Une boutique B2B qui accepte le virement avec paiement à réception ou à 30 jours accumule un encours. Tant qu’il reste faible, un tableur suffit. Passé une trentaine de factures ouvertes en simultané, le suivi manuel décroche : on relance les gros clients, on oublie les petits, et ce sont souvent les petits qui finissent en perte.
PrestaShop ne gère pas ce sujet. La commande passe en « En attente de paiement par virement », et plus rien ne se produit. Aucun compteur d’échéance, aucune relance, aucun calcul de pénalité. Voici comment structurer le processus.
La séquence en quatre temps
La donnée la plus contre-intuitive du recouvrement est celle-ci : le taux de récupération dépend davantage du délai de première relance que de la fermeté du ton. Une facture relancée le lendemain de l’échéance se solde dans la grande majorité des cas par un simple oubli corrigé. La même facture relancée à trente jours entre dans une négociation.
J+1 : le rappel neutre
Ton informatif, pas comminatoire. L’objectif est de traiter le cas majoritaire, celui de la facture égarée dans une boîte comptable. Rappelez le numéro de facture, le montant, la date d’échéance dépassée, et joignez à nouveau le document. Proposez un contact direct en cas de litige sur la prestation, c’est le meilleur moyen de faire remonter tôt un problème de fond.
J+8 : la relance ferme
Le ton change. Vous constatez l’absence de règlement et vous fixez une date limite explicite, en général sept jours. C’est aussi le moment d’annoncer, sans encore les appliquer, les conséquences prévues aux conditions générales de vente : pénalités de retard et suspension des livraisons en cours.
J+15 : la relance avec pénalités chiffrées
Vous appliquez et vous chiffrez. Deux montants doivent apparaître distinctement :
- les pénalités de retard, calculées au taux prévu par vos CGV, avec pour plancher légal trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur ;
- l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à 40 euros par facture.
Point souvent mal compris : ces deux montants sont dus de plein droit dès le jour suivant l’échéance, sans qu’un rappel préalable soit nécessaire. Vous choisissez de les réclamer ou non, mais vous n’avez pas à les avoir annoncés pour y avoir droit.
J+30 : la mise en demeure
Courrier recommandé avec accusé de réception, reprenant l’historique des relances, le principal, les pénalités, l’indemnité forfaitaire, et un délai final. C’est la pièce qui rend une procédure ultérieure possible. Elle marque aussi la sortie du processus automatisé : au-delà, l’affaire relève d’un traitement individuel.
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Ce que le suivi doit exposer
Une séquence d’emails ne suffit pas. Il faut une vue par client, pas seulement par facture, avec quatre informations :
- l’encours total ouvert, toutes factures confondues ;
- l’ancienneté de la plus vieille facture non réglée ;
- le stade de relance atteint pour chacune ;
- le montant des pénalités courues à date.
Cette vue sert à deux décisions concrètes : bloquer ou non la prise de nouvelles commandes pour ce client, et arbitrer entre relance amiable et passage au contentieux. Sans elle, vous continuez à livrer un client qui ne paie plus depuis deux mois, ce qui arrive plus souvent qu’on ne l’admet.
Les mentions à ne pas oublier sur la facture
Le processus de relance s’appuie sur des mentions qui doivent déjà figurer sur la facture initiale. Trois sont obligatoires en B2B :
- la date d’échéance ou le délai de paiement convenu ;
- le taux des pénalités de retard applicables ;
- la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.
Leur absence n’annule pas votre droit à les percevoir, mais elle affaiblit votre position dans une discussion et vous expose à une sanction administrative distincte. Vérifiez le template de facture PrestaShop avant de lancer la moindre séquence de relance : le modèle natif ne les contient pas.
Le point de bascule
Trois signes indiquent que le traitement manuel a atteint sa limite : vous ne savez plus dire de tête quel client vous doit combien, vous découvrez des factures en retard de plus de soixante jours au moment de la clôture, et vous relancez par vagues plutôt qu’au fil de l’eau. À ce stade, chaque semaine de retard de relance coûte mécaniquement du taux de recouvrement.
Le module Relances d’Impayés B2B traite cette chaîne dans PrestaShop 8 et 9 : échéances par commande, séquence de relance paramétrable, calcul automatique des pénalités et de l’indemnité forfaitaire, et tableau de bord de l’encours par client.
