Product Return Manager — Kompletny przewodnik

DataFirefly Product Return Manager zamienia obsługę zwrotów PrestaShop 8 w zautomatyzowany przepływ od początku do końca: zgłoszenie klienta w self-service (konto klienta lub gość), etykieta PDF z kodem QR, walidacja skanem przy odbiorze, analityka w 13 wymiarach, kupon lub zwrot pieniędzy, ręczny zwrot admina, automatyczne tłumaczenie powodów przez ChatGPT i integracja z ERP przez hook. Ta dokumentacja obejmuje instalację, pełną konfigurację i codzienne użytkowanie.

Instalacja

Standardowa instalacja PrestaShop: przejdź do Moduły → Menedżer modułów → Zainstaluj moduł, wybierz plik dfproductreturn.zip i potwierdź. Moduł automatycznie tworzy 9 tabel z prefiksami df_return_* i df_product_return*, instaluje domyślne powody zwrotu, rejestruje hooki (displayCustomerAccount, displayMyAccountBlock, displayHeader itd.) i dodaje dwie pozycje menu do back-office: Zwroty produktów (zarządzanie) i Analityka zwrotów (statystyki).

Konfiguracja

Przejdź do Moduły → Menedżer modułów → DataFirefly Product Return Manager → Konfiguruj. Główne ustawienia:

• Termin zwrotu (dni) — okno, w którym klient może zgłosić zwrot po zamówieniu. Domyślnie 30 dni. Dotyczy tylko zwrotów inicjowanych po stronie klienta; ręczny zwrot admina go ignoruje.
• Kwalifikujące statusy zamówień — tylko zamówienia w tych statusach pokazują przycisk „Zgłoś zwrot” (zwykle „Dostarczone”).
• Włącz kupon — proponuje opcję kuponu jako formę rekompensaty.
• Włącz zwrot pieniędzy — proponuje opcję zwrotu na pierwotną metodę płatności.
• E-mail admina — adres powiadamiany o każdym nowym zgłoszeniu zwrotu.
• Status zwrotu częściowego / pełnego — dwa statusy zamówienia stosowane zależnie od rodzaju zrealizowanego zwrotu.
• Klucz API OpenAI — wymagany tylko do automatycznego tłumaczenia powodów zwrotu przez ChatGPT (patrz dedykowana sekcja).

Powody zwrotu i kategorie

Moduł organizuje powody na dwóch poziomach: kategorie („Problem z produktem”, „Problem logistyczny”, „Zmiana zdania”…) i powody przypisane do każdej kategorii („Nieprawidłowy rozmiar”, „Wadliwy artykuł”, „Zbyt długa dostawa”…). Ta hierarchia zasila analitykę: widzisz rozkład makro per kategoria, a potem szczegóły per powód.

Zarządzaj nimi z zakładki Powody konfiguracji: tworzenie, edycja, dezaktywacja, kolejność wyświetlania. Domyślne powody są instalowane z modułem — dostosuj je do katalogu.

Automatyczne tłumaczenie przez ChatGPT

Po wpisaniu klucza API OpenAI w konfiguracji przy każdym powodzie i kategorii pojawia się przycisk Tłumacz. Kliknięcie tłumaczy etykietę na wszystkie aktywne języki sklepu, ze skontekstualizowanym słownictwem e-commerce. Tłumaczenia pozostają edytowalne ręcznie po wygenerowaniu. Klucz uzyskasz na platform.openai.com — koszt jednego tłumaczenia jest pomijalny (ułamki centa).

Ścieżka klienta (konto klienta)

Zalogowany klient widzi link „Moje zwroty” w swoim panelu. Aby zainicjować zwrot:

1. Otwiera kwalifikujące się zamówienie i klika „Zgłoś zwrot”.
2. Zaznacza produkty do zwrotu i dostosowuje ilości.
3. Wybiera kategorię powodu, potem konkretny powód, i dodaje opcjonalny komentarz.
4. Zatwierdza — zwrot przechodzi w status „Oczekujący” i wychodzą dwa e-maile: potwierdzenie do klienta z PDF-em etykiety w załączniku oraz powiadomienie do admina.

Klient śledzi potem stan zwrotu (oczekujący, zaakceptowany, odrzucony, zwrócony) w „Moich zwrotach”, z możliwością ponownego pobrania etykiety PDF w każdej chwili.

Zwrot gościa (v1.7+)

Klienci, którzy zamówili bez zakładania konta, mają dostęp do zwrotu z tego samego URL co zalogowani. Niezalogowany odwiedzający widzi formularz „Numer zamówienia + e-mail” zamiast listy „Moje zamówienia”. Działanie:

• Walidacja odbywa się po stronie serwera: para referencja zamówienia + e-mail musi dokładnie odpowiadać istniejącemu zamówieniu (porównanie e-maila bez rozróżniania wielkości liter).
• Przy braku dopasowania komunikat błędu jest celowo ogólny — ochrona przed enumeracją, żadne informacje o istniejących referencjach nie są ujawniane.
• Po walidacji odwiedzający uzyskuje dostęp do standardowego przepływu zwrotu tylko dla tego zamówienia (sesja PrestaShop scoped).
• PDF etykiety pozostaje dostępny z linku otrzymanego e-mailem bez logowania, chroniony losowym tokenem 64 znaków, unikalnym dla zwrotu.
• Baner „Use a different order” pozwala zresetować sesję gościa i przełączyć się na inne zamówienie.

PDF etykiety i kod QR

Każdy zwrot generuje PDF zawierający: adres zwrotu, numer zwrotu, listę produktów i ilości, instrukcje oraz unikalny kod QR z kryptograficznym tokenem weryfikacyjnym. Klient drukuje go i nakleja na paczkę.

Wiele adresów zwrotu

Skonfiguruj kilka adresów w zakładce Adresy (główny magazyn, ośrodek obsługi dużych wolumenów, adres UE vs poza UE…). Każdy zwrot jest powiązany z adresem, który pojawia się na jego etykiecie.

Walidacja skanem QR przy odbiorze

Gdy paczka dociera, Twój operator skanuje QR telefonem lub czytnikiem USB. Skan otwiera zabezpieczoną stronę walidacji — wymagana jest aktywna sesja admina PrestaShop; bez sesji strona przekierowuje do logowania back-office. Operator widzi pełne szczegóły zwrotu, sprawdza fizyczny stan produktów i klika Zatwierdź lub Odrzuć.

Zatwierdzenie uruchamia kaskadowo: przejście zamówienia w skonfigurowany status (zwrot częściowy lub pełny), generowanie kuponu lub zwrotu pieniędzy, e-mail aktualizacji do klienta oraz dispatch hooka actionOrderSlipAdd dla integracji zewnętrznych.

Ręczny zwrot admina (v1.6+)

Obsługa klienta może utworzyć zwrot dla dowolnego zamówienia, niezależnie od skonfigurowanego terminu zwrotu i statusu zamówienia — zaprojektowane dla gestów handlowych, zwrotów negocjowanych telefonicznie i regularyzacji wstecznych.

1. Kliknij „Create manual return” w nagłówku listy zwrotów w back-office.
2. Krok 1 — wpisz referencję lub ID zamówienia (akceptowane jest zamówienie z 2022, anulowane lub w wersji roboczej).
3. Krok 2 — zaznacz produkty do zwrotu, ich ilości, powód, rodzaj rekompensaty (kupon lub nota kredytowa) i w razie potrzeby dostosuj kwotę zwrotu per linia.
4. Zatwierdź: zwrot jest przetwarzany natychmiast — kupon lub nota generowane od ręki, stan magazynowy przywracany, status zamówienia aktualizowany, hook Fastmag dispatchowany.

Checkbox „Powiadom klienta” (domyślnie odznaczony) wysyła standardowy e-mail potwierdzenia, jeśli chcesz. Do zwrotu można dołączyć dowolną notatkę admina.

Personalizowana kwota zwrotu (v1.7+)

Każda linia ręcznego zwrotu ma edytowalne pole „Refund amount”. Wartość domyślna (cena jednostkowa × ilość) jest automatycznie przeliczana przy zmianie ilości, aż do ręcznego wpisania — wpisana wartość jest wtedy respektowana dosłownie. Proporcjonalny współczynnik rabatów zamówienia, stosowany przy klasycznych zwrotach klienta, jest wyłączony dla zwrotów ręcznych: wpisana kwota jest dokładnie kwotą zwracaną. Przydatne przy zwrocie częściowym (uszkodzony produkt zwracany w 50%), geście handlowym lub regularyzacji. Wygenerowana nota kredytowa zachowuje proporcjonalny podział netto/brutto według stawki VAT pierwotnej linii.

Kupon lub zwrot pieniędzy

Zależnie od konfiguracji zatwierdzenie zwrotu generuje albo kupon (natywna reguła koszyka PrestaShop, do użycia przy kolejnym zamówieniu), albo zwrot pieniędzy do zrealizowania na pierwotnej metodzie płatności. Dwa dedykowane statusy zamówienia (częściowy / pełny) pozwalają rozróżnić przypadki w eksportach i raportach księgowych.

Dashboard analityki

Menu Analityka zwrotów udostępnia 13 wymiarów analizy, wszystkie filtrowane po okresie i sklepie:

• Globalne KPI — wolumen zwrotów, wskaźnik zwrotów, zwrócona wartość, podział kupon / zwrot pieniędzy.
• Per kategoria powodu i per powód — identyfikuj dominujące przyczyny.
• Per kraj — wykrywaj anomalie geograficzne (zawodny przewoźnik w danej strefie).
• Top zwracanych produktów — referencje do zbadania (tabela rozmiarów, jakość dostawcy).
• Krzyżówki powód × kraj i powód × produkt — poziom szczegółu do działania.
• Trend miesięczny (12 miesięcy) i dzienny — sezonowość i piki.
• Średni czas obsługi — wydajność Twojej obsługi klienta.
• Rozkład po dniach tygodnia i top klientów zwracających — wykrywanie nadużyć.

Przycisk Eksport CSV pobiera wszystkie zwroty z filtrowanego okresu (nr zwrotu, zamówienie, klient, produkty, powód, status, daty, kwota) do analizy zewnętrznej lub importu BI.

Integracja Fastmag i ERP

Przy każdym zatwierdzonym zwrocie moduł dispatchuje hook PrestaShop actionOrderSlipAdd z zamówieniem, listą produktów i ilościami. Każdy moduł nasłuchujący tego hooka (moduł Fastmag DataFirefly, konektory ERP, Systempay…) otrzymuje powiadomienie w czasie rzeczywistym. Ręczne zwroty admina dispatchują ten sam hook.

Przycisk „Re-sync past returns to Fastmag” (pasek narzędzi listy zwrotów) ponownie wyzwala hook na wszystkich przeszłych zwrotach — niezbędne po instalacji konektora ERP późniejszej niż ten moduł albo po incydencie synchronizacji.

E-maile transakcyjne

Trzy automatyczne e-maile, dostarczane w 6 językach (FR, EN, ES, IT, PT, DE): potwierdzenie zgłoszenia do klienta (z załączonym PDF-em), powiadomienie do admina, aktualizacja statusu do klienta (zatwierdzenie / odrzucenie / zwrot pieniędzy). Przy ręcznych zwrotach admina e-mail do klienta jest opcjonalny (checkbox domyślnie odznaczony). Dostosuj szablony w modules/dfproductreturn/mails/<język>/ lub przez natywny system tłumaczeń e-mail PrestaShop.

Multistore

Wszystkie tabele mają id_shop: każdy sklep ma własne powody, adresy zwrotu i analitykę. Selektor multistore back-office naturalnie filtruje listę zwrotów i dashboard.

Rozwiązywanie problemów

Przycisk „Zgłoś zwrot” się nie pojawia

Sprawdź trzy punkty: zamówienie jest w kwalifikującym statusie (konfiguracja), termin zwrotu nie minął, moduł jest aktywny w danym sklepie (kontekst multistore). Przypomnienie: dla zwrotu po terminie użyj ręcznego zwrotu admina.

Formularz gościa odrzuca ważne zamówienie

Wpisany e-mail musi być dokładnie tym z zamówienia (wielkość liter jest ignorowana, ale nie literówki). Sprawdź referencję zamówienia — to referencja alfanumeryczna (np. XKBKNABJK), nie ID numeryczne.

Skan QR pokazuje „Access denied”

To oczekiwane zachowanie bez sesji admina: operator musi być zalogowany do back-office PrestaShop w tej samej przeglądarce. Zaloguj się i zeskanuj ponownie.

Tłumaczenie ChatGPT zawodzi

Sprawdź klucz API w konfiguracji, dostępny kredyt na koncie OpenAI oraz czy serwer zezwala na połączenia wychodzące do api.openai.com (port 443).

Fastmag nie otrzymuje zwrotów

Sprawdź, czy moduł Fastmag jest zainstalowany i podpięty pod hook actionOrderSlipAdd, potem użyj „Re-sync past returns to Fastmag”, aby nadrobić historię.