Un cliente profesional que pide dos veces por semana recibe un centenar de facturas al año. Su contable trata un centenar, tu contable emite un centenar, y cada una genera potencialmente una transferencia que conciliar. La facturación recapitulativa resuelve ese problema emitiendo una factura única por cliente y por periodo, generalmente el mes.
PrestaShop no tiene esa noción. Un pedido equivale a una factura, generada automáticamente al cambiar de estado. Esto es lo que supone realmente pasar a la facturación mensual.
Lo que cambia la consolidación en concreto
Para el cliente, un solo documento que validar y un solo pago que programar. En pedidos de importe bajo y frecuencia alta, suele ser la condición que pone el departamento de compras para trabajar contigo.
Para ti, se acumulan tres efectos: menos documentos que emitir y archivar, menos transferencias que conciliar y una deuda pendiente más legible porque se razona por cliente y no por pedido. El contrapeso es real: cobras más tarde. Un pedido del día 2 facturado el 30, pagadero a 30 días, se liquida a finales del mes siguiente, cerca de sesenta días de desfase. Esta decisión es financiera antes que técnica.
Los cuatro casos que resolver
La fecha que determina el periodo
Un pedido realizado el 30 de enero y expedido el 2 de febrero, ¿a qué factura pertenece? La regla más segura vincula el pedido al periodo de su entrega, porque en una venta de mercancías es la entrega la que hace exigible el crédito. Elige una regla única y documéntala, la incoherencia en este punto es lo que desencadena las reclamaciones del cliente.
Las devoluciones y los abonos
Una devolución producida antes del cierre debe deducirse de la factura recapitulativa en curso. Una devolución posterior a la emisión exige un abono separado, con su propia numeración. Nunca rectifiques una factura ya enviada, aunque todavía no esté pagada.
El IVA
Los tipos aplicables son los vigentes en la fecha de cada entrega, no en la fecha de emisión de la factura recapitulativa. En un periodo a caballo de un cambio de tipo, la factura lleva por tanto dos tipos distintos. El documento debe detallar las bases por tipo, cosa que una simple suma de pedidos no hace.
El detalle exigido
Una factura recapitulativa no es un extracto. Debe recoger el detalle de las entregas: fecha, referencia del pedido o del albarán, designación de los artículos, cantidades, precios unitarios. Un documento que se limitara a listar importes no cumple las condiciones de una factura y será rechazado por el departamento contable del cliente.
Módulo de Facturación Recapitulativa B2B para PrestaShop 8 y 9 — Factura Mensual por ClienteUna factura mensual por cliente B2B, en lugar de una factura por pedido.€89,00
La numeración
Es el punto donde una implementación casera falla más a menudo. La numeración de facturas debe ser continua, cronológica y sin saltos. Si sigues generando facturas por pedido para tus clientes B2C mientras emites recapitulativas para tus clientes B2B, ambos flujos deben compartir la misma secuencia, o usar dos series distintas claramente identificadas por un prefijo.
Lo que no puedes hacer: generar las facturas unitarias y luego «sustituirlas» por una recapitulativa. Los números ya asignados quedarían en la secuencia sin documento correspondiente, lo que constituye un salto. La consolidación debe intervenir aguas arriba, no emitiendo factura a nivel de pedido.
Lo que hace PrestaShop, y por qué bloquea
En PrestaShop, la factura se genera al pasar a un estado de pedido cuya opción de factura está marcada, típicamente «Pago aceptado» o «Enviado». El número se asigna en ese momento, a partir del contador global de la tienda.
Se derivan dos consecuencias. Primero hay que neutralizar la generación automática para los clientes afectados sin desactivarla para los demás, lo que supone razonar por grupo de clientes. Después hace falta un estado intermedio para los pedidos entregados pero aún no facturados, si no pierdes la pista de lo que queda por consolidar a fin de mes.
El contexto de la factura electrónica
El despliegue de la factura electrónica entre empresas en la Unión Europea vuelve este tema más sensible que antes. Una factura recapitulativa sigue siendo perfectamente admisible, pero deberá emitirse en formato estructurado y transitar por un canal autorizado, con su detalle de líneas explotable por máquina. Una consolidación improvisada por ensamblaje de PDF no superará esa etapa.
Es un buen argumento para tratar el tema ahora en lugar de con urgencia: la estructura de datos que montas hoy para consolidar limpiamente es exactamente la que se exigirá mañana.
Montar la consolidación
El módulo Facturación Recapitulativa B2B trata esta cadena en PrestaShop 8 y 9: suspensión de la facturación unitaria por grupo de clientes, agrupación por periodo, detalle de las entregas por línea, gestión de abonos y numeración continua.
