En una tienda B2B, el presupuesto no es un documento decorativo: es el objeto alrededor del cual gira la relación comercial. Su transformación en pedido es el momento en que todo puede perderse, porque el precio se ha movido, porque el stock no estaba reservado, o porque nadie sabe qué versión del presupuesto aceptó el cliente.
PrestaShop solo conoce el pedido. Este es el flujo de trabajo que hay que construir alrededor.
Los seis estados de un presupuesto
Un presupuesto no es un objeto de dos posiciones. Seis estados cubren la totalidad de las situaciones reales.
- Borrador: construido del lado del comerciante, no visible para el cliente. Ahí es donde el comercial ajusta los descuentos.
- Enviado: transmitido al cliente, se convierte en oferta en firme y compromete tus precios durante el periodo de validez.
- Aceptado: el cliente lo ha validado. El documento se congela, ya no es posible ninguna modificación.
- Rechazado: hay que conservarlo, con el motivo cuando lo tengas. Es tu mejor fuente de información sobre tu posicionamiento de precios.
- Caducado: la fecha de validez ha pasado sin respuesta. El estado debe cambiar automáticamente.
- Convertido: se ha creado un pedido a partir del presupuesto, con un vínculo permanente entre ambos.
El error clásico consiste en fusionar «aceptado» y «convertido». Entre los dos pueden pasar varios días, a la espera de un pedido de compra del cliente o de una transferencia de anticipo, y necesitas saber cuántos presupuestos están en ese intervalo.
El periodo de validez no es una formalidad
Un presupuesto sin fecha límite es una oferta de duración indeterminada. De ahí se derivan tres riesgos concretos.
Tus precios de compra evolucionan, pero sigues comprometido con el precio mostrado. El stock que tenías en el momento del presupuesto se ha vendido a otros clientes. Y en productos importados, el tipo de cambio se ha movido.
Treinta días es el plazo habitual. Lo que cuenta más que la cifra es que el vencimiento aparezca en el documento, que el paso al estado caducado sea automático y que salga un recordatorio unos días antes. Un presupuesto recordado tres días antes de su caducidad se transforma bastante más a menudo que uno olvidado.
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El anticipo
En importes significativos o productos a medida, el anticipo protege tu tesorería y compromete al cliente. Tres puntos que encuadrar.
- El importe: porcentaje o cantidad fija, a definir por gama en lugar de caso por caso.
- La facturación: un anticipo cobrado da lugar a una factura de anticipo, que se deducirá de la factura final. No es una simple línea de pago.
- Qué pasa en caso de anulación: hay que escribirlo en las condiciones del presupuesto, no improvisarlo en el momento del litigio.
La conversión y la cuestión del stock
En el momento de la conversión hay que resolver un arbitraje: ¿reservas el stock en cuanto se acepta el presupuesto, o solo al crear el pedido?
Reservar en la aceptación evita anunciar una disponibilidad que no puedes mantener. En cambio inmoviliza stock en negocios que pueden no cerrarse nunca. El compromiso habitual consiste en reservar tras cobrar el anticipo, lo que filtra las intenciones flojas.
En el plano documental, el pedido debe conservar el número del presupuesto de origen. Es ese vínculo el que permite averiguar, seis meses después, sobre qué base tarifaria se concedió un descuento.
Lo que el presupuesto no debe ser
Dos atajos extendidos plantean problemas.
El presupuesto no es un pedido en espera. Crear un pedido PrestaShop con un estado «presupuesto» parece práctico, pero contamina tus estadísticas, tus exportaciones contables y tus recordatorios. Un pedido no validado sigue siendo un pedido en los contadores.
El presupuesto no usa la numeración de las facturas. Necesita su propia secuencia, con un prefijo distinto. Mezclar ambas crea un salto en la numeración contable, exactamente el punto que revisa la administración tributaria.
Lo que dispara el paso a una herramienta
Un presupuesto por semana se trata muy bien con una hoja de cálculo y un PDF enviado a mano. Tres señales indican que se ha cruzado el umbral: ya no sabes cuántos presupuestos están a la espera de respuesta, descubres presupuestos caducados que nadie ha recordado, y volver a teclear las líneas al hacer el pedido genera errores de precio.
En esa fase, el coste del tratamiento manual se cuenta en negocios perdidos, no en horas.
Montar el flujo de trabajo
El módulo Solicitud de Presupuesto B2B para PrestaShop cubre esta cadena en PrestaShop 8 y 9: solicitud desde la ficha de producto o el carrito, gestión de los estados y del periodo de validez, recordatorio antes de la caducidad y conversión en pedido sin volver a teclear, conservando el vínculo entre ambos documentos.
