZIP-archief van de plugin en klik op Nu installeren.
- Activeer de plugin.
2. Vereisten
- WordPress 6.0 of hoger
- WooCommerce 7.0 of hoger (compatibel met HPOS)
- PHP 8.0 of hoger
Configuratie
De instellingen vindt u in WooCommerce → Proforma, verdeeld over drie tabbladen.
Tabblad Bedrijf
Vul de gegevens in die in het afzenderblok van de PDF verschijnen: logo (via de mediabibliotheek), bedrijfsnaam, volledig adres, telefoon, e-mail, intracommunautair btw-nummer en ondernemingsnummer.
Tabblad Document
- Nummervoorvoegsel: met bijvoorbeeld
PRO-krijgt u PRO-00001, PRO-00002 en zo verder. De teller loopt automatisch op en elk nummer blijft aan zijn bestelling gekoppeld. - Geldigheid: het aantal dagen dat de proforma geldig blijft (de uiterste datum wordt op het document afgedrukt).
- Valutasymbool en positie: 10,00 € of € 10,00.
- Accentkleur: de kleur van de balken, koppen en tabelkoppen in de PDF.
- Voettekst: de wettelijke vermelding die onder aan elke pagina wordt afgedrukt.
Tabblad E-mail
Schakel Automatisch bijvoegen in om de proforma als bijlage mee te sturen met de bevestigingsmails van bestellingen (nieuwe bestelling, bestelling in behandeling, bestelling in afwachting).
Een proforma genereren
Vanaf de bestelpagina
Bij elke bestelling verschijnt in de zijkolom een vak Proformafactuur. Daarmee genereert u de PDF, downloadt u die en genereert u hem opnieuw nadat de bestelling is gewijzigd. De actie is ook beschikbaar in de keuzelijst Bestelacties.
Vanuit het besteloverzicht
- Eigen kolom: een pictogram geeft aan of er een proforma bestaat (blauw) of niet (grijs); met een klik downloadt of genereert u die.
- Bulkactie: vink meerdere bestellingen aan en kies Proforma(‘s) genereren voor een verwerking in bulk.
Gebruik na een wijziging van een bestelling (product toegevoegd, korting) de knop Opnieuw genereren om de PDF bij te werken: het proformanummer blijft hetzelfde.
Inhoud van de PDF
- Blokken afzender en ontvanger met volledige adressen
- Producttabel met referentie, omschrijving en producteigenschappen (afmetingen, personalisatie-opties en dergelijke)
- Volledige totalen, gelijk aan die van WooCommerce: subtotaal, verzending, kortingen en coupons, btw, totaal inclusief btw
- Betaalmethode en klantnotities (optioneel)
- Nummering, uitgiftedatum en geldigheidsdatum
Opslag en beveiliging
De PDF’s worden opgeslagen in wp-content/uploads/df-proforma/, een map die tegen directory listing is beveiligd. Alleen gebruikers met de capability manage_woocommerce kunnen de documenten genereren of downloaden.
Veelgestelde vragen
De PDF wordt niet gegenereerd
Controleer of de PDF-bibliotheek is geïnstalleerd (bij afwezigheid verschijnt er een melding in het beheer) en of de map uploads beschrijfbaar is.
Kan ik het nummer van een bestaande proforma wijzigen?
Het nummer wordt bij de eerste generatie vastgelegd en in de bestelling opgeslagen om de traceerbaarheid te waarborgen. Het document opnieuw genereren behoudt hetzelfde nummer.
Verschijnen kortingen en verzendkosten op het document?
Ja, het document neemt precies de totaalregels over die WooCommerce berekent, inclusief gratis verzending en coupons.